Mô tả công việc thủ quỹ các đơn vị cơ sở trực thuộc AL

1.      MỤC ĐÍCH YÊU CẦU : Quy định trách nhiệm - chức danh - quyền hạn : Thủ Quỹ

2.      PHẠM VI ÁP DỤNG : Đối tượng áp dụng : Thủ Quỹ

3.      TÀI LIỆU THAM KHẢO :  Sổ tay chất lượng ,  Tiêu chuẩn ISO 9001 ( 2000 )

4.      ĐỊNH NGHĨA :

   QTM        : Quỹ tiền mặt _ BGĐ         : Ban giám đốc  _ KTTXN     : Kế toán trưởng XN

-          GĐXN     : Giám đốc XN  _   PTCS       :  Phụ trách cơ sở  _ KTT         :  Kế Toán trưởng

-          TPKT        : Trưởng Phòng Kế Toán  _ TPTV       : Trưởng Phòng Tài Vụ _  KTCS        :  Kế Toán Cơ Sở

CHỨC DANH  NHÂN VIÊN THỦ QUỸ

v Trách nhiệm :

I/ NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ QUỸ TIỀN MẶT :

A) Nghiệp vụ Thu – Chi Tiền Mặt :

1.      Mọi khoản thu chi phát sinh phải được thực hiện trong QTM và có chứng từ

2.      Khi nhận được Phiếu Thu , Phiếu Chi ( do KTCS lập ) kèm theo chứng từ gốc , Thủ Qũy phải :

·         Kiểm tra số tiền trên Phiếu Thu , Phiếu Chi với chứng từ gốc

·         Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu Thu , Phiếu Chi có phù hợp với chứng từ gốc

·         Kiểm tra ngày , tháng lập Phiếu Thu – Phiếu Chi và Chữ ký của KTCS , GĐXN ( PTCS )

·         Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất QTM

·         Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào Phiếu Thu hoặc Chi

·         Thủ quỹ ký vào Phiếu Thu hoặc Chi và giao cho khách hàng 1 liên

·         Sau đó Thủ Quỹ căn cứ vào Phiếu Thu hoặc Chi ghi vào Sổ Quỹ ( viết tay )

·         Cuối cùng , Thủ Quỹ chuyển giao 2 liên còn lại của Phiếu Thu hoặc Chi cho KTCS

3.      Khi chi tạm ứng , trường hợp này do Thủ quỹ theo dõi và ghi vào Sổ QTM :

·         Chi theo số tiền trên Phiếu nhận tạm ứng do người xin tạm ứng lập và PTCS  duyệt

·         Lưu giữ Phiếu tạm ứng có đầy đủ chữ ký của PTCS , người nhận tạm ứng  và Thủ Quỹ .  Trực tiếp theo dõi công nợ tạm ứng

·         Khi người nhận tạm ứng thanh toán , cũng cho ký vào phần quy định trên Phiếu và ghi rõ dư nợ còn lại . Thủ quỹ thu tiền tạm ứng vào Sổ QTM

·         Khi phần tạm ứng được thanh toán đợt cuối , lúc đó KTCS mới lập Phiếu chi chính thức  để vào Sổ QTM trên máy và Thủ Quỹ tính toán số chênh lệch để thu thêm hoặc chi ra

·         Đối tượng xin tạm ứng phải là CBCNV tại cơ sở và thời gian thanh toán tạm ứng tối đa 1 tuần

B) Quản lý Quỹ tiền mặt :

·         Tiền mặt tồn quỹ phải được lưu giữ tại két , không được để ở nhiều nơi hoặc mang ra khỏi cơ sở . Không được để tiền của cá nhân vào trong két

·         Tiền mặt tồn quỹ phải được sắp xếp theo loại giấy bạc và được kiểm lại cuối ngày

·         Cuối ngày in Sổ quỹ trên máy và lấy đầy đủ chữ ký

·         Hằng ngày , KTCS cùng kiểm kê QTM và đối chiếu sổ sách , ký vào sổ Quỹ ( viết tay và bản in )

·         Khóa  Sổ  và niêm két trước khi ra về

·         Trong trường hợp bàn giao cho Thủ Quỹ mới :

- KTCS , Thủ Quỹ cũ , Thủ Quỹ mới  cùng kiểm kê bàn giao

- KTCS lập Biên bản kiểm kê bàn giao trên cơ sở :

*  Số thừa thiếu bàn giao do Thủ Quỹ cũ chịu trách nhiệm và được xử lý theo Quyết định của PTCS

* Thủ kho cũ phải bàn giao Sổ QTM cũ lại cho Thủ Quỹ mới 

II/ PHƯƠNG PHÁP LẬP SỔ QUỸ TIỀN MẶT :

A) Mở Sổ :

·         Sổ viết tay ( của  Cục Thống Kê ) ghi đầy đủ nội dung ở trang đầu , đánh số trang do Thủ Quỹ thực hiện

·         Sổ in trên máy thì in ra từ phần nhập liệu của kế toán

B) Ghi chép ( đối với Sổ viết tay ) :

·         Không được sử dụng bút mực đỏ để ghi chép trong Sổ Quỹ

·         Nếu ghi chép sai , dùng thước kẻ gạch bỏ phần sai và ghi lại vào dòng kế tiếp  . Mọi sửa chữa trong Sổ QTM phải có chữ ký của KTCS và Thủ Quỹ

·         Không ghi chồng lên phần gạch bỏ

·         Căn cứ vào Phiếu Thu – Chi , Phiếu tạm ứng để ghi vào các cột  tương ứng trong Sổ Quỹ

·         Phiếu Thu – Chi , Phiếu Tạm ứng phải theo đúng thứ tự số phiếu phát sinh

·         Cuối trang cộng trang ở cột thu và chi nơi dòng quy định

·         Cuối ngày , khóa sổ và cộng ngày ở cột Thu – Chi và Tồn quỹ

·         Ghi thành tiền bằng chữ và KTCS cùng Thủ Quỹ ký tên

C) Lưu giữ và luân chuyển :

1.      Đối với Sổ QTM viết tay :

Thủ Quỹ thực hiện và lưu giữ để quản lý tiền mặt thực tế phát sinh tăng giảm và thực tồn

2.      Đối với Sổ QTM in từ máy:

·          Do KTCS thực hiện trên máy khi lập Phiếu Thu- Chi và in ra cuối ngày theo tờ rời  ( 2 liên )

·         Thủ Quỹ cập nhật và đóng lại thành Sổ theo tháng ( liên phụ )

·         Liên chính chuyển nộp về Công ty cùng Phiếu Thu – Chi và chứng từ gốc đi kèm

2.      Đối với Biên bản kiểm kê hàng ngày , cuối tháng và kiểm kê bàn giao :

·         KTCS lập 2 liên : KTCS và Thủ Quỹ lưu

·         Đóng thành tập theo thứ tự thời gian và có bìa nylon bảo quản ( đính kèm  các Quyết định xử lý thừa thiếu kiểm kê – bàn giao )

v Nhiệm vụ :

1.      Cập nhật đầy đủ , chính xác , kịp thời Thu – Chi – Tồn QTM vào Sổ Quỹ  - báo cáo khi cần cho BGĐ , KTT , TPKT , TPTV , PTCS ( GĐXN , KTTXNN  nếu là XNN )

2.      Thực hiện đúng quy định theo trách nhiệm về quản lý QTM đã nêu trên

v  Quyền hạn :

1.      Có quyền yêu cầu KTCS  đối chiếu kịp thời số liệu trên Sổ QTM và Sổ sách Kế toán , cũng như kiểm kê đột xuất khi cần

2.      Được quyền tham gia góp ý việc chi phí  , phương thức thanh toán , tiền mặt thu – chi – tồn đối với KTCS , Tổ SX  , Tổ tiếp thị , Tài xế và các bộ phận có liên quan tại Cơ sở

3.      Khi phát hiện vụ việc có ảnh hưởng thiệt hại đến Tiền mặt có quyền báo cáo trực tiếp với GĐXN , PTCS hoặc báo cáo vượt cấp khi cần thiết

v Mối liên hệ công tác :

1.      Nhận sự chỉ đạo , phân công , điều hành trực tiếp của GĐXN , PTCS về tổ chức . Nhận sự hướng dẫn trực tiếp từ  KTT XN  hoặc KTCS  về nghiệp vụ chuyên môn

2.      Quan hệ với các Bộ phận liên quan tại đơn vị cơ sở trên cơ sở nghiệp vụ có liên quan

3.      Quan hệ với TPTV , bộ phận thanh toán của Công Ty