Quy chế sử dụng và quản lý hệ thống máy tính AL

QUY CHẾ SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG MÁY TÍNH

1.      MỤC ĐÍCH :

            Hướng dẫn kiểm soát dữ liệu trên máy vi tính để phục vụ cho quá trình soạn thảo, sửa đổi , lưu trữ , truy cập và xử lý dữ liệu trên máy vi tính được dễ dàng , đồng thời hạn chế việc thất thoát tài liệu và xử lý sai dữ liệu .

2.      PHẠM VI ÁP DỤNG :

-         Đối tượng áp dụng          : tất cả các máy vi tính đang sử dụng trong Công ty .

-         Trách nhiệm áp dụng     : Các bộ máy vi tính được Chuyên Viên Kỹ Thuật đánh ký hiệu và

  Phụ trách Đơn vị / Bộ phận giao trách nhiệm bảo quản cụ thể từng

  máy cho nhân viên đủ năng lực thực thi .

3.      TÀI LIỆU THAM KHẢO :  Tiêu chuẩn ISO 9001:2000

LINK DOWNLOAD QUY CHẾ VÀ BIỂU MẪU

4.      MỘT VÀI ĐỊNH NGHĨA :

-         VPCT        : Văn Phòng Công Ty .

-         CVKT       : Chuyên Viên Kỹ Thuật .

-         BPLQ        : Bộ Phận Liên Quan .

-         Mật khẩu ( Password ) : là ký hiệu (gồm các ký tự ) người sử dụng đặt ra nhằm hạn chế sự thâm nhập từ bên ngoài vào hệ thống tài liệu , dữ liệu trên máy vi tính .

-         Hệ điều hành  ( Operating System – OS ) : là phần mềm cho phép khởi động máy tính và quản lý tổng quát hệ thống máy kể cả các thiết bị gắn liền theo máy vi tính .

-         Dữ liệu ( Data ) trên máy tính : là các văn bản , bảng tính , báo biểu , thông tin , phần mềm , hệ điều hành , phầm mềm ứng dụng , chương trình kế toán … phục vụ các công việc của Công ty đang được xử lý , áp dụng , cập nhật và chưa được phê duyệt .

-         Thiết bị ngoại vi (Input / Output Devices ) : là các máy móc , công cụ vật chất được gắn và tương tác với máy vi tính . Hai thiết bị ngoại vi cần chú ý là Máy In và Modem.Trong bài viết này từ ngữ “Máy Vi Tính ”được hiểu là một bộ máy vi tính kèm theo các thiết bị hiện có

-         Sao lưu dữ liệu ( Backup ) : là việc sao chép lại các dữ liệu ban đầu để dự trữ , phòng khi bản chính bị hư hỏng thì còn bản sao chép ( Backup )  .Việc sao chép dữ liệu để dự phòng trên máy vi tính phải đảm bảo mức chính xác , an toàn .

-         Người bảo quản máy : là người được Phụ trách Đơn vị / Bộ phận giao nhiệm vụ sử dụng và bảo quản máy tính .

-         Người sử dụng máy : là người có dùng máy vi tính để xử lý các thông tin liên quan đến nghiệp vụ . Người sử dụng chỉ được dùng máy vi tính khi có chỉ định của người bảo quản máy hay Trưởng Đơn vị / Bộ phận.

-         Hồ sơ theo dõi máy tính : Bao gồm lý lịch máy , các hồ sơ , biên bản sửa chữa …

5.      SỬ  DỤNG MÁY VI TÍNH :

5.1 Bảo trì máy tính :

-         Người bảo quản máy chịu trách nhiệm bảo quản máy đã được giao , và thực hiện đầy đủ các công việc sau :

5.1.1       Khởi động máy và tắt máy vi tính – máy in :

-         Máy vi tính :

Ø  Tắt máy khi không sử dụng máy vi tính trong 30 phút .

Ø  Không tắt mở máy liên tục (mỗi lần tắt và mở máy lại cách nhau 60 giây )

Ø  Không được phép tắt mở máy khi vừa cúp điện hay có điện .

      ( chỉ mở máy sau 5 phút vì  lúc  này nguồn điện đã ổn định  )

Ø  Các Modem không được sử dụng khi thời tiết có mưa hoặc giông bão .

-         Máy in :

¨      Máy in kim : Trước khi bật điện máy in kim , phải kiểm tra kỹ lưỡng bệ đỡ đầu in kim , Ribbon mực và giấy in xem Ribbon nằm đúng ngay mũi đầu in kim chưa . Không nên in ấn liên tục trên 1 giờ đồng hồ ( vì sử dụng lâu liên tục sẽ làm cho đầu kim nóng và chảy mực , ảnh hưởng đến công việc in ấn về sau này ) .

¨      Máy in Laser : Thông thường máy in Laser sử dụng đỡ phức tạp hơn máy in kim nhưng lưu ý một điều trong thao tác sử dụng máy in laser : Khi máy bị kẹt giấy người sử dụng máy mở nắp hộp về phía trước , nhẹ nhàng kéo giấy ra theo hướng trôi của giấy khi được in ra ( không nên kéo ngược lại vì giấy sẽ dễ dàng bị rách và kẹt lại trong máy ) .

5.1.2       Truy tìm và diệt virus :

Ø  Khi đọc , copy dữ liệu từ bất kỳ Đĩa A nào , người sử dụng máy phải dùng ngay những chương trình diệt Virus có sẵn trên máy như ( BKAV , D2 , Norton Anti-virus … )  để quét Đĩa A , nhằm mục đích ngăn chặn và diệt Virus phá hoại dữ liệu và máy tính .

5.1.3       Scandisk – Defragment  :

Ø  Mỗi tuần đều chạy các chương trình Scandisk , Defragmenter ( hay những chương trình sữa lỗi đĩa mới nhất Norton Utilities , Diskchecker … ) vào ngày thứ 7 hoặc  khi máy có sự cố về ghi , đọc dữ liệu .

Ø  Khi phát hiện máy tính có sự cố bất thường ( máy tính không hoạt động ) thì người sử dụng phải báo cáo lên cấp trên xin sửa chữa và báo ngay cho CVKT để có những hành động khắc phục kịp thời .

Ø  Máy tính cùng các thiết bị liên quan phải được giữ gìn sạch sẽ .

 ( CVKT sẽ bảo trì và vệ sinh trong thùng máy CPU theo định kỳ 3 tháng / lần ) .

5.1.4   Một số lưu ý khác :

Ø  Mọi máy tính trong công ty chỉ được phép hoạt động trong giờ làm việc . Nếu có nhu cầu riêng thì phải được phép của Phụ Trách Cơ Sở / Trưởng phòng trở lên …

Ø  Không được dùng máy vi tính để chơi Games ; không lưu trữ các trò chơi và các dữ liệu thông tin vi phạm luật pháp trên máy , Người bảo quản máy và các Trưởng Cơ Sở liên đới chịu trách nhiệm về vấn đề này .

Ø  Người bảo quản máy không được tự ý cài đặt thêm , bớt , sửa đổi phần mềm hiện có trên máy . Các phần mềm không được phục vụ cho nhu cầu của công ty thì dứt khoát phải xoá bỏ . Việc cài đặt, điều chỉnh cấu hình , nâng cấp máy sẽ do Công ty quyết định nhưng người bảo quản máy vẫn có quyền đề nghị và giải thích lý do đề nghị .

5.2       Khi gặp sự cố máy tính  :

-         Phân tích khả năng xảy ra sự cố khi đang xử lý số liệu trên máy vi tính :

Ø  Trong quá trình sử dụng máy vi tính nếu có tình trạng nguồn điện chập chờn , không ổn định  ( biểu hiện rõ khi trên màn hình bị co , rung , méo mó hình ảnh ) thì hãy lưu ( Save) các dữ liệu đang làm việc và Shut Down máy ngay lập tức .

Ø  Nếu máy ngưng đột ngột ( bị treo ) khi đang sử dụng , hay phần mềm đang sử dụng báo     lỗi, cách giải quyết tức thời : Tắt máy ( Shutdown ) và để sau 2 phút rồi mở máy lên lại và sau đó chạy chương trình SCANDISK và Quét Virus .

Ø  Người bảo quản máy tính phải biết được khi nào máy tính có hiện tượng bất thường : Khởi động chậm , hình  ảnh hay những tiếng âm thanh nghe lạ xuất hiện , chương trình xử lý sai xót , lệch lạc không theo lệnh của người sử dụng thì người sử dụng máy lúc bấy giờ phải Shut Down máy ngay lập tức và báo cáo ngay cho CVKT để có những biện pháp khắc phục kịp thời ( lưu ý : không được phép bật máy tính trở lại khi chưa có CVKT đến kiểm tra ) .

Ø  Những sự cố mà người bảo quản máy không giải quyết được , phải lập phiếu yêu cầu sửa chữa máy (XNN – QT – 7.5.1-1 / BM06) và chuyển về CVKT để có giải pháp khắc phục ngay , tuyệt đối không tự  ý hoặc nhờ người không có trách nhiệm , không có trình độ chuyên môn sữa chữa điều chỉnh , sữa chửa máy .

LINK DOWNLOAD QUY CHẾ VÀ BIỂU MẪU

6.      KIỂM SOÁT DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN :

6.1             Quy định về Password :

·         Password mở máy :

-         Do Phụ trách Đơn vị / Bộ phận chỉ định và định kỳ thay đổi Password này .

-           Đối với Password mở các máy , Trưởng Đơn vị / Bộ phận lập danh mục cung cấp cho CVKT ( nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho CVKT khi có nhu cầu sửa chữa, bảo trì máy tính ) .

·         Password mở tập tin :

-         Do Trưởng Đơn vị / Bộ phận chỉ định đối với từng phần hành của nhân viên .

-         Trưởng Đơn vị / Bộ phận lập danh mục Password mở tập tin cung cấp cho các cấp thẩm quyền có liên quan .

-           Ngừơi sử dụng chỉ được mở tập tin đối với các Files thuộc về phần hành nhiệm vụ của mình .

·         Password để chọn các ứng dụng:

-     Do Kế Toán Trưởng hay Trưởng Đơn vị / Bộ phận chỉ định các Password ứng dụng đối với các người sử dụng thừa hành từng phần hành công việc và cung cấp Password cho các cấp thẩm quyền có liên quan .

-         Người có trách nhiệm quản lý máy chỉ mở máy cho người có nhu cầu sử dụng , khi được sự cho phép của Trưởng Đơn vị / Bộ phận.

6.2             Quy định về lưu trữ hồ sơ :

-         Trên đĩa cứng  : mọi dữ liệu cần thiết đều phải lưu trữ một cách khoa học trên đĩa cứng , do đó ngừơi sử dụng có trách nhiệm phải tạo cây thư mục dữ liệu có phân loại như sau :

Ø  Phân loại theo nội dung

Ø  Hoặc Phân loại theo ngày tháng .

Ø  Hoặc Phân loại theo định dạng File .

Ø  Hoặc Phân loại theo công việc .

*    Dựa vào phân loại trên ta có thể tạo các Thư Mục sau để lưu trữ 1 cách phù hợp :

Ø  Tạo 1 Thư Mục để lưu trữ các File trung gian .

                              ( Ví Dụ : Tên thư mục TGIAN )

Ø  Tạo 1 Thư Mục để lưu trữ các File báo cáo .

                              ( Ví Dụ : Tên thư mục BCAO )

Ø  Tạo 1 Thư Mục để lưu trữ các File / hồ sơ quyết toán .

                              ( Ví Dụ : Tên thư mục HSO )

Ø  Tạo 1 Thư Mục để lưu trữ các hồ sơ tài liệu khác .

                        ( Ví Dụ : Tên thư mục T.HOP ) …

Ø  Lưu ý : Trên ổ đĩa phân vùng khác (ổ D:\  , E:\ … ) người dùng phải tạo Thư mục có tên LUUTRU và mỗi tuần chép tất cả các Files , hay dữ liệu quan trọng vào Thư mục trên nhằm tạo dữ liệu dự phòng , cũng như tạo điều kiện cho CVKT Backup dữ liệu hàng tháng.

-         Hồ sơ theo dõi lý lịch máy tính được CVKT lưu trữ , có sự xem xét của Trưởng Đơn vị / Bộ phận. Khi máy tính được kiểm tra , thay thế hay sữa chữa thì Hồ Sơ theo dõi máy tính là thành phần cũng được xem xét .

-         Vai trò của máy vi tính trong Công Ty  : máy vi tính chỉ được sử dụng như một công cụ trợ giúp đắc lực trong giai đoạn trung gian cho công việc soạn thảo văn bản , xử lý thông tin , kế toán, thống kê và sau cùng là in ra giấy .Vì vậy , do mức độ an toàn chưa cao nên mọi thông tin lưu trữ trên máy tính không hoàn toàn được xem là các thông tin có giá trị tuyệt đối . Các số liệu , thông tin chỉ có giá trị chính thức khi được in và thể hiện trên giấy có chữ ký của người lập , có sự phê duyệt của Ban Lãnh Đạo Công ty .

-         CVKT có trách nhiệm lưu trữ  các Lý lịch, Biên Bản và Phiếu Sửa Chữa … Riêng Phiếu giao nhận máy, dữ liệu và thiết bị  được lưu làm 2 bản ( bản chính do CVKT lưu , bản sao do  BPLQ lưu ) .

6.3             Quy định về Back up dữ liệu :

-         Ngoài ổ đĩa cứng gắn cố định trên máy , các thông tin quan trọng cần phải Backup trên các phương tiện lưu trữ khác .

-         Trên đĩa CD-ROM :

·        Đối với Phòng Kế Toán : sau mỗi niên độ tài chánh , các dữ liệu được cấp có chức năng phê duyệt , Phòng Kế Toán có nhiệm vụ ghi chép các dữ liệu cần lưu trữ trên đĩa cứng, liên hệ với CVKT để sao lưu vào CDROM .

·        Đối với các phòng ban khác : những Hồ Sơ , Dữ Liệu quan trọng đối với Công ty , khi có yêu cầu bảo vệ Dữ Liệu , Trưởng Đơn vị / Bộ phận liên hệ với CVKT để sao lưu vào CDROM .

-         Các Dữ Liệu được lưu vào CDROM này là tài sản của công ty được ghi rõ phòng ban , nội dung , thời gian lưu trữ  và được chia làm 2 bản lưu trữ :

+          01 bản giao VPCT phân loại lưu trữ .

+          01 bản giao BPLQ .

6.4  Quy định về mạng :

6.4.1   Đối với mạng Internet :

+   Gửi và nhận Mail :  Khi Check Mail bằng chương trình Outlook Express , người sử dụng phát hiện những Mail lạ hay những Mail mà người gửi chưa được biết đến trước đây thì tránh ( không được phép ) đọc hay mở và nên xóa ngay những mail lạ này.

·          Lưu ý : Đặc biệt nếu người sử dụng đã vô tình xem Mail lạ này thì KHÔNG ĐƯỢC mở những Files đính kèm theo Mail đó .

+  Với những máy có kết nối vào mạng Internet thì máy tính luôn phải được cài đặt chương trình Virus thường trú như : Norton Antivirus , Mcafee , AVG … và luôn cập nhật thường xuyên ( 1 tháng / 1 lần ) .

6.4             Quy định về sử dụng biểu mẫu :
Khi đề xuất giao nhận máy , dữ liệu , thiết bị máy vi tính dùng biểu mẫu :

ALTA – HD – 4.2.3 / BM01

+          Khi sữa chữa – thay thế máy móc , thiết bị , linh kiện , phụ tùng dùng biểu mẫu :

XNN – QT – 7.5.1-1 / BM06

+          Khi CVKT kiểm tra máy đột xuất hay theo yêu cầu của người sử dụng , dùng biên bản kiểm tra máy vi tính :

ALTA – HD – 5.5.3 / BM 07 . 

LINK DOWNLOAD QUY CHẾ VÀ BIỂU MẪU