Quy định hoạt động tổng kho hàng AL

1.      MỤC ĐÍCH YÊU CẦU :

·        Quy định các vấn đề liên quan đến Tổng Kho Nhựa

·        Quy định chức năng , nhiệm vụ của Tổng Kho – Nhân sự thuộc Tổng Kho và mối quan hệ với các bộ phận liện quan

·        Quy định trình tự vận hành của tổng Kho

·        Quy định công tác Hạch toán kế toán đối với Tổng Kho

2.      PHẠM VI ÁP DỤNG :

-         Bộ phận áp dụng : Nhân sự thuộc Tổng kho và các bộ phận có liên quan

-         Trách nhiệm áp dụng : Tổng Kho Nhựa , Phòng Tài Vụ , Phòng Kế Toán và Các Bộ phận có liên quan

3.TÀI LIỆU THAM KHẢO :

-         Sổ Tay Chất lượng

-         Tiêu chuẩn ISO 9001-2000

4.ĐỊNH NGHĨA :

-    XN : Xí Nghiệp

-         GTGT : Gía trị Gia tăng

-                   

I.                   CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ :

1)     Tổng Kho Nhựa là Kho trực thuộc Văn Phòng Công Ty chuyên nhập Vật tư Hạt Nhựa , Bã Màu và cung cấp Vật Tư sản xuất cho Đơn vị XN Nhựa Bao Bì Xuất Khẩu , XN Bã Màu Tân Thuận , đồng thời cung ứng Vật tư kinh doanh cho Bộ phận Kinh Doanh – Tiếp Thị

2)     Các bộ phận có mối quan hệ nhập – xuất với Tổng kho :

·        Tổ Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu : giao nhận Vật tư nhập khẩu  về Kho và Chuyển Thành phẩm giao xuất khẩu từ Kho nếu có sự đồng ý của Ban Giám Đốc 

·        Phòng Tài Vụ Công Ty : cung cấp Lệnh Nhập Kho , Lệnh Xuất Kho , Hoá Đơn

·        XN Nhựa Bao Bì Xuất khẩu : yêu cầu xuất kho Vật Tư Nhựa , Bã Màu để dự trữ sản xuất 

·        XN  Bã Màu : yêu cầu xuất kho Vật Tư Nhựa LLDPE để dự trữ sản xuất hoặc giao thành phẩm ( Bã Màu trắng ) cho kho chờ xuất khẩu

·        Phòng Kinh Doanh Tiếp Thị  hoặc bộ phận tiếp thị của XN Nhựa : nhận cung cấp từ Kho Vật Tư Nhựa Bã Màu để kinh doanh

3)     Nhân sự của Tổng Kho gồm :

·        Kế Toán Kho : có nhiệm vụ lập Phiếu Nhập xuất kho , mở sổ chi tiết Vật Tư , báo cáo nhập xuất tồn kho hàng ngày , hàng tháng. Đối chiếu , huớng dẫn , chứng kiến nhập xuất và cùng kiểm kê với Thủ Kho . Lập Phiếu điều xe , điều hành vận chuyển xe . Điều hành Đội bốc  xếp . Tổ chức sắp xếp Kho , quản lý giao nhận bảo quản tài sản trong Kho . Lập Bảng chấm công , Cơm ca và Bảng Lương ( Luơng xe và nhân sự Kho ) . Lập Biên bản Thừa Thiếu khi giao nhận , khi kiểm kê ( 3 liên : 1 lưu , 1 cho bộ phận giao nhận , 1 cho Thủ kho )  và lập biên bản kiểm kê

·        Thủ Kho : có nhiệm vụ nhập xuất kho khi có Phiếu Nhập xuất kho do Kế toán Kho lập . Mở Thẻ Kho và thực hiện các Quy định của Thủ Kho

·        Tài xế Xe tải : vận chuyển theo lệnh điều xe do Kế toán Kho lập và chịu trách nhiệm hàng hóa vận chuyển trên đường

·        Giao nhận : chịu trách nhiệm nhận số lượng hàng tại kho chuyển đến giao cho  nơi có yêu cầu ký nhận – sau đó chuyển trả Phiếu lại cho Kế toán Kho

·        Bảo vệ : có nhiệm vụ bảo quản tài sản trong kho và chứng kiến việc nhập xuất hàng cùng Kế toán kho và Thủ kho khi có mặt lúc nhập xuất hàng

II.                 QUY TRÌNH VẬN HÀNH CỦA TỔNG KHO :

1)     Khi có yêu cầu Nhập – Xuất Kho : bộ phận có yêu cầu liên hệ và chuyển Phiếu yêu cầu có chữ ký của Phụ trách cơ sở  choPhòng Tài Vụ Công Ty trước 1 ngày hoặc 1 buổi để nhận Lệnh Nhập – Xuất Kho ( 2 liên : 1 liên Phòng Tài Vụ lưu , 1 liên giao cho bộ phận yêu cầu ) . Đồng thời lưu ý :

·        Nếu là xuất nội bộ từ Kho về XN bộ phận có yêu cầu phải nhận tại Phòng Tài Vụ  Công Ty Lệnh điều động nội bộ ( 2 liên : 1 liên lưu và 1 liên cho bộ phận yêu cầu để cầm đi đường lúc vận chuyển hàng ) , Lệnh điều động nội bộ này thay cho Lệnh Xuất Kho và nhận Hóa Đơn vận chuyển nội bộ do Kế Toán Kho lập ( Liên dùng để vận chuyển để vận chuyển hàng trên đường )

·        Nếu là xuất kinh doanh : phải có thêm hóa đơn GTGT do Phòng Tài Vụ lập ( Liên dành cho Khách hàng )

2)     Sau khi có Lệnh Nhập – Xuất Kho ( hoặc Lệnh điều động nội bộ trong trường hợp xuất nội bộ từ Tổng kho về XN ) : bộ phận có yêu cầu giao Lệnh này cho Kế toán Kho lập Phiếu Nhập – Xuất Kho ( hoặc hóa đơn Kiêm vận chuyển nội bộ trong trường hợp xuất từ Tổng kho về XN ) và giao cho Kế Toán kho các chứng từ gốc có liên quan về Nhập xuất hàng

3)     Kế toán Kho lập Phiếu Nhập – Xuất Kho ( 3 liên : 1 lưu , 1 nộp về Phòng Kế toán Công Ty vào cuối tháng , 1 giao cho bộ phận có yêu cầu ) sau khi kiểm tra các chứng từ gốc và đồng thời lập Phiếu điều xe ( nếu có gồm 2 liên : 1 lưu , 1 giao cho Tài Xế )

4)     Kế Toán Kho , Thủ kho và bộ phận yêu cầu cùng có mặt giao nhận hàng và đồng ký tên vào Phiếu Nhập xuất Kho và Biên bản Thừa thiếu nếu có 

·        Trong truờng hợp nhập hoặc xuất ngoài giờ hành chánh phải được báo  cho bộ phận Kho trước 1 ngày hoặc 1 buổi

5)     Bộ phận yêu cầu sau khi hoàn tất thực hiện nghiệp vụ giao nhận phải chuyển giao toàn bộ các chứng từ đã có đầy đủ chữ ký cho bộ phận Nghiệp vụ kế toán trực tiếp của mình để xử lý

6)     Kế toán Kho phải nộp lại cho Phòng Kế toán Công ty vào cuối tháng các Phiếu Nhập Xuất Kho , các chứng từ gốc đi kèm , các biên bản thừa thiếu và Báo cáo Nhập Xuất Tồn Kho . Phòng Kế toán sẽ có Biên Bản xử lý thừa thiếu để huớng dẫn Kế toán Kho thực hiện xử lý Sổ sách

v Chú ý :

§  Truờng hợp nhập xuất kho chưa có chứng từ gốc là hóa đơn GTGT , Kế toán Kho căn cứ vào Lệnh nhập xuất kho để lập Phiếu Nhập Xuất kho nhưng đánh ký mã hiệu riêng ( B ) , với nội dung là Nhập từ Kho Phụ hoặc Xuất  về Kho Phụ ( lập 2 liên : 1 liên giao Phòng Kế toán Công Ty , 1 liên lưu ) .

-         Đối với nhập từ Kho Phụ : ngoài việc lập Phiếu nhập kho vào Kho chính , còn phải lập Phiếu xuất kho phụ để giảm Kho Phụ tăng kho chính và đồng thời đó là chứng từ gốc cho Phiếu nhập Kho chính

-         Đối với xuất về Kho phụ : ngoài việc lập Phiếu xuất kho chính , còn phải lập Phiếu nhập kho phụ để giảm Kho Chính tăng Kho phụ và đồng thời đó là chứng từ gốc cho Phiếu xuất kho chính

¨      Kế toán Kho phải lập Thẻ kho riêng cho các vật tư có liên quan đến trường hợp này để tăng giảm kho phụ theo đúng thực tế phát sinh và đối chiếu với Phòng kế toán Công Ty vào cuối tháng  : trên Thẻ kho này phải phản ảnh đúng và đầy đủ các chứng từ phát sinh và nội dung phải ghi đúng đối tuợng xuất nhập thực tế trên Lệnh Nhập Xuất Kho

¨      Thủ Kho ghi tăng giảm Thẻ kho thực tế trên cơ sở Phiếu Nhập Xuất kho có ký mã hiệu riêng ( B) để tăng giảm đúng Kho chính

§  Truờng hợp nếu là trao đổi hàng cho XN Nhựa Bao Bì XK Tân Bình : Phòng Tài Vụ ngoài Lệnh Xuất Kho để xuất hàng cho khách , Kế toán còn phải lập Hóa đơn vận chuyển nội  bộ xuất về XN Nhựa nhưng với nội dung xuất Nhựa chính phẩm không ghi rõ tên Vật Tư thực tế.

            Kế Toán Kho sẽ lập Phiếu Xuất Kho với Ký mã hiệu (*) với nội dung xuất về XN nhựa và tên Vật tư theo hóa đơn vận chuyển nội bộ

III.   HẠCH TOÁN TỔNG KHO CÔNG TY:

1.      Kế Toán Kho chỉ lập Phiếu Nhập Xuất kho trên cơ sở chứng từ gốc , lệnh Nhập Xuất Kho và thực tế nhập xuất . Lập báo cáo Nhập xuất tồn Kho chính , mở Thẻ Kho Phụ , lập các Biên bản thừa thiếu – Biên bản kiểm kê . Cuối tháng đối chiếu và kiểm kê với Thủ kho , nộp các chứng từ  Nhập xuất và các chứng từ gốc đi kèm cho Phòng Kế toán Công Ty , đồng thời đối chiếu số liệu với Phòng Kế Toán .

2.      Phòng Kế toán có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu chứng từ do Kế toán kho lập , xử lý chứng từ và định khoản trên chứng từ và lập chính thức lại Phiếu Nhập kho và Phiếu XK  trên cơ sở chứng từ gốc là chứng từ do Kế toán kho lập và các chứng từ khác đính kèm. Hạch toán tổng hợp trên sổ sách theo nghiệp vụ phát sinh , Báo cáo Thuế đầu vào – đầu ra , Báo cáo kết qủa kinh doanh Nhựa tập trung vào Văn Phòng CTy , với chi phí là Gía vốn Vật Tư  , Thuê Kho - điện nước - lương - chi phí vận chuyển xe và các chi phí khác có liên quan . Đồng thời lập Báo cáo kết qủa kinh doanh Nhựa … chưa có Hóa đơn GTGT hàng tháng và Sổ chi tiết công nợ thực tế phải thu phải trả đối với từng khách hàng.