Nếu cần tìm thêm tài liệu mẫu ngành thuốc, hãy xem list Series tổng hợp
Bạn có thể tải ngay quy trình và biểu mẫu ở đây:
Nếu khó khăn trong tải tài liệu, xem hướng dẫn tại đây
Nếu muốn mua tài liệu xem thông tin ở đây
Nếu liên kết bị hỏng vui lòng để lại comment để mình sửa chữa nhé!
Trích nội dung của quy định:
1.
Mục đích:
Quy định thống nhất
phương pháp nhận biết và truy tìm nguồn gốc sản phẩm trong các quá trình mua
vào, kiểm nhập, lưu kho và bán ra của Công ty .
2.
Phạm vi áp dụng:
Nhận biết và truy tìm
nguồn gốc sản phẩm đối với tất cả các mặt hàng Công ty có kinh doanh và có liên
quan.
Các chi nhánh, phòng
kinh doanh, phòng Hậu cần … có hàng: trực tiếp thực hiện quy trình này,
Phòng Hậu cần phối hợp thực hiện.
3.
Nội dung:
3.1. Nhận biết sản
phẩm mua vào
- Mọi sản phẩm mua vào
phải có chứng từ với các thông tin sau:
+ Tên nhà cung ứng:
+ Ngày mua
+ Số hoá đơn, số hợp
đồng
+ Tên sản phẩm,quy
cách, chủng loại nồng độ, hàm lượng
+ Số lượng
+ Số lo sản xuất (SKS),
ngày sản xuất, hạn dùng
+ Tiêu chuẩn chất lượng
+ Số đăng ký hoặc số
giấy phép được lưu hành
+ Tên nhà sản xuất,
nước sản xuất hay chứng nhận xuất xứ (xem trên QT nhận kiểm hàng).
- Sản phẩm được nhận
biết bằng tên và ký mã hiệu (nếu có) được gắn chắc chắn trên sản phẩm hoặc trên
nhãn mác hàngh hoá. Tên hàng, chủng loại hàm lượng, nồng độ, lô, hạn dùng, nhà
sản xuất, quy cách phải đúng như trong chứng từ mua hàng.
- Nếu dấu hiệu nhận
biết bị mờ hoặc mất mát, thủ kho và nhóm kiểm hàng phải để riêng để xác định
lại.
- Sản phẩm mới mua về
phải được để đúng nơi quy định dành cho hàng chờ kiểm.
3.2. Nhận biết sản
phẩm chờ kiểm
- Tất cả hàng chờ kiểm
được để riêng từng loại tại khu vực để hàng chờ kiểm
3.3. Nhận biết sản phẩm
đã kiểm
- Các kiện hàng sau khi
đã mở kiểm về số lượng và chất lượng về cảm quan, đều được dán băng bảo đảm của
Công ty, có chữ ký của các thành viên kiểm nhận.
- Các lô hàng sau khi
đã kiểm xong, nếu đạt yêu cầu được chuyển vào khu vực bảo quản và nhập kho.
Hàng đã kiểm đạt yêu cầu (về cảm quan), đều được để riêng ở khu vực “Biệt
trữ cách ly” và có biển hàng theo dõi.
- Hàng nhập khẩu phải
dán nhãn phụ với đầy đủ nội dung theo đúng quy định đến từng đơn vị đóng gói
cấp phát lẻ.
3.4. Nhận biết sản
phẩm trong quá trình lưu kho
- Dựa vào sơ đồ kho,
cách bố trí sắp xếp trong kho.
- Hệ thống quản lý vi
tính (Định vị sản phẩm trong kho, nếu có)
3.5. Nhận biết sản
phẩm bán ra
- Tất cả hàng bán ra
đều có hoá đơn bán hàng (phiếu xuất kho) và phiếu báo lô của Công ty (Xem quy
trình cấp phát hàng).
3.6.
Truy tìm nguồn gốc sản phẩm
3.6.1. Truy tìm nguồn
gốc sản phẩm chỉ tiến hành khi có yêu cầu: Trong trường hợp có khiếu nại hoặc
khi phát hiện sự không phù hợp của sản phẩm (thuốc bị đình chỉ lưu hành). Ghi
nhận yêu cầu vô TL-QT02M01
3.6.2. Cách thức truy
tìm
Khi có yêu cầu truy tìm
nguồn gốc sản phẩm phòng có nhu cầu thông báo cho phòng Hậu cần, phòng
Hậu cần có trách nhiệm tiến hành truy tìm theo trình sự sau:
Bước 1: Xác định phạm
vi truy tìm
- Xác định nguồn gốc,
trách nhiệm đối với sản phẩm cần truy tìm: nhà cung ứng, nhà sản xuất, ngày
nhập, chứng từ nhập, người nhập, người kiểm.
- Xác định được vị trí,
số lượng hàng cần truy tìm:
+ Hàng tồn trong kho:
Lô sản xuất, số lượng
+ Hàng đã xuất: tên
khách hàng, địa chỉ của khách hàng, số lượng mua của từng khách hàng/lô sản
xuất.
Trưởng phòng Hậu cần/chuyên
viên phụ trách sản phâm ghi phiếu truy tìm nguồn gốc sản phẩm.
Bước 2: Thu thập thông
tin – Kiểm tra hồ sơ lưu
Căn cứ tên hàng, nồng
độ hàm lượng và các thông tin, yêu cầu ghi trên phiếu, người được phân công
tiến hành truy tìm , tìm kiểm các thông tin bằng cách kiểm tra lại hồ sơ lưu:
- Trong thẻ kho: Xác
định người mua + thời gian xuất hàng +
số hoá đơn + số lượng
- Trong phiếu báo lô:
xác định người mua + thời gian xuất hàng + số hoá đơn + số lượng + lô sản xuất.
- Trong sổ kiểm nhập
hàng: Xác định được ngày hàng về, số hoá đơn/ chứng từ mua hàng, tờ khai Hải
quan, tên hàng, quy cách, lô sản xuất, nhà sản xuất, nhà cung ứng, tình trạng
chất lượng lúc hàng về người kiểm.
- Người truy tìm có thể
truy cập một trong số các hồ sơ trên đẻ tìm các thông tin tương ứng.
Bước 3: Tổng hợp kết
quả truy tìm
- Lập danh sách và địa
chỉ của khách hàng đã mua lô hàng cần truy tìm;
- Ghi phiếu truy tìm
nguồn gốc sản phẩm: Nội dung của phiếu tuỳ theo yêu cầu truy tìm.
- Thông báo trả lời
khách hàng hoặc nơi yêu cầu truy tìm.
No comments:
Post a Comment
haccololong@gmail.com