Mẫu quy trình thu hồi sản phẩm của công ty phân thuốc TL

Mẫu quy trình thu hồi sản phẩm của công ty phân thuốc này được viết và triển khai khi áp dụng GDP (Thực hành tốt phân phối thuốc). Mục đích của nó nhằm: Giải quyết các phản ảnh/khiếu nại về chất lượng, qui cách,.. của khách hàng để:

-          Bảo đảm rằng các khiếm khuyết về chất lượng và hiệu lực của một sản phẩm, các sai lệch về chất lượng của sản phẩm có thể được thu hồi một cách nhanh chóng để hủy bỏ và để tránh thiệt hại.

-          Giữ vững uy tín của Công ty đối với khách hàng.

Quy trình gồm 1 lưu đồ, 1 công văn mẫu và 1 đề nghị thu hồi mẫu.

Nếu cần tìm thêm tài liệu mẫu ngành thuốc, hãy xem list Series tổng hợp

Bạn có thể tải các mẫu ở đây:

Lưu đồ chính của quy trình thu hồi sản phẩm TL
Biểu mẫu đề nghị thu hồi sản phẩm TL
Mẫu công văn thông báo thu hồi sản phẩm TL

Nếu khó khăn trong tải tài liệu, xem video hướng dẫn ở đây

Nếu liên kết bị hỏng vui lòng để lại comment để mình sửa chữa nhé!

Tóm tắt một số nội dung có trong mẫu:

Phần quy trình

Trách nhiệm	Lưu đồ	Tài liệu viện dẫn/ Biểu mẫu áp dụng
GĐ, Phòng KD	1.	TL-QT09M01: Đề nghị thu hồi
Phòng KD	2.      Gởi công văn thu hồi	TL-QT09M02: Công văn thu hồi sản phẩm
Phòng KD	3.      Thu hồi-Nhập lại hàng
Kho	4.      Biệt trữ, cách ly   Đổi/bù hàng
Phòng KD, GĐ	5.      Lập báo cáo tổng kết
Phòng KD	6.      Gởi báo cáo đến các cơ quan chức năng
Các BP liên quan	7.

1.      Diễn giải:

Bước 1:    Khi đã có kết luận sản phẩm phải thu hồi và đề nghị thu hồi, BGĐ ra quyết định thu hồi sản phẩm bằng công văn

Bước 2:    Phòng KD chịu trách nhiệm gủi toàn bộ công văn thu hồi tới Nhà sản xuất gốc, tới toàn thể nhân viên trong công ty và tất cả khách hàng.

Bước 3:     

-          Hàng hóa chỉ được tiếp nhận khi có lệnh của phòng KD hoặc BGĐ.

-          Khi thu hồi, khách hàng phải cho biết thông tin chi tiết như: tên hàng, nồng độ, hàm lượng, nơi sản xuất, lô sản xuất, hạn dùng, số hóa đơn, chứng từ mua hàng, ngày tháng mua, số lượng đã mua và số lượng tồn, lý do thu hồi.

-          Kho chịu trách nhiệm tiếp nhận về số lượng. Khi tiếp nhận hàng trả về thủ kho tiến hành đối chiếu các tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng… của hàng hóa đó.

Bước 4:        

-          Tất cả hàng hóa do khách hàng trả lại được tiếp nhận vào kho biệt trữ “hàng trả về chờ xử lý”. Hàng được bảo quản tại kho này cho tới khi có quyết định của phòng KD hoặc BGĐ cho nhập kho để cấp phát tiếp hoặc xuát trả nhà cung cấp, xử lý hủy

-          Kho báo số lượng tiếp nhận thực tế để phòng KD làm thủ tục đổi/bù hàng cho khách hàng

Bước 5:    Làm báo cáo tổng kết hàng thu hồi.

Bước 6:    Gởi báo cáo đến: Nhà cung cấp, nhà sản xuất, các cơ quan quản lý nhà nước như: Sở Y tê, Trung tâm kiểm nghiệm……

Bước 7:       Lưu toàn bộ hồ sơ liên quan tối thiểu là 3 năm.

Biểu mẫu đề nghị thu hồi:

I.       NỘI DUNG VẤN ĐỀ

Tên sản phẩm:…………………………………………………….		Số lô:……………………………
Quy cách đóng gói:……………………………………………………………………………………...
Tình trạng:……………………………………………………………………………………………….
Ngày phát hiện:…./…./…..	Nơi phát hiện:…………………………………………………………...

II.    ĐIỀU TRA & PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN

1.      Nhập kho:	Ngày:…./…./….	Số lượng:……………………...................
2.      Tồn kho:	Ngày:…./…./….	Số lượng:……………………...................
3.      Số lượng đã phân phối:……………………….
4.      Tình trạng bảo quản/sử dụng sản phẩm tại nơi phát hiện:…………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………
5.      Kết quả kiểm tra chất lượng:
-       Mẫu lưu: …………………………………………………………………………………..........
-       Mẫu thị trường: …………………………………………………………………………………
6.      Nguyên nhân: ………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………..

III. ĐỀ NGHỊ:

Đề nghị Giám đốc xem xét cho thu hồi lô sản phẩm nói trên đã cho lưu hành để xử lý.

Người đề nghị Ngày: …/…/…

P.Kinh doanh Ngày: …/…/…

Giám đốc Ngày: …/…/…