Mẫu sổ tay chất lượng công ty cổ phần AL

1.    MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

1.1 MỤC ĐÍCH :

            Sổ tay chất lượng mô tả cấu trúc Hệ thống quản lý chất lượng và phương pháp quản lý hệ thống chất lượng của Công ty ALTA. Nhằm :

Ø  Đảm bảo Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty ALTA hoàn toàn tương thích với Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 : 2000.

Ø  Hệ thống hoá các quá trình và các tài liệu được xây dựng để quản lý hệ thống chất lượng.

Ø  Giới thiệu với các thành viên chủ chốt của Công ty và các bên liên quan khác như Khách hàng, Nhà cung ứng, Tổ chức đánh giá chứng nhận về Công ty ALTA và Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty.

1.2 PHẠM VI :

Ø  Áp dụng cho các đơn vị thuộc hệ thống chất lượng gồm Văn phòng Công ty, Xí nghiệp Nhựa Xuất khẩu.

Ø  Không áp dụng việc thiết kế và phát triển sản phẩm 7.3 : vì đối với những sản phẩm mẫu mã có in ấn thì : Khách hàng giao mẫu cho Xí nghiệp. Xí nghiệp thực hiện gia công bên ngoài từ khâu thiết kế tạo mẫu chế bản và gia công ống đồng. Việc thiết kế và tạo sản phẩm này được kiểm soát theo Hướng dẫn công việc kiểm tra ống đồng XNN-HD-7.4-5.

Ø  Không áp dụng Điều khoản 7.5.2 vì tất cả các sản phẩm của Hệ thống quản lý chất lượng đều được kiểm tra và xác nhận Đạt hay Không đạt.

Ø  Áp dụng cho việc quản lý sản xuất sản phẩm : túi xốp

1.3 TÀI LIỆU THAM KHẢO :  ISO 9001 : 2000(E)

1.4 ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT :

Ø  STCL – Sổ tay chất lượng

Ø  CSCL – Chính sách chất lượng

Ø  MTCL – Mục tiêu chất lượng

Ø  TGĐ – Tổng Giám đốc

Ø  BGĐ – Ban Giám đốc

Ø  PHC – Phòng Hành chánh

Ø  ĐDLĐCL – Đại diện lãnh đạo chất lượng

Ø  NCƯ – Nhà cung ứng

Ø  XXLĐ – Xem xét của lãnh đạo

Ø  KMH – Ký mã hiệu

Ø  BPLQ – Bộ phận liên quan

Ø  NC – Những điểm không phù hợp

Ø  KP-PN – Khắc phục – phòng ngừa

LINK DOWNLOAD TOÀN BỘ SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

1.5  NGUYÊN LÝ SỬ DỤNG :

Ø  Phân phối :  STCL chỉ phân phối cho những đối tượng cần sử dụng trong hệ thống quản lý chất lượng theo danh sách. Đối tượng sử dụng là cấp quản trị lãnh đạo, Trưởng các Phòng ban, Đơn vị cơ sở. Khi cần thiết STCL có thể được phân phối cho khách hàng nhưng phải được sự chấp thuận bằng văn bản của ĐDLĐCL, BGĐ.

Ø  Kiểm soát :  Những quyển STCL được phân phối trong nội bộ hệ thống chất lượng thuộc diện được kiểm soát phải được đóng dấu xanh “KIỂM SOÁT” trên trang đầu của Sổ tay và giáp lai ở các trang.

v  Danh sách các Bộ phận lưu giữ Sổ tay chất lượng được kiểm soát tại bản gốc của tài liệu.

v  Mỗi quyển STCL được phân phối cho ai đều phải ghi tên và có chữ ký của người được phân phối.

Ø  Thay đổi : Trong quá trình triển khai hệ thống chất lượng, nếu có những điểm cần phải thay đổi, bổ sung để phù hợp với tình hình thực tế thì mọi thay đổi trong STCL đều phải được xem xét và phê duyệt bởi cùng một cấp đã xem xét và phê duyệt trước đây (nếu không có chỉ định đặc biệt nào).

Ø  Tình trạng hiệu lực : Những quyển STCL được kiểm soát, được cập nhật thường xuyên khi có sự  thay đổi. Những quyển STCL không có dấu xanh “KIỂM SOÁT” chỉ có giá trị vào thời điểm ban hành. ( Ví dụ được sự phê duyệt của BGĐ, ĐDLĐCL cung cấp cho Khách hàng thì không đóng dấu kiểm soát ,và chỉ có giá trị tại thời điểm ban hành.)

Ø  Quyền sao chép :

Không được phép sao chụp lại STCL này dưới bất kỳ hình thức nào khi chưa có sự cho phép  

chính thức bằng văn bản của BGĐ hay ĐDLĐCL Công ty.

1.    GIỚI THIỆU CÔNG TY

2.1 TÊN CÔNG TY :                                    

Ø  Tên Việt nam   :  CÔNG TY CỔ PHẦN THUVIENTHOTH  (CÔNG TY THOTH).

Ø  Tên tiếng Anh  : THOTH COMPANY.

2.2 ĐỊA CHỈ GIAO DỊCH :

Ø  19 Trường Chinh – Phường 11 - Quận TB – Tp.HCM

Ø  Điện thoại : 84 – 8.491.118  - 8.429.452 – 8.645.037.

Ø  Năm thành lập : 1989.

Ø  Năm cổ phần hoá : 1998.

2.3 SƠ LƯỢC VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY :

Công ty Cổ Phần Thuvienthoth (THOTH) được thành lập và đăng ký hoạt động kinh doanh tại Việt Nam từ năm 1989. Đến nay, với nỗ lực vượt khó của cộng đồng, Công ty THOTH đã phát triển nhanh chóng và tự hào trở thành Công ty Cổ phần đầu tiên của Ngành Văn hoá & Thông tin Việt Nam. 

THOTH là một Công ty hoạt động đa ngành trên các lĩnh vực sau : SẢN XUẤT – THƯƠNG MẠI và DỊCH VỤ.

Ø  Sản xuất kinh doanh và xuất nhập khẩu các sản phẩm thuộc : NGÀNH IN – NGÀNH NHỰA – NGÀNH BAO BÌ – NGÀNH GIẤY.

   Sản xuất, dàn dựng và phát hành :  CÁC CHƯƠNG TRÌNH ÂM NHẠC  –   SÁCH  –   BÁO   –

   TẠP CHÍ.

Ø  Hoạt động các loại DỊCH VỤ tổng hợp như  :

+ Quảng cáo đa phương tiện.

+ Kỹ thuật thâu âm và dựng hình (Audio video production).

+ Thiết kế đồ họa và chế bản in ấn.

+ Cung ứng dịch vụ phần mềm tin học và kỹ thuật ứng dụng.

Cam kết đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ là mục tiêu hàng đầu của Công ty. Công ty THOTH luôn luôn kiên định hoạt động theo nguyên tắc “Chân thành và Uy tín” đồng thời “Tôn trọng lợi ích của Khách hàng như chính lợi ích của mình”. Toàn thể thành viên Công ty THOTH ý thức rõ về điều này vì đây chính là những bảo đảm cho sự tín nhiệm của Khách hàng.

Trên hành trình hướng tới sự phát triển, Công ty THOTH luôn xác định bảo đảm cung cấp nguồn lực cần thiết để thực hiện tốt Chính sách chất lượng và Mục tiêu chất lượng của Công ty : “ Cam kết bảo đảm chất lượng sản phẩm và không ngừng thỏa mãn các yêu cầu của Khách hàng - Thực hiện - Duy trì và liên tục Cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty”. Trong đó bao gồm các sản phẩm trong phạm vi hệ thống.

XÍ NGHIỆP NHỰA THOTH là một đơn vị thành viên được đầu tư hoàn hảo nhất theo Quy trình công nghệ khép kín từ khâu thổi, in, cắt, dán và hoàn tất sản phẩm bao bì  PE  xuất khẩu.

Ø  Hoạt động chính của Xí nghiệp :

v  Sản xuất các loại bao bì PE đạt tiêu chuẩn xuất khẩu từ 8 micron trở lên với nhiều sắc màu, chủng loại, mẫu mã đa dạng, phong phú, các loại túi không in và có in đến 6 màu.

v  Kinh doanh các loại nguyên vật liệu ngành nhựa như HDPE, MDPE, LDPE, LLDPE, và hạt nhựa màu (Masterbatch).

Ø  Thị trường xuất khẩu của Xí nghiệp :

v  Châu Au : Ý – Hoà Lan- Đức – Anh - Bỉ.

v  Châu Uc : Tân Tây Lan – Uc.

v  Châu Á : Malaysia – Singapore – Indonesia – Thượng Hải Trung Quốc.

Ø  Thị trường nội địa của Xí nghiệp :

v  Phục vụ  cho các siêu thị, cửa hàng kinh doanh nội địa.

v  Các doanh nghiệp sản xuất và tiêu dùng trong nước .

Ø  Năng lực sản xuất : 200 tấn /tháng.

Ø  Kế hoạch tương lai của Xí nghiệp : Nỗ lực mở rộng thị trường xuất khẩu và nội địa, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm, xây dựng dự án, mở rộng quy mô Xí nghiệp, đạt năng suất 500tấn / tháng.

2.4 GIẤY PHÉP KINH DOANH:

v  Giấy phép kinh doanh số : 064111 , cấp ngày 31/08/1998.

v  Tổng Giám đốc : HOÀNG VĂN ĐIỀU

2.5 SỐ LƯỢNG CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN  :  320 người. Trong đó :

v  Văn phòng công ty 19 Trường Chinh – Phường 11 - Quận TB – Tp.HCM : 50 người.

v  Xí nghiệp nhựa xuất khẩu : 123 người.

Ø  Số người có trình độ Đại học - Cao đẳng – Trung cấp : 56 người. Trong đó Đại học có 43 người, Cao đẳng : 11 người, Trung cấp : 12 người.

Ø  Tổng Giám đốc Công ty quyết định xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn  ISO 9001 : 2000, phạm vi áp dụng hệ thống chất lượng gồm Văn phòng Công ty và Xí nghiệp nhựa xuất khẩu với  sản phẩm là Bao bì, Túi xốp các loại.

2.    CAM KẾT CỦA LÃNH ĐẠO, CSCL, MTCL

3.1 MỤC ĐÍCH :

Chương này mô tả phương pháp Công ty cam kết thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng, xác định Khách hàng, nhu cầu, nguồn lực, yêu cầu của Khách hàng, thiết lập Chính sách, Mục tiêu và hoạch định Hệ thống quản lý chất lượng.

3.2 NỘI DUNG:

3.2.1 Cam kết của lãnh đạo :

Ø  Tổng Giám đốc Công Ty với tư cách là người lãnh đạo cao nhất của Công Ty cam kết cung cấp các nguồn lực cần thiết để xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000.

Ø  Ban lãnh đạo Công ty xác định các yêu cầu của Khách hàng cũng như có trách nhiệm truyền đạt đến các thành viên trong Hệ thống quản lý chất lượng hiểu các yêu cầu của Khách hàng.

Ø  Hàng năm, Ban lãnh đạo xem xét Chính sách chất lượng, thiết lập Mục tiêu chất lượng mới, tiến hành họp Xem xét lãnh đạo định kỳ để đánh giá và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng.

3.2.2 Định hướng khách hàng :

Ø  Công ty đã xác định hai đối tượng Khách hàng đó là Khách hàng nội địa và Khách hàng nước ngoài.

Ø  Các yêu cầu Khách hàng đã được Ban lãnh đạo xác định và phổ biến đến toàn hệ thống.

(chi tiết các yêu cầu Khách hàng thể hiện trong Hướng dẫn kiểm tra thành phẩm Khâu cắt Block & cắt cuộn : XNN-HD-8.2.4-3).

Ø  Công ty luôn luôn xác định các yêu cầu của Khách hàng trước khi thực hiện bằng cách xem xét Hợp đồng – Đơn đặt hàng.

Ø  Các BPLQ luôn phối hợp chặt chẽ để bảo toàn sản phẩm đến tận tay Khách hàng theo đúng yêu cầu. (chi tiết theo Quy trình Bán hàng nội địa (THOTH-QT-7.2-1), Bán hàng xuất khẩu (THOTH-QT-7.2-2).

Ø  Hướng đến việc thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng, định kỳ Công ty có đánh giá sự thỏa mãn Khách hàng (chi tiết theo Quy trình đánh giá sự thỏa mãn Khách hàng : PKD-QT-8.2.1)

3.2.3 Chính sách chất lượng :

Hướng đến việc Thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng – Sự phát triển mạnh mẽ của Công ty trong tương lai – và Hội nhập vào xu thế phát triển thị trường cả trong lẫn ngoài nước Công Ty Cổ Phần Thuvienthoth (THOTH COMPANY) đề ra chính sách chất lượng như sau :

“Phát triển thương hiệu THOTH cùng uy tín sản phẩm – không ngừng nâng cao khả năng thỏa mãn khách hàng bằng các giải pháp đồng bộ về quản lý chất lượng bao gồm đảm bảo chất lượng sản phẩm, giá cả hợp lý và giao hàng theo thoả thuận với khách hàng .”

Để thực hiện chính sách trên, Công Ty đã quyết định xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000.

Chính sách chất lượng này đảm bảo được phổ biến đến toàn bộ các đơn vị trực thuộc cũng như mọi thành viên của Công ty thấu hiểu và có trách nhiệm thực hiện và duy trì để đạt kết quả mong muốn .

Tổng Giám đốc Công Ty với tư cách là người lãnh đạo cao nhất của Công Ty cam kết cung cấp các nguồn lực cần thiết để xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 .

3.2.4 Mục tiêu chất lượng :

Ø  Căn cứ trên Chính sách chất lượng Mục tiêu chất lượng được thiết lập tại mọi cấp và thông báo đến các Bộ phận liên quan, định kỳ xem xét để đo lường việc thực hiện mục tiêu và tính nhất quán với Chính sách chất lượng.

Ø  Các mục tiêu đều lập kế hoạch thực hiện và thống kê theo dõi báo cáo định kỳ hàng tháng để từ đó đề ra biện pháp Khắc phục – phòng ngừa- cải tiến.

(Chi tiết  : THOTH-MTCL, PHC – MTCL, PKD-MTCL, PKT- MTCL, PTV – MTCL, PXN – MTCL)

 

4. HOẠCH ĐỊNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

4.1 MỤC ĐÍCH :

Chương này mô tả cách thức của Công ty tiến hành phương pháp quản lý Hệ thống quản lý chất lượng theo nguyên tắc tiếp cận quá trình và tiếp cận hệ thống để quản lý nhằm đáp ứng yêu cầu điều khoản 4.1, 5.4.2 của tiêu chuẩn.

4.2 NỘI DUNG:

            Công ty sử dụng phương pháp P-D-C-A để quản lý các quá trình cũng như tổng quan về hệ thống quản lý  chất lượng của mình. Công ty tiến hành quản lý các quá trình này theo các yêu cầu của tiêu chuẩn qui định.

4.2.1 Nhận dạng các quá trình :

Từ việc định hướng, xác định khách hàng, thiết lập Chính sách, Mục tiêu chất lượng Công ty Cổ phần Văn Hoá Tân Bình xác định 21 quá trình cần thiết để quản lý hệ thống chất lượng của mình bao gồm 04 nhóm quá trình chính :

Ø  Nhóm quá trình tạo sản phẩm bao gồm 06 quá trình: các quá trình bán hàng trong nước và ngoài nước, thử nghiệm nguyên vật liệu và sản xuất mẫu, mua hàng và đánh giá Nhà cung ứng, kiểm soát tiến độ sản xuất, kiểm soát kho và giao hàng, kiểm soát quá trình và chất lượng.

Ø  Nhóm quá trình đo lường, phân tích và cải tiến bao gồm 07 quá trình : quá trình Đánh giá nội bộ, khắc phục - phòng ngừa - cải tiến, thống kê phân tích dữ liệu, kiểm soát sản phẩm không phù hợp, xử lý khiếu nại khách hàng, đo lường sự thoả mãn khách hàng, kiểm tra đo lường sản phẩm.

Ø  Nhóm quá trình quản lý bao gồm 03 quá trình : quá trình thiết lập chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng; quá trình hoạch định hệ thống quản lý chất lượng; quá trình xem xét của lãnh đạo.

Ø  Nhóm quá trình hỗ trợ và cung cấp nguồn lực bao gồm 05 quá trình: quá trình kiểm soát tài liệu, kiểm soát Hồ sơ, kiểm soát máy móc thiết bị, trang thiết bị phục vụ, nhận dạng truy tìm, đào tạo, tuyển dụng.

4.2.2 Xác định các mối tương tác các quá trình.

Để quản lý một cách có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng Công ty xác định các mối tương tác của các quá trình để chúng được phối hợp một cách đồng bộ và xuyên suốt trong toàn hệ thống quản lý chất lượng.

Trình tự và mối tương tác của chúng được mô tả một cách tổng quát ở trang 47.

4.2.3 Xác định chuẩn mực và Phương pháp đo lường, giám sát, kiểm soát các quá trình:

Ø  Tất cả các quá trình trừ quá trình hoạch định chất lượng, hoạch định Chính sách chất lượng, mục tiêu đều xác định chuẩn mực và phương pháp kiểm soát.

Ø  Các phương pháp được phổ biến là thiết lập các Quy trình hay Hướng dẫn công việc qui định các chuẩn mực thực hiện các quá trình này.

Ø  Một số các quá trình cần thiết được đo lường bởi các mục tiêu chất lượng, một số các quá trình khác được đo lường bởi đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo.

Ø  Quá trình quản lý như thiết lập mục tiêu, chính sách chất lượng và hoạch định Hệ thống quản lý chất lượng được đo lường bởi sự thỏa mãn của khách hàng. Công ty xem sự thỏa mãn của khách hàng là thước đo trình độ quản lý của Công ty.

4.2.4 Các nguồn lực sử dụng để quản lý quá trình:

Công ty cung cấp mọi nguồn lực cần thiết để thực hiện kiểm soát các quá trình, các nguồn lực được  mô tả trong chương 6 của sổ tay này cùng với các Quy trình mô tả các quá trình đó.

4.2.5 Biện pháp khắc phục, phòng ngừa, cải tiến quá trình:

Trong các quá trình của Công ty lấy P-D-C-A làm phương pháp để quản lý các quá trình vì vậy khi có sự không phù hợp xảy ra ở bất kỳ quá trình nào (được phát hiện qua Check) thì sẽ áp dụng biện pháp khắc phục, phòng ngừa  (Action) để cải tiến liên tục các quá trình này.

4.2.6  Các quá trình nguồn lực bên ngoài :

Hiện nay quá trình thực hiện thiết kế tạo mẫu chế bản và gia công ống đồng được xem là quá trình nguồn lực bên ngoài. Công ty kiểm soát theo Quy trình đánh giá Nhà cung ứng & mua sản phẩm nội địa – xuất khẩu (THOTH-QT-7.4-1) và Hướng dẫn công việc kiểm tra ống đồng XNN-HD-7.4-5.

4.3   TÀI LIỆU THAM CHIẾU :

Ø  Các Quy trình và Hướng dẫn công việc của Hệ thống chất lượng xem danh mục tài liệu gốc.

Ø  Các mục tiêu chất lượng của các Phòng ban, bộ phận, Xí nghiệp.

Ø  Quy trình đánh giá Nhà cung ứng & mua sản phẩm nội địa – xuất khẩu (THOTH-QT-7.4-1)

Ø  Hướng dẫn công việc kiểm tra ống đồng XNN-HD-7.4-5.

Ø  Bảng phân tích các quá trình (từ trang 43 à 46).

3.    CƠ CẤU TỔ CHỨC - TRÁCH NHIỆM & QUYỀN HẠN

5.1 MỤC ĐÍCH

Chương này mô tả cơ cấu tổ chức của Công ty phân công về trách nhiệm, quyền hạn; về thông tin nội bộ đáp ứng yêu cầu 5.5 của tiêu chuẩn.

5.2 NỘI DUNG:

Ø  Tổng Giám đốc thiết lập và ban hành Quy chế tổ chức của Công ty với đầy đủ về Sơ đồ tổ chức, trách nhiệm, quyền hạn, tiêu chuẩn nhân lực, mối quan hệ, sơ đồ thông tin nội bộ của Công ty. (THOTH-QCTC-5.5.1).

Ø  Các Trưởng Đơn vị căn cứ vào Quy chế này soạn thảo Quy chế tổ chức của bộ phận mình để quản lý tổ chức bộ phận của mình.

Ø  Khi cần thiết các mô tả công việc được viết để quy định cho từng chức danh cụ thể.

Ø  Tất cả các Đơn vị, chức danh quản lý trong Công ty áp dụng Quy chế vận hành thông tin (THOTH-QT-5.5.3) để quản lý và kiểm soát thông tin nội bộ.

Ø  Trách nhiệm quyền hạn ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO CHẤT LƯỢNG :

Là người do Tổng Giám đốc lựa chọn và bổ nhiệm; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về việc xây dựng, triển khai áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL của XNN.

v  Trách nhiệm:

-  Bảo đảm các quá trình cần thiết của hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực 

hiện và duy trì.

-    Thiết lập hệ thống chất lượng dựa trên tổ chức hệ thống văn bản về chất lượng theo tiêu chuẩn ISO-9001: 2000 để thực hiện ở văn phòng Công ty và Xí nghiệp Nhựa xuất khẩu trực thuộc Công ty hướng đến sự thỏa mãn của khách hàng và hiệu quả kinh tế của Xí nghiệp.

-    Duy trì hiệu quả hoạt động của hệ thống chất lượng và kiểm soát sự phù hợp lẫn nhau giữa các văn bản của hệ thống cũng như sự phù hợp giữa các văn bản và hành động.

-    Báo cáo cho Tổng Giám đốc về kết quả hoạt động của hệ thống QLCL và mọi nhu cầu cải tiến.

-    Chuẩn bị bản báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện hệ thống chất lượng để điều hành các buổi họp xem xét của lãnh đạo theo đúng quy trình của hệ thống.

-    Báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ đề ra các biện pháp khắc phục, phòng ngừa và đề nghị cải tiến liên tục quá trình áp dụng hệ thống chất lượng.

-    Đảm bảo thúc đẩy toàn bộ tổ chức nhận thức các yêu cầu của Khách hàng liên hệ với các tổ chức bên ngoài liên quan đến Hệ thống chất lượng.

v  Quyền hạn :

-  Đề nghị với Tổng giám đốc mục tiêu chính sách chất lượng và chỉ tiêu chất lượng ở Công ty và Xí nghiệp Nhựa xuất khẩu.

-  Triệu tập và chủ trì cuộc họp ban lãnh chất lượng, ban đảm bảo chất lượng để đánh giá và thảo luận về công tác chất lượng.

- Chỉ định người soạn thảo các văn bản, sửa đổi văn bản và kiểm soát tài liệu, dữ liệu về các quá trình hành động , đồng thời xem xét trước khi trình Tổng giám đốc phê duyệt.

- Tham gia và theo dõi công tác xử lý khiếu nại của khách hàng đồng thời phát hiện những nguồn gốc có thể sinh ra sự không phù hợp trong nội bộ, quyết định thành lập nhóm và chỉ đạo điều tra nguyên nhân-khởi xướng và đánh giá kết quả hành động khắc phục và phòng ngừa.

- Đề xuất với lãnh đạo về nhân sự làm công tác chất lượng.

- Xây dựng kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ và chỉ đạo thực hiện đánh giá chất lượng nội bộ theo kế hoạch đã định.

v  Tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn Đại diện lãnh đạo chất lượng được áp dụng theo tiêu chuẩn.

                           Chuyên viên  cao cấp của Hệ thống tiêu chuẩn nhân sự Cty. MÃ SỐ : CA.

5.3 TÀI LIỆU THAM CHIẾU

Ø  Quy chế tổ chức Công ty. (THOTH-QT-5.5.1)

Ø  Quy chế tổ chức Phòng Hành chánh. (PHC – QT-5.5.1)

Ø  Quy chế tổ chức Phòng kinh doanh – Tiếp thị. (PKD-QCTC)

Ø  Quy chế tổ chức Xí nghiệp nhựa. (XNN-QT-5.5.1)

Ø  Quy chế tổ chức Phòng kế toán. (PKT – QCTC)

Ø  Quy định chức danh nhân viên Phòng Tài vụ (PTV –HD-5.5.1)

Ø  Hướng dẫn công việc “ Nhân viên Phòng Xuất Nhập Khẩu” (PXN-HD01)

Ø  Quy chế vận hành Hệ thống thông tin quản trị. (THOTH-QT-5.5.3)

LINK DOWNLOAD TOÀN BỘ SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

1.    XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO

6.1 MỤC ĐÍCH :

Ban Giám Đốc Công ty tổ chức cuộc họp xem xét lãnh đạo nhằm rà soát lại các yếu tố của hệ thống chất lượng để đảm bảo hệ thống chất lượng của Công ty luôn phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn  và phù hợp với chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng đề ra của Ban Giám Đốc Công ty và xem xét tính hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng.

6.2 NỘI DUNG :

Ø  Ban Giám Đốc xác định định kỳ xem xét của lãnh đạo là 1 quý/ 1 lần hoặc đột xuất khi có những vấn đề quan trọng xảy ra trong hệ thống chất lượng như  thay đổi cơ cấu tổ chức thay đổi chính sách, thay đổi sản phẩm, những việc không phù hợp có thể ảnh hưởng đến Hệ thống quản lý chất lượng.

Ø  Việc xem xét của lãnh đạo nhằm tổng kết tình hình thực hiện của hệ thống bao gồm các nội dung như :

      + Tình hình đánh giá chất lượng nội bộ.

      + Tình hình về sản phẩm không phù hợp.

      + Tình hình về các khiếu nại của khách hàng.

 + Tình hình có liên quan đến chất lượng của Nhà cung ứng.

    + Tình hình việc thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa, đề xuất biện pháp cải tiến..

    + Nhu cầu cung cấp nguồn lực / đào tạo, thiết bị, cơ sở vật chất, môi trường.

    + Việc thực hiện các mục tiêu và chính sách chất lượng nhằm xác định hiệu quả hệ  thống chất lượng.

    + Các vấn đề còn tồn đọng trong cuộc họp xem xét trước (nếu có).

    + Các thay đổi có thể ảnh hưởng đến Hệ thống quản lý chất lượng.

Ø  Đại diện lãnh đạo chất lượng chịu trách nhiệm tổng hợp và báo cáo cho Ban giám đốc các vấn đề  có liên quan đến các nội dung trên.

Ø  Tổng giám đốc điều hành cuộc họp, các thành viên tham dự cuộc họp sẽ cùng nhau phân tích, thảo luận các vấn đề trên để xác định được hiệu quả việc thực hiện hệ thống chất lượng so với tiêu chuẩn, chính sách chất lượng và các mục tiêu đã đề ra, đồng thời  đề ra mục tiêu mới cho những gì đã đạt được và đưa ra hành động khắc phục phòng ngừa đối với những điểm không phù hợp. Hệ thống chất lượng được xem là có hiệu quả khi đạt được các mục tiêu đề ra.

Ø  Biên bản cuộc họp được Thư ký chất lượng ghi lại đầy đủ, rõ ràng, hoàn tất biên bản cuộc họp. Biên bản cuộc họp được phân phối cho những người có liên quan .

Ø  Trưởng các BPLQ theo dõi hành động khắc phục những điểm không phù hợp đã đề ra sau cuộc họp.

Ø  BLĐCL kiểm tra hiệu quả hành động khắc phục đã đề ra.

Ø     Hồ sơ về xem xét lãnh đạo được lưu giữ theo quy trình THOTH-QT-4.2.4

6.3  TÀI LIỆU THAM CHIẾU :

Quy trình xem xét của Lãnh đạo – (THOTH-QT-5.6)

7. CẤU TRÚC CỦA HỆ THỐNG VĂN BẢN

7.1 MỤC ĐÍCH :

            Chương này mô tả cấu trúc hệ thống văn bản của Công ty. Hệ thống văn bản được xây dựng nhằm làm phương tiện quản lý hệ thống chất lượng và chứng minh phù hợp với các yêu cầu tiêu chuẩn điều khoản 4.2.1

7.2  NỘI DUNG :

Hệ thống văn bản của CÔNG TY  được chia thành 6 cấp:

Cấp 1: CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG      : Mã số  CSCL.

Cấp 2: MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG           : Mã số  Tên bộ phận / Đơn vị -MTCL.

Cấp 3: SỔ TAY CHẤT LƯỢNG                 : Mã số  THOTH - STCL

Cấp 4: QUY TRÌNH (QT).

Cấp 5: HƯỚNG DẪN (HD).

Cấp 6: HỒ SƠ gồm biểu mẫu ghi chép các hoạt động của hệ thống chất lượng và tài liệu lỗi thời lưu lại theo quy định.

Ø  Biểu mẫu đính kèm trong QT hoặc HDCV được ban hành đồng thời với QT, HDCV hoặc phân phối riêng lẻ nếu bổ sung hoặc thay thế. Biểu mẫu được dùng để ghi lại kết quả của hoạt động chất lượng theo quy định trong tài liệu gốc.

Ø  Biểu mẫu có mã số  X – XX – Y.n/BM(m), 

Ø  Mối quan hệ giữa các cấp của hệ thống văn bản : có mối quan hệ viện dẫn và tham chiếu lẫn nhau

v  Viện dẫn :  viện dẫn từ cấp trên xuống hoặc viện dẫn ngang theo cùng một cấp.

Ví dụ :

- Viện dẫn từ trên xuống : THOTH-STCL ® X.QT - Y.n ® X- HD - Y.n ® hồ sơ

-Viện dẫn ngang : giữa các Quy trình X-QT -Y.n / hoặc các Hướng dẫn công việc

       X-HD -Y.n  

v  Tham chiếu : văn bản của cấp dưới có thể tham chiếu lên văn bản của cấp trên

Ví dụ :

-          Từ cấp 6 (hồ sơ ) ® cấp 5 (hướng dẫn công việc  X-HD - Y.n)

-          Từ cấp 5 (X-HD -Y.n ) ® cấp 4 (Quy trình X—HD-Y.n)

-          Từ cấp 4 (X-QT-Y.n) ® cấp 3 (Sổ tay chất lượng THOTH-STCL) …

Ø  Tài liệu bên ngoài : Là những tài liệu được sử dụng, tham khảo trong Hệ thống chất lượng

nhưng có nguồn gốc từ bên ngoài như các tiêu chuẩn TCVN, ISO 9000 … các văn bản liên quan khác như  các văn bản pháp quy của Nhà nước (có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm).

7. 3 TÀI LIỆU THAM CHIẾU :

Hướng dẫn công việc trình bày tài liệu. (THOTH- HD- 4.2.1).

8. KIỂM SOÁT TÀI LIỆU & DỮ LIỆU

8.1 MỤC ĐÍCH :

Chương này đưa ra cách thức kiểm soát tài liệu, dữ liệu nội bộ và các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài có liên quan đến Hệ thống chất lượng. Nhằm sử dụng đúng tài liệu cần thiết, đúng người, đúng chỗ đảm bảo đáp ứng yêu cầu điều khoản 4.2.3 của tiêu chuẩn.

8.2 NỘI DUNG :

8.2.1  Kiểm soát tài liệu và dữ liệu nội bộ:

Ø   Phê duyệt và ban hành : Tài liệu trước khi ban hành phải được xem xét và phê duyệt theo quy định cụ thể.

Ø   Thay đổi tài liệu : mọi thay đổi trong tài liệu và dữ liệu phải được xem xét và phê duyệt lại. Khi có thể, những sửa đổi phải được chỉ rõ hoặc có dấu hiệu để dễ nhận biết.

Ø  Cập nhật tài liệu : Khi có sự thay đổi tài liệu hay phát sinh tài liệu mới đã được ban hành, người phụ trách tài liệu của đơn vị có trách nhiệm cập nhật tài liệu vào “DANH MỤC TÀI LIỆU”.Định kỳ cứ 03 tháng /01 lần Phòng Hành chánh phân phối danh mục tài liệu gốc để các BPLQ kiểm soát lại tài liệu. Tất cả các Bộ phận đều có trách nhiệm kiểm soát tài liệu của bộ phận mình.

Ø   Phân phối : PHC có trách nhiệm phân phối tài liệu CẤP 1 đến các đối tượng đã xác định . Các Bộ phận có trách nhiệm kiểm soát việc phân phối tài liệu CẤP 2 của bộ phận mình theo đúng Quy trình THOTH-QT-4.2.3.

Ø  Việc phân phối phải đảm bảo rằng các tài liệu hiện hành phải sẵn có tại những nơi sử dụng, để phục vụ cho hệ thống chất lượng luôn hoạt động có hiệu quả.

Ø   Thu hồi : trường hợp thay đổi, sửa đổi tài liệu thì phải thu hồi và hủy bỏ tài liệu cũ. PHC dựa trên danh mục  phân phối CẤP 1 trước đó để thu hồi và các BPLQ có trách nhiệm thu hồi tài liệu lỗi thời CẤP 2. Phòng hành chánh tiến hành lập biên bản huy tài liệu lỗi thời CẤP 1 lưu bản gốc và đóng dấu “lỗi thời” lên trang kiểm soát của tài liệu. Các BPLQ tiến hành lập biên bản huy tài liệu lỗi thời CẤP 2.

Ø  Hủy bỏ: Tài liệu lỗi thời cần thu hồi và hủy bỏ có thể bằng máy, đốt , xé nhỏ hoặc gạch chéo.

Ø  Ngoài ra, Công ty kiểm soát việc lưu trữ thông tin trên máy vi tính cụ thể theo Quy trình “Kiểm soát dữ liệu và thông tin trên máy vi tính (THOTH-HD-4.2.3).

8.2.2  Kiểm soát tài liệu và dữ liệu có nguồn gốc từ bên ngoài:

Tài liệu bên ngoài được đưa vào Công ty do các công văn đến từ bên ngoài của khách hàng, của các ngành chức năng,Tổng cục tiêu chuẩn – đo lường – chất lượng … hoặc do Công ty mua để sử dụng, có liên quan đến hệ thống chất lượng. Trước khi đưa vào sử dụng đều vào Sổ công văn đóng dấu “BẢN GỐC” – (màu xanh) vào tài liệu, Phòng Hành chánh xem xét tài liệu liên quan đến bộ phận nào thì photo, đóng dấu “KIỂM SOÁT” (màu xanh) phân phối cho bộ phận đó. Bản gốc được lưu tại Phòng Hành chánh, tài liệu phải cập nhật vào danh mục tài liệu của bộ phận mình. Phòng hành chánh và các bộ phận định kỳ hàng quý soát xét tài liệu bên ngoài  hiện có để xem xét tình trạng tài liệu còn hiệu lực áp dụng hay lỗi thời và thông báo các BPLQ, Phòng hành chánh có trách nhiệm đóng dấu “LỖI THỜI” – (màu đỏ) lên tài liệu bản gốc, thu hồi bản sao lỗi thời ở các BPLQ.

8.3 TÀI LIỆU THAM CHIẾU :

Kiểm soát tài liệu và dữ liệu (KMH : THOTH-QT-4.2.3).

     Hướng dẫn công việc “Kiểm soát dữ liệu và thông tin trên máy vi tính” (THOTH-HD-4.2.3).

9. KIỂM SOÁT HỒ SƠ

9.1 MỤC ĐÍCH :

Chương này đưa ra cách thức kiểm soát hồ sơ chất lượng, để chứng minh sự duy trì hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng đảm bảo Hồ sơ của Hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng yêu cầu điều khoản 4.2.4 của tiêu chuẩn.

9.2 NỘI DUNG:

Ø  Nhận dạng : Hồ sơ được nhận dạng theo “Danh mục hồ sơ lưu trữ”.

v Phòng Hành chánh có trách nhiệm lập Danh mục Hồ sơ của toàn Công ty để theo dõi, kiểm soát.

v Mỗi Bộ phận có trách nhiệm lập Danh mục Hồ sơ của bộ phận, Phòng ban mình, lưu trữ, bảo quản, cập nhật , huỷ Hồ sơ theo thời hạn quy địnhtheo đúng Quy trình kiểm soát Hồ sơ. (THOTH-QT-4.2.4).

Ø  Cách thức lưu trữ :

v Người phụ trách hồ sơ tập hợp hồ sơ thành bộ, tập.

v Người phụ trách hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào danh mục hồ sơ.

v Hồ sơ được chứa vào ngăn, tủ theo quy định trong danh mục.

Ø  Cách thức bảo quản hồ sơ :

Hồ sơ được bảo quản trong tủ, kệ. Tủ, kệ được đặt ở khu vực khô ráo, không có các vật liệu dễ cháy như  xăng hoặc dầu, các hoá chất ăn mòn, các vật liệu dễ nổ…

Ø  Cách tiếp cận và sử dụng hồ sơ được thực hiện như sau : BLĐCL xác định nội dung cho phép tiếp cận và PHC phân phối tài liệu đến các BPLQ.

Ø  Xem xét tình trạng hồ sơ và xử lý hồ sơ hết hạn lưu

v Định kỳ 01 lần trong năm, người phụ trách hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra, xem xét tình trạng của hồ sơ.

v Các hồ sơ hết hạn lưu được người phụ trách hồ sơ đưa vào danh mục hồ sơ dự kiến huỷ và trình Ban lãnh đạo duyệt.

v PHC, BPLQ có trách nhiệm thu hồi, gạch bỏ tên hồ sơ khỏi danh mục hồ sơ, lưu danh mục hồ sơ đã hủy.

v Cách thức tiến hành hủy hồ sơ :

+  Thời gian huỷ chậm nhất là 10 ngày sau khi bảng danh mục hồ sơ xin huỷ được phê duyệt.

+   Người phụ trách hồ sơ có trách nhiệm huỷ.

+   Phương pháp huỷ bằng máy, đốt hoặc xé nhỏ.

+   Danh mục hồ sơ xin huỷ sau khi tiến hành huỷ phải được lưu lại trong 10 năm.

9.3 TÀI LIỆU THAM CHIẾU

Quy trình kiểm soát hồ sơ THOTH-QT-4.2.4.

10. NGUỒN LỰC

10.1  MỤC ĐÍCH :

Chương này mô tả việc hoạch định và phương pháp quản lý nguồn lực của Công ty để đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn ISO – 9001: 2000.

10.2  NỘI DUNG :

10.2.1   TÌNH TRẠNG NGUỒN NHÂN LỰC HIỆN NAY :

NGUỒN NHÂN LỰC	Số lượng	Đạt tiêu chuẩn	TRÌNH ĐỘ VĂN HOÁ					TRÌNH ĐỘ TAY NGHỀ
			ĐH chuyên ngành	CĐ Chuyên ngành	TC Chuyên nghiệp	Trung học PT	Trung học CS	Giỏi	Khá	TB
LỰC LƯỢNG QUẢN LÝ	20		9	2	3	6		60%	35%	5%
LỰC LƯỢNG KỸ THUẬT	31		4		1	23	3	15%	35%	50%
LỰC LƯỢNG NGHIỆP VỤ	96		30	9	8	49		50%	40%	10%
LỰC LƯỢNG LAO ĐỘNG	173					37	136	20%	30%	50%
TỔNG SỐ CÁC LỰC LƯỢNG TRONG TOÀN CÔNG TY	320		43	11	12	115	139	ĐẠT 62%
Trong đó :
1. XÍ NGHIỆP NHỰA XK     XƯỞNG SX SP NHỰA TH	123		3	2	2	41	75	20%	30%	50%
	28		3	2	1	9	13	10%	30%	60%
2. XÍ NGHIỆP IN	97		4	1	4	50	38	30%	65%	5%
TỔNG SỐ NHÂN LỰC CỦA HAI NGÀNH MŨI NHỌN	248		10	5	7	100	126

10.2.2  ĐÀO TẠO :

-           Căn cứ vào tình trạng nguồn nhân lực hiện có của Công ty, các nhu cầu cung cấp nguồn lực Công ty lên kế hoạch tổ chức và thực hiện đào tạo nội bộ hoặc đào tạo bên ngoài và kiểm soát quá trình đào tạo nhằm nâng cao năng lực, kỹ năng cho CB-CNV trong toàn hệ thống chất lượng.

10.2.3  QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC :

Hệ thống quản trị nguồn nhân lực của Công ty được thiết lập căn bản dựa trên những văn bản bao quát ; Quá trình này gồm 05 bước :

Ø  Xác định trách nhiệm và quyền hạn của tổ chức và cá nhân.

Ø  Xác định năng lực nhân sự theo tiêu chuẩn cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được giao đồng thời đánh giá kết quả trong quá trình làm việc của mọi người. Thực hiện đào tạo và cung cấp các điều kiện làm việc cần thiết.

Ø  Bảo đảm cho mọi người nhận thức được mối liên hệ giữa họ với tổ chức và giữa họ với nhau, để họ hoạt động đóng góp tích cực vào Mục tiêu chất lượng của Công ty đồng thời tạo ra những đặc tính nguồn nhân lực của Công ty.

Ø  Thực hiện các biện pháp đo lường trong quá trình quản lý nguồn lực kịp thời đưa ra những chính sách nhân sự.

Ø  Thiết lập chính sách và thực thi chính sách đối với nguồn nhân lực để tạo ra những ảnh hưởng đối với các hành vi nhân sự nhằm thực hiện kết quả mục tiêu chất lượng của Công ty.

Ø  Chính sách nhân lực và việc thực thi hết sức mềm dẻo, dễ thích ứng, quản lý dân chủ luôn được cải thiện và thay đổi.

10.2.4  CƠ SỞ HẠ TẦNG :

* Nguồn lực hiện hữu : (Tính đến năm 2002)

STT	DIỄN GIẢI	ĐVT	SL	TRỊ GIÁ	GHI CHÚ
01	ĐẤT ĐAI	m2	21.452,78
02	DIỆN TÍCH VĂN PHÒNG	m2	1.266,09
03	NHÀ XƯỞNG / CỬA HÀNG	m2	20.186,69
04	MÁY MÓC THIẾT BỊ
	- Ngành nhựa	VNĐ		18,11tỷ
	- Ngành in	VNĐ		14,80 tỷ
	- Các ngành khác và trang   thiết bị các loại	VNĐ		12,00 tỷ

*  Quản lý cơ sở hạ tầng :

Quá trình quản lý cơ sở hạ tầng được thực hiện chặt chẽ, Hệ thống cơ sở hạ tầng được kiểm kê và nâng cấp định kỳ hàng năm bảo đảm duy trì tốt và cung cấp hiệu quả để đạt mục tiêu chất lượng của Công ty.

10.2.5 MÔI TRƯỜNG SẢN XUẤT KINH DOANH :

Ø  Duy trì tốt tổ chức kỷ luật vận hành sản xuất kinh doanh : mọi người làm việc trong Công ty đều được trang bị ý thức tự giác thi hành mọi định chế của Công ty.

Ø  Xây dựng và duy trì đời sống cộng đồng Công ty vững mạnh :

+ Đối với Khách hàng : Mọi người có ý thức tôn trọng Khách hàng của Công ty bất kể từ đâu tới và sáng tạo tìm mọi cách để thoả mãn yêu cầu hợp lý của Khách hàng.

+ Đối với nội bộ cộng đồng :  xây dựng tinh thần nhân ái và đoàn kết ; tích cực phối hợp lẫn nhau trong công việc với tinh thần đồng đội để hoàn thành nhiệm vụ chung ; luôn cải thiện dân chủ vì một cộng đồng hoà hợp phát triển.

+ Đối với xã hội : mọi người tích cực hưởng ứng các hoạt động xã hội vì mục đích cùng tồn tại và xây dựng một xã hội tốt đẹp.

Ø  Duy trì môi trường sản xuất kinh doanh trong phạm vi Hệ thống quản lý chất lượng bảo đảm phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm.

+ Thực hiện an toàn sản xuất kinh doanh : duy trì hoạt động liên tục, quản lý chặt chẽ tài sản, máy móc thiết bị, vật tư nguyên liệu, hàng hoá . . . và phòng chống cháy nổ . . .

+ Gìn giũ môi trường SẠCH và XANH : thực hiện vệ sinh công nghiệp, thường xuyên kiểm tra vệ sinh lao động và tích cực phòng chống ô nhiểm môi trường từ mọi phía.

10.3 TÀI LIỆU THAM CHIẾU :

Ø  Quy trình Đào tạo, (THOTH-QT-6.2.2).

Ø  Quy trình tuyển dụng,(THOTH-QT-6.2.2-1).

Ø  Quy trình kiểm soát máy móc trang thiết bị phục vụ (THOTH-QT-6.3).

Ø  Quy trình Kiểm soát máy móc thiết bị (XNN-QT-7.5.5-1).

11. HOẠCH ĐỊNH VIỆC TẠO SẢN PHẨM CHẤT LƯỢNG

11.1.  MỤC ĐÍCH :

Việc hoạch định quá trình tạo sản phẩm nhằm đưa ra cách thức làm thế nào Công ty đạt được mục tiêu đề ra với một sản phẩm.

11.2.  NỘI DUNG :

Tạo SP

KSqtrình và chất lượng

KS kho và giao hàng

Kiểm soát tiến độ SX

Thử nghiệm NVL và SX mẫu

Yêu cầu

Bán hàng NĐ&XK  11.2.1 Hoạch định quá trình tạo sản phẩm :

LINK DOWNLOAD TOÀN BỘ SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

11.2.2 Xác định các mục tiêu và yêu cầu đối với sản phẩm :

-          Đối với chủng loại sản phẩm túi xốp Công ty và Xí nghiệp đặt ra những mục tiêu và yêu cầu đối với sản phẩm để giám sát và đo lường quá trình sản xuất một 

             cách có hiệu quả yêu cầu sản phẩm thể hiện trong Lệnh sản xuất và các tài liệu liên quan.

11.2.3 Các quá trình trong việc tạo sản phẩm gồm có 06 quá trình  và sự tương tác giữa các quá trình được mô tả như trên.

12. QUẢN LÝ BÁN HÀNG

12.1 MỤC ĐÍCH :

Chương này quy định các phương thức ghi nhận thu thập thông tin nhằm đảm bảo Công ty hiểu rõ yêu cầu của Khách hàng và phân tích xem Công ty có đủ năng lực thoả mãn yêu cầu Khách hàng trước khi ký kết Hợp đồng – Đơn đặt hàng và đảm bảo thực hiện đúng theo yêu cầu Khách hàng.

12.2 NỘI DUNG :

Ø  Đưa ra cách thức hoạt động để xem xét và đảm bảo rằng các yêu cầu của Khách hàng đều được xác định rõ, xác định khả năng đáp ứng, năng lực sản xuất của Công ty thỏa mãn Khách hàng.

Ø  Các chỉ tiêu xem xét bao gồm : chủng loại, mặt hàng, giá cả, số lượng, thời hạn, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán.

Ø  Mọi sự khác biệt yêu cầu Khách hàng đều được xem xét và thương lượng Khách hàng để đi đến quyết định đồng ý của cả hai bên.

Ø  Các BPLQ  sẽ chịu trách nhiệm theo dõi việc thực hiện HĐ-ĐĐH.

Ø  Trong quá trình thực hiện HĐ-ĐĐH nếu có yêu cầu sửa đổi từ Khách hàng thì Công ty sẽ tiến hành xem xét lại hoặc nếu thay đổi xuất phát từ phía Công ty sẽ yêu cầu có sự thoả thuận với Khách hàng bằng thư hoặc bằng fax.

Ø  Đối với Khách hàng nội địa Công ty quản lý việc bán hàng theo Quy trình bán hàng nội địa.

Ø  Đối với Khách hàng nước ngoài Công ty quản lý việc bán hàng theo Quy trình bán hàng xuất khẩu.

Ø  Các BPLQ có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ để việc sản xuất ra sản phẩm đúng yêu cầu và bảo toàn sản phẩm đến tay Khách hàng theo đúng thời gian đã được thỏa thuận.

Ø  Để đảm bảo rằng tất cả khiếu nại của khách hàng được xử lý một cách có hiệu quả và đạt được các mục tiêu về chất lượng của Công ty, Công ty đã quy định cách thức xử lý khiếu nại của Khách hàng như sau:

Khi có phát sinh khiếu nại :

+ Ghi nhận khiếu nại của khách hàng : mọi khiếu nại của khách hàng đều được người trực tiếp, tiếp nhận thông tin ghi nhận vào “Phiếu giải quyết khiếu nại”

+ Đề nghị biện pháp xử lý: các Bộ phận liên quan sau khi xem xét (đến hiện trường hoặc khách hàng trực tiếp đến), đề nghị biện pháp xử lý các khiếu nại ghi nhận báo cáo BGĐ.

+ Thực hiện biện pháp xử lý: sau khi BGĐ phê duyệt biện pháp xử lý, các BPLQ sẽ thực hiện

+ Đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng :

Ø  Sau khi thực hiện biện pháp xử lý Công ty đều đánh giá hiệu quả việc xử lý khiếu nại khách hàng bằng cách gởi Phiếu ghi nhận ý kiến Khách hàng hoặc người của Công ty gọi điện thoại đến để xác nhận sự  thỏa mãn của khách hàng.

Ø  ĐDLĐCL xem xét có cần phải thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa không. Nếu cần, đề nghị thực hiện hiện hành động khắc phục phòng ngừa.

12.3.TÀI LIỆU THAM CHIẾU  :

Ø  Quy trình bán hàng nội địa : THOTH-QT-7.2-1.

Ø  Quy trình bán hàng xuất khẩu : THOTH-QT-7.2-2.

Ø  Quy trình giải quyết khiếu nại khách hàng : THOTH-QT-8.2.1.

13.THIẾT KẾ VÀ PHÁT TRIỂN

Hiện nay Công ty chưa áp dụng điều khoản 7.3 để kiểm soát việc thiết kế và phát triển sản phẩm. (Xem phần phạm vi)

14. ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG & MUA HÀNG

14.1  MỤC ĐÍCH :

Chương này qui định các phương thức tiến hành khi thực hiện mua sản phẩm nhằm đảm bảo sản phẩm mua vào đáp ứng những yêu cầu qui định.

14.2  NỘI DUNG:

14.2.1 Việc mua hàng được thực hiện dựa trên các yêu cầu chính sau:

Ø  Yêu cầu mua : căn cứ vào các kế hoạch sản xuất, kế hoạch bảo trì thiết bị, lượng vật tư tồn kho, qui định vật tư  tồn kho tối thiểu, các BPLQ đưa ra yêu cầu mua hàng.

Ø  Lập tài liệu mua hàng (Đơn đặt hàng, Hợp đồng mua) :

Ø  Tài liệu mua hàng phải có : Nội dung dữ liệu mua (tiêu chuẩn sản phẩm), số lượng, ngày giao hàng, phương tiện vận chuyển, phương thức thanh toán  …

Ø  Tài liệu mua hàng phải được xem xét và phê duyệt phù hợp với các yêu cầu qui định đối với mỗi sản phẩm trước khi gửi đi.

Ø  Đánh giá NCƯ :

Công ty có qui định cách thức đánh giá và chọn nhà cung ứng để đảm bảo nhà cung ứng có đủ khả năng cung cấp vật tư, thiết bị chính và dịch vụ kỹ thuật có ảnh hưởng đến chất lượng phù hợp với yêu cầu qui định.

Công ty đã lựa chọn NCƯ dựa trên các cơ sở :

v  Uy tín trên thương trường về các sản phẩm của họ.

v  Từ kết quả thực tế sử dụng các sản phẩm / dịch vụ do họ cung cấp có chất lượng ổn định.

Từ đó xác lập và lưu trữ hồ sơ về những nhà cung ứng được chấp nhận. Do đó việc kiểm tra sản phẩm tại cơ sở nhà cung ứng (đối với vật tư, nguyên liệu, thiết bị ) rất ít khi xảy ra, nhất là đối với các nhà cung ứng nước ngoài.

Khi có nêu trong hợp đồng, khách hàng có yêu cầu muốn kiểm tra chất lượng sản phẩm của nhà cung ứng của Công ty thì Công ty sẵn sàng tạo điều kiện.

 Đối với sản phẩm mua vào ảnh hưởng đến chất lượng sản xuất phải được kiểm tra theo những yêu cầu quy định cụ thể của từng loại mặt hàng theo các Hướng dẫn công việc kiểm tra chi tiết.

14.2.2  Kiểm tra và thử nghiệm khi nhận :

Ø  Khi nhận sản phẩm, có đại diện của nhà cung ứng và bộ phận chất lượng của Xí nghiệp cùng kiểm tra chứng từ và kiểm tra chất lượng sơ bộ như hình dáng bao bì, màu sắc, ngoại quan và kiểm tra số lượng.

Ø  Sản phẩm được kiểm tra theo xác suất (của mẫu đại diện) về tất cả các chỉ tiêu tại Tổ KCS để đảm bảo rằng chỉ những sản phẩm đã qua kiểm tra mới được đưa vào sử dụng. Việc kiểm tra được tiến hành phù hợp với kế hoạch chất lượng tương ứng cho từng loại sản phẩm.

Ø  Sản phẩm nếu đạt được nhập kho, có ghi dấu hiệu nguồn gốc và trạng thái kiểm tra.

Ø  Căn cứ trên kết quả kiểm tra :

v   Sản phẩm đạt được ghi dấu hiệu kiểm tra đạt và nhập kho chờ sử dụng vào sản xuất.

v   Sản phẩm không đạt được Tổ KCS, Thủ kho báo Phụ trách Xí nghiệp, Trưởng Bộ phận nghiệp vụ và trả lại Nhà cung ứng.

14.3 TÀI LIỆU THAM CHIẾU  :

Ø  Quy trình Đánh giá Nhà cung ứng & mua sản phẩm nội địa – xuất khẩu (THOTH-QT-7.4-1)

Ø  HDCV Kiểm tra bao bì, thùng carton & outer bag. (XNN-HD-7.4.4)

Ø  HDCV Kiểm tra vật tư (XNN-HD-7.4.1)

Ø  HDCV Kiểm tra hạt nhựa. (XNN-HD-7.4-3)

Ø  Quy trình thử nghiệm nguyên vật liệu và sản xuất mẫu thử (THOTH-QT-7.2)

15. KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT & GIAO HÀNG

15.1  MỤC ĐÍCH :

Chương này được dùng để kiểm soát quá trình sản xuất đảm bảo chất lượng sản phẩm của Công ty nhằm bảo đảm quá trình này được thực hiện trong các điều kiện kiểm soát được.

15.2  NỘI DUNG :

Các điều kiện được kiểm soát của các quá trình sản xuất các sản phẩm  trên bao gồm :

Ø  Các Quy trình dạng văn bản qui định cách thức sản xuất tại những bộ phận sản xuất các sản phẩm đảm bảo chất lượng sản phẩm, gồm Quy trình kiểm soát quá trình và chất lượng (XNN-QT-7.1), Quy trình kiểm soát tiến độ sản xuất (XNN-QT-7.5-1) để kiểm soát quá trình sản xuất cho mỗi sản phẩm.

Ø  Đối với từng công đoạn của các quá trình có ảnh hưởng đến chất lượng thì có những tiêu chuẩn trích dẫn phù hợp;

Ø  Việc theo dõi và kiểm soát thông số quá trình thích hợp và đặc tính sản phẩm thể hiện trong các kế hoạch kiểm soát năng lực quá trình:

Ø  Tất cả quy trình công nghệ và thiết bị phải được phê duyệt. Trong trường hợp khi có sự thay đổi về quy trình công nghệ hoặc thiết bị đều phải được phê duyệt trước khi thực hiện.

Ø  Các tiêu chuẩn tay nghề được qui định rõ ràng theo kế hoạch kiểm soát năng lực quá trình tương ứng cho từng sản phẩm.

Ø  Việc bảo dưỡng thích hợp thiết bị để đảm bảo khả năng tiếp tục của quá trình được thực hiện theo :  “Quy trình kiểm soát máy móc thiết bị” – XNN-QT-7.5.1-1

v  Tại Xí  nghiệp , việc kiểm soát quá trình sản xuất được kiểm tra từ nguyên vật liệu, qua các công đoạn trộn, thổi, cắt. Việc bảo trì thiết bị sản xuất được thực hiện theo XNN-QT-7.5.1-1  và theo định kỳ để đảm bảo thiết bị luôn trong tình trạng sẵn sàng đáp ứng nhu cầu sản xuất.

v  Giám đốcXí nghiệp / Phụ trách Xí nghiệp / Quản đốc XN & BPLQ thực hiện việc kiểm soát quá trình sản xuất của Xí nghiệp mình theo Quy trình kiểm soát quá trình và chất lượng.

v  Giám đốcXí nghiệp / Phụ trách Xí nghiệp kiểm tra nguồn lực và kiểm tra các văn bản có hiệu lực, sau đó Xí nghiệp lập lịch sản xuất tuần và thực hiện sản xuất.

v  Khi có sự cố về thiết bị trong sản xuất, Xí nghiệp giải quyết sự cố theo Quy trình sửa chữa thiết bị XNN-QT-7.5.1-1.

v  Hàng tuần (hoặc đột xuất),Xí nghiệp họp để đánh giá kết quả thực hiện đề ra biện pháp khắc phục khi cần thiết.

v  Cuối tháng, Xí nghiệp lập và gởi các báo cáo về tình hình sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm, đến BGĐ,các phòng chức năng liên quan.

v  Các Trưởng ca theo dõi hoạt động của Xí nghiệp và đề xuất các biện pháp khắc phục, phòng ngừa khi cần thiết để bảo đảm sản xuất theo đúng kế hoạch.

15.3  TÀI LIỆU THAM CHIẾU :

+ Quy trình kiểm soát quá trình & chất lượng : XNN-QT-7.1

+ Quy trình kiểm soát tiến độ sản xuất : XNN-QT-7.5-1

+ HDCV Kiểm tra bán thành phẩm khâu trộn. (XNN-HD-8.2.4-1)

+ HDCV Kiểm tra chấp nhận lô hàng trước khi xuất xưởng. (XNN-HD-8.2.4-4)

+ HDCV Kiểm tra bán thành phẩm sau thổi in. (XNN-HD-8.2.4-3)

+ HDCV Kiểm tra bao bì, thùng carton & outer bag. (XNN-HD-7.4.4)

+ HDCV Kiểm tra vật tư (XNN-HD-7.4.1)

+ Quy trình thử nghiệm nguyên vật liệu và sản xuất mẫu thử (THOTH-QT-7.2)

16. XÁC NHẬN GIÁ TRỊ SỬ DỤNG CỦA QUÁ TRÌNH

Ở Công ty hiện nay không có sản phẩm nào mà không kiểm tra xác nhận và kết luận được tình trạng của sản phẩm là Đạt hoặc Không đạt vì vậy không áp dụng Điều khoản này của Tiêu chuẩn.

17. NHẬN BIẾT & XÁC ĐỊNH NGUỒN GỐC SẢN PHẨM

17.1 MỤC ĐÍCH:

Chương này qui định các bước cần tiến hành để đảm bảo việc nhận dạng sản phẩm được thống nhất làm cơ sở cho việc thực hiện quá trình xác định nguồn gốc, lý lịch  và việc phân phối sản phẩm khi cần thiết.

Chương này qui định phương tiện nhận dạng tình trạng kiểm tra và thử nghiệm của sản phẩm nhằm tránh sử dụng sản phẩm không phù hợp một cách vô tình.

17.2 NỘI DUNG  :   

Chương này gồm 3 phần:

Phần 1 :  Nhận dạng tình trạng của sản phẩm để theo dõi và đo lường

Ø  Có các hình thức thể hiện tình trạng kiểm tra và thử nghiệm đối với sản phẩm như sau:

Ø  Chưa kiểm tra;

Ø  Đã kiểm tra và đạt yêu cầu;

Ø  Đã kiểm tra nhưng không đạt yêu cầu.

Ø  Phương tiện nhận dạng tình trạng kiểm tra và thử nghiệm:

Ø  Dùng nhãn, biển báo hoặc bảng ghi tên

Ø  Phương pháp nhận dạng tình trạng kiểm tra và thử nghiệm thông qua dấu hiệu hoặc nội dung trên nhãn/biển báo.

Ø  Tùy từng sản phẩm mà thủ kho hoặc Tổ  KCS hoặc các Tổ sản xuất có liên quan chịu trách nhiệm nhận dạng về tình trạng kiểm tra và thử nghiệm.

Phần 2:  Nhận dạng sản phẩm để truy tìm :

Ø  Xuất phát từ yêu cầu nhận dạng sản phẩm, Ban Giám đốc hoặc Giám đốc Xí nghiệp / Phụ trách Xí nghiệp xác định loại sản phẩm cần nhận dạng.

Ø  Tổ Kỹ Thuật, Tổ KCS xác định các phương tiện và phương pháp nhận dạng phù hợp.

Ø  Thủ kho hoặc Tổ KCS hoặc Tổ sản xuất thực hiện việc nhận dạng theo các hướng dẫn công việc.

Ø  Đánh giá việc thực hiện nhận dạng sản phẩm thường tiến hành vào các dịp đánh giá chất lượng nội bộ, kiểm kê kho.

Ø  Nếu việc thực hiện nhận dạng sản phẩm tiện lợi cho cả người sử dụng và người thực hiện thì các đơn vị liên quan tiến hành lưu hồ sơ các tài liệu và tiếp tục áp dụng việc nhận dạng

Phần 3:  Truy tìm sản phẩm:

Ø  Khi đối tượng cần truy tìm sản phẩm, Ban Giám đốc hoặc Giám đốc Xí nghiệp / Phụ trách Xí nghiệp theo trách nhiệm của mình xem xét các yêu cầu truy tìm sản phẩm dựa trên phiếu yêu cầu nhận dạng / truy tìm sản phẩm.

Ø  Nếu Ban Giám đốc hoặc Giám đốc Xí nghiệp chấp nhận yêu cầu truy tìm thì phêduyệt trên phiếu yêu cầu nhận dạng / truy tìm sản phẩm và chỉ định đơn vị hoặc bộ phận thực hiện việc truy tìm. Nếu Lãnh đạo không chấp nhận yêu cầu truy tìm thì sẽ kết thúc việc truy tìm.

Ø  Các Bộ phận liên quan thực hiện việc truy tìm.

Ø  Các Bộ phận liên quan theo trách nhiệm của mình lập hồ sơ tài liệu về việc truy tìm và báo cáo kết quả với cấp trên.

Ø  Ban Giám đốc hoặc Giám đốc Xí nghiệp / Phụ trách Xí nghiệp hoặc Trưởng các BPLQ xem xét “Báo cáo kết quả nhận dạng/ truy tìm sản phẩm”.

17.3 TÀI LIỆU THAM CHIẾU :

Quy trình nhận dạng và truy tìm nguồn gốc sản phẩm (THOTH- QT- 7.5.3).

18. KIỂM SOÁT TÀI SẢN CỦA KHÁCH HÀNG

18.1 MỤC ĐÍCH :

Chương này quy định cách thức kiểm tra và bảo quản tài sản của Khách hàng cung cấp góp phần gia công tạo thành phẩm giao lại cho Khách hàng.

18.2 NỘI DUNG:

            Đây là phương thức để Công ty gìn giữ, kiểm soát Tài sản của Khách hàng cung cấp để sử dụng hoặc để tạo nên sản phẩm. Bất kỳ tài sản nào của Khách hàng bị mất mát, hư hỏng hoặc có sự không phù hợp đều thông báo cho Khách hàng. Chi tiết theo Quy trình kiểm soát tài sản Khách hàng. (XNN-QT-7.5.4).

18.3 TÀI LIỆU THAM CHIẾU :

Quy trình kiểm soát tài sản Khách hàng (XNN-QT-7.5.4)

19. BẢO TOÀN SẢN PHẨM

19.1  MỤC ĐÍCH :

Chương này qui định các phương thức cần tiến hành khi thực hiện xếp dỡ, lưu kho, bao gói, bảo quản và giao hàng nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm (nguyên vật liệu – bán thành phẩm và sản phẩm cuối– thành phẩm) tránh hư hao, mất mát và suy giảm chất lượng từ khi sản phẩm, nguyên vật liệu vào đến Công ty cho đến khi ra thành phẩm giao cho khách hàng.

19.2  NỘI DUNG :

Ø  Xếp dỡ : Các loại nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm được qui định phương pháp xếp dỡ thích hợp cho từng loại để tránh hư hỏng hay giảm chất lượng, đồng thời đảm bảo an toàn cho người thực hiện thao tác xếp dỡ.

Ø  Lưu kho : Mặt bằng kho tàng, nhà kho được qui định vị trí theo sơ đồ kho, cách sắp xếp cho từng nhóm, loại nguyên vật liệu, thành phẩm, mỗi khu vực có thủ kho chịu trách nhiệm. Việc xuất và nhập nguyên vật liệu cũng như thành phẩm đều theo quy tắc giao nhận kho mô tả  trong các hướng dẫn liên quan.

Riêng các bán thành phẩm hoặc thành phẩm được sắp xếp  theo dây chuyền sản xuất hoặc 

trong từng khu vực quy định, do Trưởng từng ca chịu trách nhiệm.

Định kỳ hàng tháng các thủ kho phải báo cáo tình trạng nguyên vật liệu, thành phẩm cũng như 

số lượng tồn trong kho về GĐXN/Phụ trách Xí nghiệp hoặc BPLQ.

Ø  Bảo quản : Bảo quản các nguyên vật liệu tuỳ theo đặc tính của mỗi loại để phòng ngừa hư hỏng, suy giảm chất lượng nguyên vật liệu trước khi sản xuất. Riêng bán thành phẩm, thành phẩm,  cần được bảo quản sạch sẽ, tránh ẩm thấp,  đảm bảo chất lượng không suy giảm trước khi sử dụng (nguyên vật liệu) và trước khi giao hàng (thành phẩm). Mặt bằng kho bãi nhà xưởng đều được trang bị phương tiện phòng chống cháy nổ.

Ø  Bao gói : Các thành phẩm đều phải tuân theo qui định đóng gói của Công ty đối với từng loại sản phẩm một cách nghiêm ngặt, hoặc theo yêu cầu cụ thể của khách hàng (nếu có).

Ø  Giao hàng : Thông thường việc giao hàng được thực hiện theo đúng thoả thuận giữa Khách hàng và Công ty. Đối với khách hàng nước ngoài, Công ty chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng sản phẩm trong  quá trình vận chuyển từ Xí nghiệp đến bến cảng.

19.3  TÀI LIỆU THAM CHIẾU :

Hướng dẫn nhận dạng xếp dỡ, lưu kho, bao gói, bảo quản và giao hàng (XNN-HD-7.5.5)

20. KIỂM SOÁT TB KIỂM TRA ĐO LƯỜNG & THỬ NGHIỆM

20.1  MỤC ĐÍCH :

Chương này đưa ra những quy định đảm bảo việc nhận biết độ tin cậy ở thiết bị đo và đảm bảo tính phù hợp của thiết bị với khả năng đo lường.

20.2  NỘI DUNG :    

Những thiết bị đo có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của các đơn vị thuộc hệ thống chất lượng được kiểm soát như sau :

Ø  Định rõ các phép đo cần tiến hành, độ chính xác yêu cầu và chọn các thiết bị kiểm tra, đo lường và thử nghiệm thích hợp có độ chuẩn xác và chính xác cần thiết, điều này được thể hiện là mỗi đơn vị có thiết bị đo đều có bảng “Danh mục thiết bị đo “ của đơn vị mình. Trong đó ghi rõ tên thiết bị đo, ký mã hiệu, sai số thiết bị, phép đo, sai số phép đo, mức độ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

Ø  Định rõ, tất cả các thiết bị và dụng cụ kiểm tra, đo lường và thử nghiệm có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và hiệu chuẩn, điều chỉnh chúng theo thời hạn đã định hoặc trước khi sử dụng theo các thiết bị đã được kiểm định có liên hệ với chuẩn quốc tế hay quốc gia đã được thừa nhận, hoặc nếu không có các chuẩn này thì căn cứ dùng để hiệu chuẩn phải được lập thành văn bản;

v  Tất cả các thiết bị và dụng cụ kiểm tra, đo lường và thử nghiệm có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm đều được đưa vào bảng danh mục thiết bị đo cần hiệu chuẩn, điều chỉnh và lập kế hoạch hiệu chuẩn/điều chỉnh. Đối với hiệu chuẩn bên ngoài Công ty chọn Nhà cung ứng với thiết bị chuẩn có liên hệ với chuẩn quốc tế.

v  Tại các đơn vị có thiết bị tự hiệu chuẩn đều có các hướng dẫn tự hiệu chuẩn/điều chỉnh.

Ø  Xác định quá trình hiệu chuẩn thiết bị kiểm tra đo lường/thử nghiệm bao gồm cả các chi tiết về loại thiết bị, số mã hiệu, địa điểm, chu kỳ kiểm tra, phương pháp kiểm tra, quy tắc nghiệm thu và biện pháp giải quyết khi kết quả không thỏa mãn.

Trong bảng danh mục các thiết bị cần hiệu chuẩn của mỗi đơn vị sử dụng có xác định rõ chu kỳ hiệu chuẩn/điều chỉnh, nơi hiệu chuẩn (bên ngoài/nội bộ). Phương pháp hiệu chuẩn được ghi rõ trong giấy chứng nhận hiệu chuẩn (đối với hiệu chuẩn bên ngoài) và trong hồ sơ hiệu chuẩn (đối với hiệu chuẩn/điều chỉnh nội bộ), quy tắc nghiệm thu được thể hiện trong hợp đồng (hiệu chuẩn bên ngoài) và trong biên bản nghiệm thu (hiệu chuẩn nội bộ).

Ø  Định rõ các thiết bị kiểm tra, đo lường và thử nghiệm có hồ sơ chỉ rõ tình trạng hiệu chuẩn;

      Tại các bộ phận có thiết bị kiểm tra, mỗi thiết bị đo đều có :  lý lịch (trong đó cập nhật về tình trạng hiệu chuẩn/điều chỉnh /sửa chữa), tem hiệu chuẩn trên thiết bị và giấy chứng nhận hiệu chuẩn (thiết bị đo cần hiệu chuẩn/điều chỉnh)

Ø  Lưu giữ  hồ sơ hiệu chuẩn của các thiết bị kiểm tra, đo lường, thử nghiệm. Hồ sơ của tất cả các thiết bị kiểm tra – đo lường – thử nghiệm đều được các bộ phận liên quan lưu giữ theo THOTH – QT- 4.2.4.

Ø  Đánh giá và lập văn bản về giá trị hiệu lực của các kết quả kiểm tra và thử  nghiệm lần trước nếu phát hiện thấy các thiết bị kiểm tra, đo lường và thử nghiệm của Công ty đã quá thời hạn hiệu chuẩn. Sau khi hiệu chuẩn / điều chỉnh, việc đánh giá tình trạng hiệu chuẩn/điều chỉnh  thiết bị đo tại Công ty như sau :

v Những thiết bị trong quá trình hiệu chuẩn phát hiện hư hỏng không thể sửa chữa thì loại bỏ khỏi danh mục thiết bị đo sử dụng.

v Những thiết bị trong quá trình hiệu chuẩn phát hiện không đảm bảo cấp chính xác ban đầu thì chuyển mục đích sử dụng và đối tượng sử dụng .

v  Đưa các thiết bị đo phù hợp vào sử dụng , có hướng dẫn sử dụng và bảo quản.

Ø  Đảm bảo các điều kiện môi trường phù hợp để tiến hành các công việc hiệu chuẩn, kiểm tra - đo lường và thử nghiệm;

Ø  Đảm bảo việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho các thiết bị kiểm tra, đo lường và thử nghiệm sao cho không ảnh hưởng đến độ chính xác và tính phù hợp với mục đích sử dụng của chúng;

Ø  Giữ gìn các phương tiện kiểm tra, đo lường  và thử nghiệm, đảm bảo không bị hiệu chỉnh sai lệch so với trạng thái hiệu chuẩn.

20.3 TÀI LIỆU THAM CHIẾU:

Quy trình kiểm soát thiết bị kiểm tra, đo lường & thử nghiệm (XNN-QT-7.6)

21. ĐÁNH GIÁ SỰ THỎA MÃN KHÁCH HÀNG

21.1  MỤC ĐÍCH :

Chương này quy định cách thức tiến hành đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng để Công ty thấu hiểu yêu cầu khách hàng, cải tiến  nâng cao sự thỏa mãn Khách hàng.

21.2  NỘI DUNG:

Định kỳ 1năm /1 lần Phòng kinh doanh, BPLQ tiến hành đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng thông qua các bước như sau :

Ø  xác định các chỉ tiêu đánh giá và mức độ quan trọng của các chỉ tiêu.

Ø  Thiết lập phương pháp tiến hành đánh giá .

Ø  Thực hiện đánh giá thông qua phương pháp đã được phê duyệt.

Ø  Tính toán kết quả, Phân tích thông tin và đưa ra các họat động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến.

Tất cả các nội dung trên được  mô tả chi tiết trong Quy trình đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng.

21.3 TÀI LIỆU THAM CHIẾU :

Quy trình đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng (PKD-QT-8.2.1).

22. ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ

22.1 MỤC ĐÍCH :

            Quy định cách thức xem xét có hệ thống và độc lập để xác định các hoạt động và kết quả có liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng có phù hợp với những điều đã được hoạch định và chúng được thực hiện có hiệu quả và thích hợp để đạt các mục tiêu mong muốn.

22.2 NỘI DUNG:

Việc đánh giá chất lượng nội bộ trong hệ thống chất lượng được thực hiện định kỳ một quý / 1 lần, ngoài ra khi cần thiết có thể tiến hành đánh giá thêm.

Ø  ĐDLĐCL lập kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ dựa trên tầm quan trọng, tính phức tạp của các công việc và kết quả đánh giá của những lần trước.

Ø  Tổng Giám đốc xem xét và phê duyệt kế hoạch đánh giá này.

Ø  Ban LĐCL lập chương trình đánh giá để triển khai việc thực hiện  đánh giá dựa trên kế hoạch đã phê duyệt.

Ø  Tại nơi được đánh giá, trưởng đoàn họp khai mạc với  Trưởng bộ phận  được đánh giá để giới thiệu các thành viên của đoàn, cách thức làm việc, phạm vi đánh giá ,phân công các chuyên gia đánh giá và xác định thời điểm họp kết thúc. Lãnh đạo đơn vị giới thiệu sơ lược về hoạt động của đơn vị và chỉ định người hướng dẫn đoàn.

Ø  Các chuyên gia đánh giá thực hiện việc đánh giá một cách khách quan, trung thực, không có thành kiến và chỉ dựa vào chứng cứ khách quan, tài liệu đang có hiệu lực. Các chuyên gia độc lập với các hoạt động được đánh giá.

Ø  Đoàn họp hội ý trước khi họp kết thúc trong đó trưởng đoàn quyết định điều nào là không phù hợp.

Ø  Trong buổi họp kết thúc, trưởng đoàn báo cáo sơ lược về các điều không phù hợp, ghi nhận ý kiến của lãnh đạo đơn vị về các điều không phù hợp và xác định thời hạn gởi các báo cáo đánh giá cho đơn vị.

Ø  Trưởng đoàn đánh giá chịu trách nhiệm lập các báo cáo không phù hợp và gởi các báo cáo đến BLĐCL. Nếu không có điều không phù hợp (NC), BLĐCL lưu hồ sơ. Nếu có NC, BLĐCL sẽ thông báo đến đơn vị, yêu cầu đơn vị thực hiện hoạt động khắc phục. Trưởng bộ phận được đánh giá tổ chức thực hiện :

+ Xác định nguyên nhân.

+ Xem xét và đưa ra hành động khắc phục.

+ Thực hiện hành động khắc phục đã được duyệt theo đúng thời hạn đề ra.

+ Theo dõi việc thực hiện hành động khắc phục.

Ø  BLĐCL kiểm tra hiệu quả của hoạt động khắc phục. Nếu không hiệu quả  đề nghị Trưởng bộ phận thực hiện hành động khắc phục mới. Nếu có xác nhận hành động khắc phục đã hoàn tất và lưu hồ sơ đánh giá theo quy trình THOTH-QT-4.2.4.

Ø  Sau mỗi đợt đánh giá, ĐDLĐCL lập báo cáo tổng hợp/tổng hợp số lượng các không phù hợp  để chuẩn bị báo cáo trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo.

22.3  TÀI LIỆU THAM CHIẾU :

Quy trình Đánh giá chất lượng nội bộ (THOTH-QT-8.2.2)

23. ĐO LƯỜNG, PHÂN TÍCH, CẢI TIẾN & THEO DÕI QUÁ TRÌNH

23.1 MỤC ĐÍCH :

Chương này quy định cách thức giám sát và đo lường (khi có thể) các quá trình nhằm đảm bảo rằng các quá trình luôn trong những điều kiện kiểm soát được và bất cứ quá trình nào không đạt yêu cầu đều áp dụng các biện pháp khắc phục, cải tiến.

23.2 NỘI DUNG:

Ø  Phương pháp chung của Công ty để quản lý các quá trình trong công ty là P-D-C-A.

Tất cả các quá trình trong công ty đều được xác định và giám sát bằng những quy trình, hướng dẫn công việc, kế hoạch. Trong các tài liệu này qui định các chuẩn mực để giám sát các quá trình.

Ø  Quá trình hoạch định hệ thống quản lý chất lượng và qui trình thiết lập chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng của công ty được  xác định thành văn bản để đo lường và giám sát tuy nhiên thông qua các kế hoạch triển khai thực hiện mục tiêu chất lượng để giám sát quá trình thực hiện mục tiêu chất lượng. Thông qua xem xét của lãnh đạo để đánh giá xem xét chính sách chất lượng, và việc hoạch định hệ thống chất lượng của Công ty. Bất cứ sự không phù hợp nào được phát hiện sẽ áp dụng các  biện pháp khắc phục cải tiến để cải tiến liên tục tính hiệu lực của hệ thống quản lý  chất lượng.

Ø  Một số quá trình được đo lường bởi các  mục tiêu được thiết lập nhằm đánh giá và đo lường hiệu lực và cải tiến liên tục của quá trình ví dụ quá trình sản xuất, quá trình đào tạo, quá trình bán hàng, v..v.. 

23.3 TÀI LIỆU THAM CHIẾU :

Danh mục tài liệu công ty.

Bảng phân tích các quá trình (trang 43à 47).

24. GIÁM SÁT VÀ ĐO LƯỜNG SẢN PHẨM

24.1 MỤC ĐÍCH :

Chương này quy định cách thức kiểm tra đo lường sản phẩm.

24.2 NỘI DUNG:

24.2.1 Kiểm tra và thử nghiệm trong quá trình :

Công nhân sản xuất nhận nguyên vật liệu từ kho, ghi nhận dấu hiệu nguồn gốc vào Bảng báo cáo khâu trộn. Tất cả các sản phẩm (nguyên vật liệu, bán thành phẩm) được công nhân sản xuất hoặc KCS:

Ø  Kiểm tra một số chỉ tiêu theo các hướng dẫn kiểm tra đã quy định trước khi đưa vào các công đoạn sản xuất. Nếu không đạt thực hiện Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp (XNN-QT-8.3). Nếu đạt, đưa vào sản xuất.

Ø  Tại các điểm kiểm soát trong quá trình sản xuất, theo quy định của từng công nghệ sản xuất, các bán thành phẩm được kiểm tra để chỉ có bán thành phẩm đạt yêu cầu được đi tiếp. Nếu không đạt yêu cầu, thực hiện theo thủ tục kiểm soát sản phẩm không phù hợp (XNN-QT-8.3).

24.2.2 Kiểm tra và thử nghiệm cuối cùng :

Sau khi đã qua tất cả các công đoạn sản xuất và kiểm tra trong quá trình, sản phẩm cuối cùng được tập hợp tại Xưởng. Việc kiểm tra sản phẩm cuối cùng được thực hiện như sau :

Ø  Mẫu được lấy theo tỷ lệ 1/10.

Ø  KCS kiểm tra các mẫu theo quy định trong tiêu chuẩn sản phẩm.

Ø  Nhân viên KCS xác định lô sản phẩm đạt hay không đạt :

v  Khi đạt ký trên phiếu xác nhận chất lượng sản phẩm nhập kho, Trưởng ca thông qua.

v  Khi không đạt, thực hiện theo Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp

      (XNN-QT-8.3).

v  Không cho phép xuất xưởng để nhập kho lô sản phẩm chưa kiểm tra hoặc đã kiểm tra nhưng không đạt.

24.3 TÀI LIỆU THAM CHIẾU :

Chi tiết trong các kế hoạch kiểm tra tương ứng cho mỗi loại sản phẩm.

25. KIỂM SOÁT SẢN PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP

25.1  MỤC ĐÍCH :           

Chương này qui định cách thức cần phải tiến hành từ khi phát hiện sản phẩm không phù hợp đến khi xem xét và xử lý nhằm đảm bảo sản phẩm không phù hợp không bị sử dụng một cách vô tình.

25.2  MÔ TẢ :    

Việc kiểm soát sản phẩm không phù hợp (SPKPH) bao gồm các việc như sau:

Ø  Phát hiện SPKPH và thông báo sự việc này đến các bộ phận liên quan.

Ø  Tiến hành nhận dạng tình trạng không phù hợp trên sản phẩm và trên hồ sơ.

Ø  Lập hồ sơ SPKPH và báo cáo về tình trạng SPKPH: người có liên quan cùng các Bộ phận liên quan lập hồ sơ  SPKPH (báo cáo SPKPH).

v Đối với các dạng không phù hợp thường gặp đã được Giám đốc Xí nghiệp / Phụ trách Xí nghiệp phê duyệt, thì khi xảy ra các bộ phận liên quan cứ theo quy định đã được phê duyệt mà thực hiện.

v Đối với SPKPH trong các trường hợp bất thường, Công ty đã đưa ra qui định trách nhiệm, quyền hạn trong việc báo cáo, xem xét - xác định, phê duyệt biện pháp xử lý.

Ø  Biện pháp xử lý SPKPH gồm :

v Làm lại cho phù hợp các yêu cầu quy định ;

v được chấp nhận có sửa chữa hoặc không sửa chữa tuỳ sự nhân nhượng;

v phân cấp lại để sử dụng vào mục đích khác;

v loại bỏ hoặc xếp thành phế liệu.

Ø  Các SPKPH sau khi được sửa lại, làm lại cho phù hợp đều được kiểm tra lại theo Hướng dẫn công việc kiểm tra chất lượng tương ứng đối với từng loại sản phẩm.

Ø  Lưu hồ sơ, kết thúc xử lý.

Ø  Báo cáo về SPKPH và biện pháp xử lý đã thực hiện với BLĐCL

Ø  BLĐCL xem xét có cần thiết thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa không. Nếu không thì ngưng, nếu có thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa theo (THOTH-QT-8.5).

Ø  Trong trường hợp sản phẩm không đạt theo tiêu chuẩn của Công ty quy định thì Tổng Giám đốc hoặc Khách hàng là người có quyền quyết định cuối cùng về việc chấp nhận hay không chấp nhận sản phẩm không đạt.

25.3  TÀI LIỆU THAM CHIẾU :

Kiểm soát sản phẩm không phù hợp XNN-QT-8.3

26. KIỂM SOÁT THỐNG KÊ, PHÂN TÍCH DỮ LIỆU

26.1 MỤC ĐÍCH:        

Chương này qui định cách thức xác định yêu cầu cần kiểm soát, triển khai áp dụng các công cụ thống kê nhằm theo dõi và xác nhận sự phù hợp, ổn định của quá trình sản xuất, đặc tính sản phẩm, việc thực hiện các MTCL,  phân tích - đánh giá NCƯ cũng như các yêu cầu khác nhằm tăng cường quản lý và cải tiến các hoạt động của hệ thống quản lý  chất lượng.

26.2  NỘI DUNG :

Ø  Trưởng bộ phận xác định nhu cầu sử dụng một kỹ thuật thống kê để xác định năng lực quá trình hoặc đặc tính sản phẩm và chọn công cụ thống kê.

Ø  BLĐCL xem xét sự cần thiết của công cụ thống kê đã chọn, phê duyệt ban hành tài liệu hướng dẫn kỹ thuật thống kê.

Ø  Áp dụng Quy trình thống kê phân tích.

Ø  Đánh giá công cụ thống kê. Nếu không phù hợp chọn công cụ thống kê khác , nếu phù hợp đưa vào áp dụng.

Ø  Đánh giá kết quả thống kê. Nếu phù hợp với yêu cầu đặt ra cho đối tượng thống kê thì phiếu kiểm soát áp dụng kỹ thuật thống kê được lưu hồ sơ , nếu không phù hợp thì phải thực hiện hoạt động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến (THOTH-QT-8.5)

Ø  Việc lưu hồ sơ áp dụng theo THOTH-QT-4.2.4

26.3 TÀI LIỆU THAM CHIẾU  :

Quy trình thống kê – phân tích (THOTH-QT-8.4)

27. KHẮC PHỤC - PHÒNG NGỪA - CẢI TIẾN

27.1  MỤC ĐÍCH :      

Chương này đưa ra những quy định cần thiết nhằm loại bỏ nguyên nhân gây ra sự không phù hợp hiện có hay tiềm ẩn, nhằm cải tiến hệ thống chất lượng và tăng cường niềm tin của khách hàng đối với Công ty.

27.2  MÔ TẢ :  

Ø  Mọi thành viên trong hệ thống có nhiệm vụ phát hiện những điều không phù hợp (NC) phát sinh trong Công ty (đối với hành động khắc phục).

Ø  Trưởng bộ phận/đơn vị từ nguồn thông tin thu thập được, xem xét và dự đoán NC có khả năng xảy ra và có thể gây nên khả năng không đảm bảo duy trì hệ thống chất lượng hoặc chất lượng sản phẩm (đối với hành động phòng ngừa).

Ø  Người phát hiện NC/dự đoán NC phải báo cáo lên cấp lãnh đạo trực tiếp.

Ø  Trách nhiệm xem xét mức độ trầm trọng của NC :

v  NC của hệ thống chất lượng là BLĐCL.

v  NC của sản phẩm hoặc quá trình là Trưởng bộ phận/Đơn vị  (tuỳ theo mức độ)

Ø  Tuỳ theo mức độ trầm trọng của NC mà các báo cáo hoặc sẽ được lưu hồ sơ hoặc người xem xét đề nghị thực hiện KP-PN, giao cho người hoặc bộ phận liên quan khảo sát nguyên nhân gây ra NC hoặc tìm nguyên nhân tiềm ẩn có thể xảy ra liên quan đến sản phẩm, quá trình hoặc hệ thống chất lượng tại đơn vị/bộ phận mình và đưa ra hành động KP-PN, cải tiến và ghi vào hồ sơ kết quả khảo sát.

Ø  BLĐCL phê duyệt KP-PN đối với hệ thống. Trưởng bộ phận/Đơn vị (tuỳ theo mức độ) xem xét HĐKPPN đối với sản phẩm và quá trình.

Ø  Trưởng bộ phận/ đơn vị liên quan tổ chức thực hiện và báo cáo hoạt động KP-PN, cải tiến.

Ø  BLĐCL xem xét và đánh giá tính hiệu lực của hoạt động KP-PN, cải tiến .

Ø  ĐDLĐCL thông tin về hoạt động KP-PN, cải tiến đến cuộc họp xem xét của lãnh đạo.

Ø  BPLQ lưu hồ sơ theo THOTH-QT-4.2.4

27.3 TÀI LIỆU THAM CHIẾU :

Quy trình Khắc phục - phòng ngừa - cải tiến : THOTH-QT-8.5