Mẫu quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp theo GDP TL

Mẫu quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp này được xây dựng cho công ty áp dụng GDP và GSP vào hoạt động bảo quản và phân phối thuốc. Quy trình này là tối giản trong kiểm soát phù hợp cho các đơn vị vừa và nhỏ. Bao gồm 1 quy trình với lưu đồ và diễn giải lưu đồ cùng 3 biểu mẫu: kế hoạch mua hàng / biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp và danh sách nhà cung cấp được chọn.
Mẫu quy trình này cũng phù hợp cho các lĩnh vực khác và cho các tiêu chuẩn khác như ISO. Tất nhiên là nếu bạn muốn kiểm soát chặt chẽ hơn hoạt động mua hàng thì nên bổ sung thêm các biểu mẫu khác cho phù hợp.

Nếu cần tìm thêm tài liệu mẫu ngành thuốc, hãy xem list Series tổng hợp

Bạn có thể tải ngay quy trình và biểu mẫu ở đây:

Quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp
Biểu mẫu kế hoạch mua hàng

Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp

Biểu mẫu danh sách nhà cung cấp được chọn

Nếu khó khăn trong tải tài liệu, xem hướng dẫn tại đây
Nếu muốn mua tài liệu xem thông tin ở đây



Nếu liên kết bị hỏng vui lòng để lại comment để mình sửa chữa nhé!

Trích phần diễn giải của quy trình:

Bước 1:    Yêu cầu mua hàng xuất phát từ những lý do sau:

-          Nhu cầu thị trường

-          Yêu cầu của khách hàng

-          Phân tích tình hình kinh doanh thời gian trước đó

-          Báo cáo định mức tồn kho

Bước 2:        

-          Phòng KD căn cứ vào yêu cầu và kết quả làm việc với Ban Giám đốc để lập kế hoạch mua hàng cho 6 tháng hoặc 1 năm.

Bước 3:        

-          Kế hoạch lập xong phải được phê duyệt của Ban GĐ.

-          Trường hợp không được duyệt phải chỉnh sửa lại cho đúng yêu cầu trước khi trình lại.

Bước 4:        

-          Chọn lựa những NCC phù hợp nhất.

-          Đối với nhà cung cấp mới, phải đánh giá lựa chọn trước khi quyết định giao dịch theo các tiêu chí:

§  Phải có giấy phép kinh doanh theo quy định của pháp luật.

§  Chất lợng sản phẩm.

§  Uy tín của nhà cung ứng (khả năng tài chính, kết quả kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp)

§  Giá

§  Điều kiện thanh toán: Nhanh hay chậm, lãi suất bao nhiêu %.

§  Các ưu đãi khác….

§  Các tiêu chí khác nếu GĐ yêu cầu

-          Cách tính điểm đánh giá lựa chọn NCC:

§  Điểm kết luận = (HỢP PHÁP * 2 + CHẤT LƯỢNG * 2 + UY TÍN + GIÁ + THANH TOÁN + ƯU ĐÃI)/8

§  Nếu Điểm kết luận  >=  7 thì NCC đủ điều kiện được chọn lựa.

§  Trường hợp có hơn 1 NCC đạt điểm >= 7 thì chọn những NCC có số điểm cao nhất hoặc do Ban Giám đốc quyết định.

-          Nếu đạt yêu cầu thì bổ sung nhà cung cấp đó vào Danh sách NCC

Bước 5:        

-          Hợp đồng/đơn đặt hàng do Công ty hoặc đối tác soạn.

-          Phòng KD kiểm tra và điều chỉnh nội dung hợp đồng trước khi trình GĐ ký.

-          Điều kiện quan trọng phải có khi đàm phán mua hàng là; hàng hóa có chất lượng, không được hết hạn sử dụng và phải có phiếu kiểm nghiệm.

Bước 6:        

-          Thủ tục nhập và kiểm hàng bao gồm thủ tục nhận hàng từ NCC và thủ tục nhập kho.

-          Sau khi nhập kho, tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm.

-          Khi nhập hàng phải tuân thủ Quy trình nêu trong lưu đồ quy trình này.

-          Nếu phát hiện hàng kém chất lượng, hàng giả….thì tiến hành xử lý theo các Quy trình và quy định nêu trong lưu đồ của Quy trình này

Bước 7:        

-          Nếu đạt yêu cầu thì kết thúc và lưu hồ sơ

-          Ngược lại thực hiện bước tiếp (xử lý)

Bước 8:        

-          Tùy theo mức độ của sự cố mà xử lý theo các Quy trình, quy định nêu trong lưu đồ của quy trình này.

Bước 9:        

-          Lưu toàn bộ các hồ sơ liên quan theo quy trình kiểm soát hồ sơ.

-          Theo định kỳ (ghi trong TL-QT15MA03), Phòng KD đánh giá lại NCC để quyết định có tiếp tục giao dịch không.

-          Trường hợp chưa đến kỳ đánh giá nhưng NCC mắc nhiều lỗi thì có thể thực hiện đánh giá để quyết định có duy trì giao dịch nữa không. Cách tính điểm giống như ở Bước 4