Mẫu quy trình giao nhận và vận chuyển thuốc TL

Mẫu quy trình giao nhận và vận chuyển thuốc này áp dụng cho công ty có hoạt động lưu trữ và vận chuyển thuốc. Dĩ nhiên là bạn có thể nghiên cứu nó để áp dụng qua 1 lĩnh vực khác. Đây là quy trình cần có khi đơn vị của bạn áp dụng GDP. Việc thực hiện theo quy trình và có hồ sơ lưu trữ sẽ giúp chứng minh được hoạt động giao - nhận thuốc vẫn duy trì được chất lượng của thuốc.

Hãy nghiên cứu quy trình này để áp dụng cho hoạt động logistics của công ty bạn dù là trong bất kỳ lĩnh vực nào.

Nếu cần tìm thêm tài liệu mẫu ngành thuốc, hãy xem list Series tổng hợp

Bạn có thể tải ngay quy trình và biểu mẫu ở đây:

Quy trình giao nhận và vận chuyển thuốc

Mẫu biên bản bàn giao thuốc

Mẫu bảng tường trình sự cố khi giao - nhận thuốc

Nếu khó khăn trong tải tài liệu, xem hướng dẫn tại đây
Nếu muốn mua tài liệu xem thông tin ở đây



Nếu liên kết bị hỏng vui lòng để lại comment để mình sửa chữa nhé!

Trích phần diễn giải của quy trình

Bước 1:   Tiếp nhận thông tin về sự cố sản phẩm từ các nguồn khác nhau.

-          Chỉ thực hiện Việc cấp phát và xếp hàng lên phương tiện vận chuyển khi nhận được lệnh xuất hàng bằng văn bản cụ thể

-          Thủ kho nhận và kiểm tra hóa đơn, chứng từ: có chữ ký của người viết hóa đơn, kế toán, trưởng phòng…..chưa; có đóng dấu chưa.

-          Trên hóa đơn phải ghi rõ: tên, địa chỉ khách hàng, thời gian giao hàng, tên hàng hóa, nơi sản xuất, quy cách đóng gói, số lượng, đơn giá, thành tiền, hình thức vận chuyển, tên, địa chỉ, số xe người vận chuyển hoặc giao hàng nếu có.

-          Báo giá, biên bản đối chiếu công nợ, hóa đơn điều chỉnh, hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng…

Bước 2:    

-          Phòng kinh doanh phối hợp cùng Kho để xem xét khả năng thực hiện giao-nhận sao cho phù hợp nhất: phương tiện vận chuyển phù hợp với hàng hóa; lộ trình vận chuyển; điều kiện bảo quản; thời tiết….

-          Trường hợp năng lực vận chuyển của Công ty không thể đáp ứng thì Phòng KD phối hợp với Phòng Logistics tìm dịch vụ vận chuyển bên ngoài để gởi hàng. Các phương tiện thuê ngoài phải đảm bảo độ tin cậy, đáp ứng được các điều kiện bảo quản của hàng hóa.

Bước 3:    

Nguyên tắc chung khi vận chuyển:

-          Sau khi hoàn thành thủ tục hóa đơn, chứng từ nhân viên giao-nhận chuẩn bị phương tiện vận chuyển phù hợp với yêu cầu bảo đảm được sự an toàn về số lượng, chất lượng trên suốt lộ trình giao hàng.

-          Hàng hóa cần bảo quản ở điều kiện bình thường, hàng lẻ thuộc nhóm thuốc thông thường không yêu cầu các biện pháp bảo quản đặc biệt: vận chuyển bằng xe thường, xe máy….

-          Hàng hóa cần bảo quản lạnh: vận chuyển bằng xe có điều hòa nhiệt độ.

-          Giao hàng nguyên kiện: Tùy theo khối lượng thuốc, tính chất bảo quản bố trí xe cho phù hợp.

-          Người gửi hàng có trách nhiệm kiểm tra điều kiện vệ sinh, bảo quản hàng hóa của xe trước khi xếp hàng lên. Phải nắm rõ số lượng, chủng loại, điều kiện bảo quản, vận chuyển thời gian, địa điểm giao hàng yêu cầu chủ phương tiện kiểm tra lại hàng hóa, xác nhận yêu cầu về chế độ bảo quản khi vận chuyển và ký vào biên bản nhận gửi hàng.

Bước 4:       

Trễ nhất là sau khi xếp hàng lên phương tiện vận chuyển, nhân viên giao nhận phải báo cho khách hàng những nội dung cần thiết để khách hàng chuẩn bị các điều kiện cho việc tiếp nhận hàng hóa.

Bước 5:    

Giao hàng trực tiếp:

-          Giao theo đúng chủng loại, số lượng và yêu cầu người mua ký nhận, nếu phát hiện có hư hao, hỏng vỡ trong quá trình vận chuyển phải kịp thời thông báo cho Công ty để cấp bù, sau đó kiểm tra nguyên nhân, làm biên bản tường trình.

-          Dược sĩ đại học, DSTH được ủy quyền giao hàng là thuốc độc nghiện, thuốc hướng tâm thần và tiền chất phải chịu trách nhiệm về số lượng chủng loại, chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển và giao hàng cho khách hàng.

-          Sau khi nhận bên mua ký và ghi rõ họ tên vào hóa đơn bán hàng. Nhận tiền thanh toán nếu có.

-          Trường hợp người mua từ chối nhận hàng vì bất cứ lý do gì, người giao hàng liên hệ với các bộ phận liên quan tìm cách giải quyết.

Giao hàng qua trung gian:

-          Người vận chuyển trung gian được yêu cầu làm các công việc của người giao hàng trực tiếp.

-          Người được giao nhiệm vụ gửi hàng qua trung gian có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra chứng từ trả về cho Công ty và các bộ phận liên quan.

Bước 6:    

-          Người giao hàng trực tiếp hoặc người được giao nhiệm vụ gửi hàng sau khi đã nhận và kiểm tra hóa đơn chứng từ đầy đủ, có trách nhiệm trả về Công ty và các bộ phận liên quan.

-          Xử lý hư hao, hỏng vỡ do vận chuyển, trả hàng dư thừa hoặc khách hàng không nhận và trao tiền của khách hàng lại cho Công ty.

Bước 7:      Lưu toàn bộ hồ sơ liên quan tối theo đúng quy trình kiểm soát tài liệu/hồ sơ.