Quy trình nhận đơn hàng hợp đồng và sản xuất gia công AL

1/ Mục đích:

Đưa ra cách thức ghi nhận yêu cầu của KH và xem xét Đơn đặt hàng để đi đến quyết định nhận (hay không nhận) Đơn đặt hàng một cách chính xác và hiệu quả.

Đảm bảo Công ty có đủ năng lực đáp ứng yêu cầu của KH và những yêu cầu sản phẩm, pháp luật, mục đích sử dụng của sản phẩm.

2/ Phạm vi áp dụng:

2.1/ Đối tượng áp dụng: các Đơn đặt hàng về sản phẩm bao bì nhựa.

2.2/ Trách nhiệm áp dụng: BGĐ, TGĐ, PHC, các BPLQ, KH.

3/  Tài liệu tham khảo:

-          Sổ tay chất lượng của Công ty ALTA : ALTA-STCL.

-          Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 (E)

4/ Định nghĩa:

TGĐ BGĐ GĐTC GĐSX PHC BPLQ KH HĐ ĐĐH

: : : : : : :

Tổng Giám đốc Ban Giám đốc Giám đốc tài chính Giám đốc sản xuất Phòng Hành chánh – Quản trị Bộ phận liên quan (bao gồm các Đơn vị sản xuất và các Phòng ban chức năng có liên quan) Khách hàng Hợp đồng Đơn đặt hàng

LINK DOWNLOAD QUY TRÌNH VÀ BIỂU MẪU

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1 Lưu đồ:  Tải về để xem trong file 

5.2 Diễn giải:

Bước 1: PHC và các BPLQ khi nhận được các yêu cầu đặt hàng là Hợp đồng hoặc Đơn đặt hàng của KH qua các hình thức thông tin bằng văn bản, điện thoại, fax, thư tín điện tử hay thư tín thông thường … thì phải được chuyển đến BGĐ xem xét.

Bước 2: BGĐ xem xét Hợp đồng – Đơn đặt hàng (thông qua biểu mẫu ALTA-QT-7.2/BM-1 trên cơ sở chung:

-          Yêu cầu số lượng, chất lượng của sản phẩm.

-          Giá sản phẩm.

-          Phương thức thanh toán.

-          Thời gian và tiến độ giao hàng.

-          Năng lực (nguyên vật liệu, lao động, tình trạng công nghệ kỹ thuật, tổ chức và tài chánh), kế hoạch sản xuất của Xí nghiệp nhựa và các BPLQ.

Nếu thấy những yêu cầu ban đầu không thể thực hiện được thì cùng thương lượng với KH thoả thuận những yêu cầu mới, trong trường hợp  hai bên không thoả thuận được thì ngưng không nhận HĐ-ĐĐH đó và thông báo lại cho KH bằng các hình thức thông tin liên lạc.

Bước 3: Nếu xét thấy Công ty có đủ năng lực thực hiện thì BGĐ và BPLQ phối hợp làm rõ các yêu cầu trong HĐ - ĐĐH và tiến hành ký kết.

Bước 4 : PHC có trách nhiệm thông báo đến các BPLQ thực hiện HĐ-ĐĐH bằng  “Phiếu xem xét năng lực nhận HĐ-ĐĐH” (ALTA –QT-7.2/BM1)

- Đến Đơn vị SXKD để lên kế hoạch sản xuất. Giám đốc hoặc Phụ trách Đơn vị SXKD phải phối hợp chặt chẽ với Tổ Chuyên gia Tư vấn Kỹ thuật (nếu có) trong quá trình nhận và thực hiện HĐ-ĐĐH.

-          Đến Phòng Kế toán – Tài vụ để chuẩn bị kế hoạch tài chính (nếu cần thiết).

Bước 5: Các BPLQ  thực hiện và kiểm soát quá trình thực hiện HĐ - ĐĐH.

Bước 6: Trong quá trình thực hiện thì với trường hợp :

·         Trường hợp 1 (bình thường) : Không có yêu cầu thay đổi thì tiếp tục thực hiện HĐ – ĐĐH cho đến khi hoàn thành việc giao hàng và lưu hồ sơ.

·         Trường hợp 2 (bất thường) :

+ Khi có yêu cầu thay đổi từ phía nội bộ Công ty, thì bộ phận yêu cầu cần xác định rõ yêu cầu thay đổi,bằng “Phiếu đề nghị thay đổi Hợp đồng – Đơn đặt hàng” ALTA-QT-7.2-1/BM-2.

+ Khi có yêu cầu thay đổi từ phía Khách hàng qua các hình thức thông tin bằng văn bản, điện thoại, fax, thư tín điện tử hay thư tín thông thường thì người nhận được thông tin phải báo cáo kịp thời GĐTC lập “Phiếu đề nghị thay đổi Hợp đồng – Đơn đặt hàng” ALTA-QT-7.2-1/BM-2.

Cần xác định rõ yêu cầu thay đổi về :

- Chi tiết yêu cầu thay đổi.

- Nguyên nhân phát sinh yêu cầu thay đổi.

- Cam kết nếu thay đổi được thực hiện.

Phiếu đề nghị thay đổi HĐ-ĐĐH từ phía nội bộ hoặc thông tin yêu cầu thay đổi từ phía KH đều được PHC tiếp nhận và trình BGĐ xem xét tức thời.

Bước 7,8: BGĐ Công ty và KH sẽ thương lượng với nhau. Nếu đồng ý thay đổi thì BGĐ Công ty và KH sẽ tiến hành sửa đổi HĐ-ĐĐH hoặc Ký phụ lục HĐ-ĐĐH.

- Trong trường hợp đồng ý không thay đổi HĐ, thì các BPLQ tiếp tục thực hiện HĐ.

- Hoặc Hai bên không thoả thuận được nữa thì kết thúc và thanh lý HĐ-ĐĐH.

Bước 9,10: Việc thay đổi HĐ-ĐĐH sẽ được BGĐ ra lệnh cho PHC thông báo cho các BPLQ theo biểu mẫu ALTA-QT-7.2/BM-3 .

Các BPLQ cùng thực hiện việc thay đổi HĐ-ĐĐH (quay về bước 4) .

Quy định lưu hồ sơ :

BIỂU MẪU

BỘ PHẬN LƯU

·              Phiếu xem xét năng lực nhận Hợp đồng -Đơn đặt hàng (ALTA - QT - 7.2-1/BM-1). ·              Phiếu đề nghị thay đổi Hợp đồng - Đơn đặt hàng        (ALTA - QT - 7.2-1/BM-2). ·              Thông báo sửa đổi Hợp đồng - Đơn đặt hàng (nếu có)        (ALTA - QT – 7.2 /BM-3). ·              Hợp đồng và phụ lục Hợp đồng  - Đơn đặt hàng ·              Quá trình thực hiện Hợp đồng – Đơn đặt hàng ·              Yêu cầu của KH hay Hợp đồng - Đơn đặt hàng ban đầu.

BGĐ, BPLQ BGĐ, BPLQ BGĐ, BPLQ BGĐ, BPLQ BGĐ, BPLQ

6/ Biểu mẫu:

6.1/ Phiếu xem xét năng lực nhận HĐ-ĐĐH : (ALTA-QT-7.2-1/BM-1)

6.2/ Phiếu đề nghị thay đổi HĐ-ĐĐH : (ALTA - QT –7.2-1/BM-2)

6.3/ Thông báo sửa đổi HĐ-ĐĐH : (ALTA - QT –7.2-1/BM-3)

LINK DOWNLOAD QUY TRÌNH VÀ BIỂU MẪU