Quy chế tài chính công ty cổ phần AL

1. MỤC ĐÍCH

Quy chế Tài chính của Công ty cổ phần thuvienthoth (THOTH) quy định cách thức quản trị, các nguyên tắc, chế độ liên quan đến công tác Tài chính của Công ty.

 

2. PHẠM VI VÀ TRÁCH NHIỆM ÁP DỤNG

2.1. Đối tượng áp dụng: toàn thể nhân sự làm việc trong hệ thống Công         ty THOTH. 2.2. Trách nhiệm áp dụng: toàn thể nhân sự làm việc trong hệ thống         Công ty THOTH

3. TÀI LIỆU THAM KHẢO

Sổ tay chất lượng : THOTH - STCL

Tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000

Luật Doanh nghiệp

Pháp lệnh Kế toán Thống kê

Bản điều lệ Công ty cổ phần Văn hóa Tân Bình.

4. NỘI DUNG:

QUY CHẾ TÀI CHÍNH CÔNG TY THOTH

CHƯƠNG I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Quy chế tài chính của Công ty cổ phần Thuvienthoth (THOTH) được xây dựng trên

     cơ sở Luật Doanh nghiệp, Pháp lệnh Kế toán thống kê và Điều lệ Công ty.

Điều 2: Quy chế tài chính này áp dụng trong nội bộ Công ty THOTH. Đối tượng thi hành Quy

    chế Tài chính là toàn thể nhân sự làm việc trong hệ thống Công ty.

CHƯƠNG II: CÁC QUY ĐỊNH VỀ VỐN VÀ TÀI SẢN

Điều 3: VỐN VÀ TÀI SẢN

3.1 Vốn của Công ty THOTH là phần vốn tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm:      

-         Vốn điều lệ

-         Vốn huy động

-         Vốn tiếp nhận

-         Vốn vay

-         Vốn tích lũy

-         Vốn khác

3.2 Tài sản: Gồm tài sản cố định và tài sản  lưu động.

Điều 4: NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ VỐN VÀ TÀI SẢN:

4.1. Nguyên tắc chung: Tất cả các cấp quản trị và nhân viên của Công ty THOTH phải đảm bảo vốn & tài sản được quản trị và sử dụng trên cơ sở bảo toàn, phát triển và mang lại hiệu quả. Đồng thời phải hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu để xảy ra tình trạng tổn thất tài sản. Tổn thất tài sản là sự mất mát, hư hỏng làm giảm giá trị hay ứ đọng vốn và tài sản của Công ty.

4.2. Các cấp quản trị là trưởng phòng ban, phụ trách các đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty không được tự ý thay đổi cơ cấu vốn và tài sản mà Công ty giao cho đơn vị mình để hoạt động sản xuất kinh doanh.

4.3. Các cấp quản trị trên không được phép nhượng bán, cho thuê, cầm cố thế chấp, thanh lý tài sản được giao.

4.4. Mọi vi phạm các nguyên tắc quản trị vốn và tài sản các cấp quản trị và cá nhân trực tiếp gây ra phải chịu trách nhiệm trước nhà nước, đại hội cổ đông và pháp luật: bị xử phạt hành chính, bồi thường vật chất, truy cứu trách nhiệm hình sự,…

4.5. Các cấp quản trị phải xây dựng kế hoạch, thực hiện, kiểm  tra và cải tiến công tác quản trị vốn và tài sản được giao.

CHƯƠNG III: QUẢN TRỊ DOANH THU, CHI PHÍ VÀ GIÁ THÀNH.

Điều 5: NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ:

5.1. Ban Giám đốc điều hành Công ty xây dựng kế hoạch, tổ chức và kiểm tra chặt chẽ các chỉ tiêu, doanh thu, chi phí và giá thành sản phẩm, dịch vụ với mục tiêu cuối cùng là hiệu quả doanh nghiệp.

5.2. Các cấp quản trị đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc phải tính đúng, tính đủ chi phí kinh doanh, bảo đảm các chi phí này được trang trải bằng doanh thu đồng thời hoạt động sản xuất kinh doanh phải có hiệu quả.

5.3. Các cấp quản trị của Công ty hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của các khoản doanh thu, chi phí, và kết quả kinh doanh trong phạm vi ra quyết định của mình.

Điều 6: QUẢN TRỊ DOANH THU:

6.1. Doanh thu Công ty gồm doanh thu từ hoạt động kinh doanh đã được khách hàng chấp nhận thanh toán và doanh thu từ các hoạt động khác như: thu từ bán vật tư, hàng hoá, tài sản dôi thừa, công cụ, dụng cụ đã phân bổ hết giá trị, bị hư hỏng hoặc không  cần sử dụng, các khoản phải trả nhưng không trả được vì nguyên nhân từ phía chủ nợ, thu chuyển nhượng, thanh lý tài sản, nợ  khó đòi đã khoanh, nay thu hồi được, và các khoản thu bất thường khác.

6.2. Toàn bộ doanh thu của đơn vị phát sinh trong kỳ phải được thể hiện trên các hoá đơn, chứng từ hợp lệ và phải được phản ánh đầy đủ vào các sổ sách kế toán theo chế độ nhà nước quy định.

6.3. Các cấp quản trị của Công ty hoàn toàn chịu trách nhiệm về các khoản doanh thu, thu nhập để ngoài sổ sách. Đơn vị hoặc cá nhân vi phạm hay có liên quan tuỳ theo mức độ vi phạm đều bị quy trách nhiệm, truy nộp, thu đền bù và xử phạt theo chế độ hiện hành, trường hợp nghiêm trọng phải truy cứu trách nhiệm hình sự.

Điều 7: QUẢN TRỊ CHI PHÍ VÀ GIÁ THÀNH.

7.1. Chi phí của Công ty bao gồm chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh và chi phí hoạt động sản xuất khác.

                      - Chi phí hoạt động kinh doanh bao gồm:

a.      Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, động lực: (gọi tắt là chi phí vật tư). Chi phí này được quản lý trên cơ sở: mức tiêu hao vật tư và giá vật tư.

+ Mức tiêu hao vật tư:

* Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt hệ thống định mức tiêu hao vật tư đối với từng ngành hàng cụ thể và cần thiết.

* Các cấp quản trị của Công ty phải lập kế hoạch tổ chức, kiểm tra và cải tiến các khâu: dự trữ, cung ứng, sử dụng và xác định vật tư, việc quyết toán, đối chiếu vật tư sử dụng với định mức tiêu hao phải được thực hiện định mức tuỳ theo quy trình sản xuất kinh doanh.

            + Giá vật tư:

                  * Các cấp quản trị của Công ty phải bảo đảm giá vật tư mua vào là giá thực tế       

                     của thị trường trên cơ sở hai yếu tố: chất lượng và hợp lý.

b.      Các chi phí phân bổ dần: Các chi phí phát sinh và ảnh hưởng đến nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh phải được tập hợp và phân bổ theo đúng tính chất và đặc điểm, không phân bổ tràn lan hoặc trao lại tuỳ tiện gây ra tình hình lỗ giả hoặc lời giả.

c.      Chi phí kế hoạch tài sản cố định: áp dụng mức khấu hao theo quy định hiện hành có tính đến yếu tố hoàn vốn và tái đầu tư.

d.      Chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất lương.

* TỔNG GIÁM ĐỐC Công ty phê duyệt định mức quỹ lương, đơn giá tiền lương và định biên lao động.

* Chi phí này phải được quản trị chăt chẽ và không ngừng cải tiến định mức để phù hợp với tình hình thực tế phát sinh, trở thành đòn bẩy kinh tế thực sự đối với người lao động.

e.      Chi phí Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế và kinh phí Công Đoàn: thực hiện theo quy định hiện hành của luật pháp.

f.       Các chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác:

* Các cấp quản trị phải lập dự toán theo đúng thủ tục ban hành và được cấp quản trị cao hơn có thẩm quyền duyệt trước khi thực hiện.

* Các cấp quản trị phải kiểm soát các chi phí này trên cơ sở: hợp lý, tiết kiệm và chất lượng.

-           Chi phí hoạt động khác: bao gồm chi phí hoạt động tài chính và chi phí hoạt động bất thường được quản trị theo quy định hiện hành của luật pháp.

7.2. Tính giá thành sản phẩm:

* Toàn bộ các khoản chi phí phát sinh phải được kết chuyển cho sản phẩm, dịch vụ sản xuất và tiêu thụ trong năm tài chính để xác định hiệu quả kinh doanh sản xuất kinh doanh.

* Các cấp quản trị của Công ty phải xây dựng kế hoạch và kiểm tra giá thành trong phạm vi điều hành sản xuất kinh doanh của mình. Đồng thời luôn tìm mọi biện pháp để hạ giá thành sản phẩm trên cơ sở vẫn đảm bảo và cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ của đơn vị mình.

CHƯƠNG IV: CHẾ ĐỘ THỐNG KÊ, KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN.

Điều 8: Công tác thống kê- kế toán và kiểm toán phải được thực hiện trên cơ sở có xây dựng kế hoạch, có kiểm tra cải tiến và đúng theo pháp lệnh kế toán thống kê và quy chế về kiểm toán do chính phủ ban hành.

Điều 9:

9.1. Tất cả các cấp quản trị của Công ty có trách nhiệm bảo đảm cho công tác thống kê - kế toán và kiểm toán được thực hiện xuyên suốt và có hiệu quả .

9.2. Khối phòng ban Kế toán tài vụ và bộ phận kiểm toán chịu trách nhiệm chính về tổ chức công tác thống kê- kế toán và kiểm toán trên cơ sở chức năng cụ thể đã được quy định trong quyết định thành lập.

Điều 10:

10.1. Báo cáo thống kê- kế toán và kiểm toán (được gọi chung là báo cáo tài chính) được lập định kỳ theo các quy định của nhà nước: hàng tháng, hàng quý, hàng năm tuỳ theo tính chất của báo cáo:

- Báo cáo tháng: ngày 5 tháng sau với báo cáo chi tiết và từ ngày 10-15 tháng sau nếu là báo

   cáo tổng hợp.

- Báo cáo quý: ngày 15  tháng đầu quý sau.

- Báo cáo năm: 1 tháng sau khi chấm dứt năm tài chính.

10.2. Báo cáo tài chính phải được bảm đảo:

- Tính chính xác, trung thực, kịp thời và thận trọng.

- Thực hiện trên cơ sở có kiểm kê đối chiếu số liệu thực tế.

- Có phân tích tình hình và đề xuất ý kiến xử lý hoặc cải tiến.

- Đầy đủ chữ ký của người thực hiện và người phụ trách.

Điều 11: Mọi hành vi vi phạm pháp lệnh kế toán thống kê quy chế về kiểm toán và chế độ báo cáo tài chính của Công ty tùy mức độ sẽ chịu xử phạt về kinh tế, hành chánh hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo đúng quy định của pháp luật.

CHƯƠNG V: TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ TÀI CHÍNH.

Điều 12: TRÁCH NHIỆM CỦA BAN GIÁM ĐỐCĐIỀU HÀNH CÔNG TY.

12.1 Trách nhiệm Tổng Giám đốc Công ty:

- Đại diện pháp nhân của doanh nghiệp có quyền điều hành cao nhất trong doanh nghiệp

  và chịu trách nhiệm trước cổ đông và trước pháp luật trong việc điều hành hoạt động của

  doanh nghiệp.

- Ký nhận vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác để quản lý , sử dụng theo đúng

  mục tiêu, nhiệm vụ được Hội đồng quản trị giao.

- Chịu trách nhiệm chính về việc điều hành sử dụng vốn và tài sản trong sản xuất kinh

  doanh đồng thời thường xuyên tổ chức kiểm tra việc sử dụng vốn và tài sản của các đơn vị

  sản xuất kinh doanh trực thuộc.

- Ký các báo cáo tài chính để trình Hội Đồng Quản Trị cũng như các văn bản liên quan đến

  vấn đề tài chính gởi cho các đối tượng bên ngoài Công ty.

12.2. Trách nhiệm của Giám đốc Tài chính.

1)       Quản trị tài chính Công ty : Tiến hành tổng hợp, phân tích và đánh giá tình hình tài chính của Công ty; xây dựng các chương trình hoạt động tài chính theo mục tiêu kế hoạch hoạt động hàng năm của Công ty; Đồng thời hoạch định chiến lược tài chính đảm bảo sự tồn tại và phát triển cho Công ty.

2)     Thực hiện các biện pháp điều hành tài chính  một cách chặt chẽ, duy trì khả năng dự phòng và thanh khoản cho Công ty . Đồng thời đảm bảo các loại tài sản của Công ty được kiểm soát và xử dụng hợp lý.

3)     Thiết lập cơ cấu và chính sách tài chính an toàn. Đảm bảo cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và đầu tư của Công ty vận hành hiệu quả.

4)        Được ủy quyền xem xét các hợp đồng kinh tế về mặt tài chính; giải quyết và xử

       lý các vấn đề tài chính thông thường của Công ty.

12.3. Trách nhiệm của các Giám đốc điều hành:

Tuỳ theo chức năng điều hành cụ thể, các Giám đốc đều phải có trách nhiệm quản trị tài chính, bảo đảm việc sử dụng, bảo toàn, phát triển việc sử dụng, bảo toàn, phát triển vốn và tài sản của Công ty đồng thời tạo điều kiện hỗ trợ công tác thông kê, kế toán và kiểm toán của các bộ phận chuyên ngành.

Điều 13: TRÁCH NHIỆM CỦA BỘ PHẬN CHUYÊN TRÁCH NGHIỆP VỤ

13.1. Trách nhiệm của Kế toán trưởng Công ty.

- Thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo Điều lệ kế toán trưởng.

- Hoạch định và đưa ra những quyết định tài chính ngắn hạn.

- Hoạch định, tổ chức, kiểm tra, duy trì và đổi mới theo hướng hiệu quả các nghiệp vụ

  quản trị Kế toán, Tài chính.

- Tổ chức công tác thống kê - kế toán của Công ty.

- Kiểm tra việc quản trị tài chính của các đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc.

13.2. Trách nhiệm của tổ Kiểm toán:

- Trực thuộc Ban Giám Đốc điều hành Công ty và thực hiện việc kiểm toán nội bộ theo

  quy chế kiểm toán.

- Chịu trách nhiệm về số liệu và ký xác nhận kết luận kiểm toán của các báo cáo kiểm

  toán nội bộ.

13.3. Trách nhiệm của Trưởng phòng ban Kế toán –Tài vụ:

- Trưởng phòng Kế toán có trách nhiệm tổ chức, điều hành, quản lý nhân sự nghiệp vụ

  để thực hiện công tác thống kê - kế toán theo đúng quy định.

- Trưởng phòng Tài vụ có trách nhiệm tổ chức, điều hành, quản trị nhân sự nghiệp vụ

  để thực hiện công tác quản trị vốn và tài sản theo đúng quy định. 

Điều 14. TRÁCH NHIỆM CỦA PHỤ TRÁCH ĐƠN VỊ SẢN XUẤT KINH

      DOANH TRỰC THUỘC

1)     Chịu trách nhiệm trực tiếp về việc sử dụng vốn và tài sản được Công ty giao phục vụ kinh doanh theo phương án sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn được Tổng Giám đốc thông qua, bảo đảm hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và thực hiện đầy đủ các khoản nghĩa vụ nộp Ngân sách theo quy định.

2)     Quản trị thực hiện và kiểm tra việc chi phí trên cơ sở tuân thủ các dự toán, định mức được duyệt. Đồng thời có kế hoạch cũng như tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh mang lại doanh thu và hiệu quả cao nhất cho đơn vị.

3)     Thực hiện chế độ báo cáo tài chính đúng quy định và chịu trách nhiệm cuối cùng về số liệu báo cáo.

Điều 15: TRÁCH NHIỆM PHÁT HIỆN VI PHẠM

Tất cả các cấp quản trị Công ty có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát việc quản trị tài chánh theo phần hành của mình đồng thời phải báo cáo ngay cho cấp trên khi phát hiện có các vi phạm quy chế quản trị tài chánh của Công ty. Mọi thiệt hại do chậm trễ báo cáo sẽ bị quy trách nhiệm liên đới.

CHƯƠNG VI: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 16:

- Bản quy chế này có hiệu lực thi hành từ ngày được ban hành. Các quy định trước đây trái với

  các điều khoản của Quy chế này đều bãi bỏ.

- Các cấp quản trị là Trưởng phòng ban, Phụ trách các Đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc

  Công ty có trách nhiệm phổ biến Quy chế Tài chính này.

- Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các đơn vị phụ thuộc và các bộ phận chuyên trách

  chuyên môn cần phản ánh kịp thời về Công ty để nghiên cứu bổ sung hoặc sửa đổi cho phù hợp.