1/ Mục đích :
Quy trình này
quy định cách thức kiểm soát tài liệu, nhằm đảm bảo cho người thực hiện các
công việc biết được những tài liệu nào liên quan đến họ để áp dụng và tài liệu
phải luôn luôn sẵn có tại những nơi cần thiết. Đảm bảo những người thực hiện những
công việc ảnh hưởng đến Hệ thống chất lượng đều có đủ tài liệu và dữ liệu đáng
tin cậy.
2/ Phạm
vi áp dụng :
2.1/ Đối tượng áp dụng:
Các tài liệu do nội bộ Công ty soạn thảo liên quan đến Hệ thống chất lượng của
Xí Nghiệp Nhựa Xuất Khẩu như: Sổ tay chất lượng, Hướng dẫn công việc, Quy
trình, Thông báo…
2.2/ Trách
nhiệm áp dụng: BGĐ, ĐDLĐCL, PHC, PTV, PKD, PKT, XNN.
3/ Tài
liệu tham khảo :
-
Sổ tay chất lượng :THOTH – STCL.
-
Tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 (E) .
-
Hướng dẫn công việc “Trình bày tài liệu chất lượng” PHC-HD -4.2.3
4/ Định
nghĩa :
4.1/ Tài liệu được kiểm soát
: Tài liệu đang được lưu hành, đang được áp dụng có đóng dấu “KIỂM SOÁT” ( Dấu
1 – màu xanh) ở mỗi trang, theo dõi ngày hiệu lực ban hành và có giáp lai (ở bản
chính).
4.2/ Tài liệu
lỗi thời : Tài liệu không còn sử dụng, được đóng dấu “ LỖI THỜI” (Dấu 2
– màu đỏ) và chỉ có duy nhất PHC lưu bản chính đóng dấu lỗi thời.
4.3/ Tài liệu
bản chính: Tài liệu có chữ ký sống của người soạn thảo, người xem xét
và người phê duyệt.
4.4/ Các chữ
viết tắt :
-
PHC: Phòng Hành Chánh Quản Trị / PKT : Phòng Kế Toán
-
BGĐ: Ban Giám Đốc / BPLQ: Bộ phận liên quan
5./ Nội dung quy trình (xem đầy đủ cả lưu đồ và biểu mẫu tại file đính kèm, phần này chỉ trích phần mô tả)
5.1/ Lưu đồ
5.2/ Diễn giải:
v
Trường hợp tài liệu là Sổ Tay Chất Lượng,Quy
trình, Hướng Dẫn Công việc:
Bước1: Khi
các bộ phận có yêu cầu biên soạn, hủy hay sửa đổi tài liệu, bộ phận này sẽ điền
vào phiếu yêu cầu (ALTA-QT-4.2.3/BM-1) và trình BGĐ phê duyệt. Nếu BGĐ đồng ý sẽ
chỉ định người biên soạn hay sửa đổi vào phiếu trên và chuyển cho người được chỉ
định.
Bước2:
Người được chỉ định sẽ thực hiện biên soạn hay sửa đổi tài liệu. Hình thức của
tài liệu được quy định trong Hướng Dẫn Công Việc “Trình Bày Tài Liệu”
(PHC-HD-4.2.3), sau đó trình Đại diện Lãnh đạo chất lượng xem xét và Ban Giám đốc
phê duyệt theo quy định sau :
TÀI
LIỆU
|
SOẠN
THẢO
|
XEM
XÉT
|
PHÊ
DUYỆT
|
Sổ
tay chất lượng
|
Người
được Ban Giám Đốc chỉ định
|
ĐDLĐCL
|
Tổng
Giám Đốc
|
Quy
trình
|
Người
liên quan trực tiếp đến Quy trình và TKCL
|
ĐDLĐCL
|
Ban
Giám Đốc
|
-Kế hoạch kiểm tra
-Kế hoạch kiểm soát CL
-Kế hoạch thực hiện mục tiêu
|
Người
được Ban Giám Đốc chỉ định
|
ĐDLĐCL
|
Ban
Giám Đốc
|
-Chính sách, Mục tiêu CL
|
ĐDLĐCL
|
Ban
Giám Đốc
|
|
Hướng
dẫn công việc
|
Người
được Trưởng BPLQ chỉ định
|
Trưởng
BPLQ xem xét lần 1.
ĐDLĐCL
xem xét lần 2.
|
Ban
Giám Đốc
|
Bước 3: Người được chỉ định
sẽ thực hiện chỉnh sửa lại nếu cấp xem xét / phê duyệt chưa đồng ý. Trong trường
hợp tài liệu soạn thảo đã được xem xét và phê duyệt. Người đã soạn thảo / sửa đổi
tài liệu sẽ chuyển tài liệu này cho PHC để đăng ký phân phối.
Bước 4:
-
Đối với trường hợp hủy tài liệu, PHC :
+ Nhận phiếu yêu cầu (ALTA-QT-4.2.3/BM-1) cập nhật vào danh mục tài liệu.
+ Thu hồi đúng số lượng tài liệu lỗi thời
đã ban hành và hủy những tài liệu này bằng cách xé hay cắt, chỉ lưu một bản
chính của lần soát xét trước đó có đóng dấu lỗi thời tại Phòng Hành chánh để
tham khảo.
+ Cập nhật vào Danh mục tài liệu lỗi thời.
-
Về việc phân phối tài liệu, PHC :
+
Nhận bản chính đóng dấu kiểm soát ngày hiệu lực và giáp lai tất cả các trang.
+
Photo tài liệu để phân phối theo chỉ định của tài liệu ở trang kiểm soát (trang
1 của mọi tài liệu).
+ Cập
nhật vào danh mục tài liệu theo biểu mãu :THOTH-QT-4.2.3/BM-2.
+ Tiến
hành phân phối tài liệu và ký nhận ngay trên bản chính.
Các BPLQ chuyển tài liệu đã
lỗi thời về PHC và nhận tài liệu mới, cập nhật vào danh mục tài liệu
(ALTA-QT-4.2.3/BM-2 của riêng bộ phận để đảm bảo không sử dụng tài liệu lỗi thời.
Định kỳ 3 tháng 1 lần PHC
thông báo bằng cách cập nhật và phân phối Danh mục tài liệu để BPLQ biết và cập
nhật tài liệu áp dụng.
Tất cả
các Tài Liệu Hệ Thống Chất Lượng không được sao chụp, sửa đổi dưới bất kỳ hình
thức nào nếu không có sự chấp thuận bằng văn bản của Đại diện Lãnh đạo Chất lượng
và Ban Giám đốc.
Bước 5: Các BPLQ sau khi nhận và
cập nhật tài liệu được phân phối sẽ áp dụng tài liệu. Trưởng các bộ phận có
trách nhiệm cập nhật vào Danh mục tài liệu để kiểm soát tài liệu bộ phận của
mình.
Bước 6: Cứ
03 năm một lần tính từ ngày hiệu lực của tài liệu, Phòng PHC sẽ ra thông báo
xem xét định kỳ các tài liệu đã được áp dụng, BGĐ và các BPLQ sẽ xem xét lại
tính phù hợp của các tài liệu này. Nếu tài liệu cần sửa đổi, quay về bước một.
Bước
7: Sau khi xem xét, nếu
tài liệu vẫn còn phù hợp, các BPLQ vẫn tiếp tục áp dụng tài liệu.
v Đối
với trường hợp tài liệu nội bộ là các báo cáo, thông báo, công văn, chỉ thị :
PHC sẽ kiểm soát việc phân phối các quy định, thông báo của
Công ty thông qua Sổ phân phối tài liệu
dành riêng cho loại tài liệu này. (ALTA-QT-4.2.3/BM-3)
v Đối
với trường hợp tài liệu nội bộ là các tài liệu phục vụ cho sản xuất bao gồm : Lệnh
sản xuất, Kế hoạch sản xuất, Kế hoạch bảo trì, hiệu chuẩn, đào tạo, tài liệu kỹ
thuật, mẫu sản phẩm … :
Tại mỗi Đơn vị, bộ phận Hành chánh văn phòng sẽ kiểm soát việc
phân phối tài liệu thông qua ngày ban hành và vào sổ phân phối (ALTA-QT-4.2.3/BM-3),
người
phân phối ký xác nhận trên bản phân phối, ghi rõ ngày giờ giao tài liệu.
v Đối
với trường hợp tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài :
Đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết
và kiểm soát được sự phân phối. Tránh sử dụng các tài liệu lỗi thời và dễ dàng
nhận biết tùy theo mục đích sử dụng.
Cần đánh Ký mã hiệu các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài,
có Danh mục tài liệu theo dõi.
6/
Tài liệu / biểu mẫu :
6.1/ Phiếu yêu cầu soạn thảo/
sửa đổi tài liệu :THOTH-QT-4.2.3/BM-1
6.2/ Danh mục tài liệu
:THOTH-QT-4.2.3/BM-2
6.3/ Sổ phân phối tài liệu nội
bộ :THOTH-QT-4.2.3/BM-3
6.4/ Dấu kiểm soát tài liệu:
Dấu có màu mực xanh :
No comments:
Post a Comment
haccololong@gmail.com