Mô tả công việc thủ kho AL

CHỨC DANH  NHÂN VIÊN THỦ KHO 

v Trách nhiệm :

I/  NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ – HÀNG HÓA
A) Nghiệp vụ Nhập , Xuất  Vật Tư - Hàng Hóa – Thành Phẩm – Công cụ Dụng cụ :

1.      Nhập Kho :

·        Thủ kho chỉ nhập kho trên cơ sở phiếu nhập kho do KTCS lập và phải kiểm tra  chứng từ gốc kèm theo về số lượng , chủng loại , phẩm chất  so với số thực nhận để :

§  Loại trừ số VT - HH – TP – CCDC  không đúng quy cách , chủng loại , phẩm chất để trả hoặc đổi lại bên bán

§  Cùng KTCS lập biên bản ghi rõ số thực nhập thừa hoặc thiếu so với số lượng ghi trên Phiếu nhập kho trình PTCS duyệt . Biên bản này được lập thành 02 bản ( Kế Toán bên giao và bên nhận , mỗi bên giữ 1 bản )

·        Sau khi nhập kho , Thủ kho ký vào chữ ký Thủ kho và người giao ký đủ trên Phiếu nhập kho

·        Thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho và Biên bản thừa thiếu để ghi vào Thẻ kho  . Sau đó chuyển giao cho KTCS lưu  Phiếu nhập kho và chứng từ gốc

·        Trường hợp nhập trả lại hoặc đổi hàng , Thủ kho phải kiểm tra phẩm chất để quyết định nhận hoặc không nhận lại và báo cáo KTCS xử lý thu tiền hoặc chi trả tiền lại cho khách

2.      Xuất kho :

·        Thủ kho chỉ xuất kho trên cơ sở phiếu xuất kho do KTCS lập ( Hóa đơn Bộ Tài chính , Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ , Phiếu xuất khác có chữ ký PTCS ) để xuất VT – HH – TP - CCDC cho Khách hàng hoặc bộ phận sử dụng

·        Thủ kho kiểm tra và giao hàng phải đúng với số lượng , chủng loại và yêu cầu người nhận kiểm tra trước khi nhận

·        Trường hợp trong kho không đủ cung cấp số lượng , chủng loại ghi trên Phiếu Xuất kho , Thủ kho phải báo với KTCS để điều chỉnh

·        Sau khi xuất hàng xong , Thủ kho phải :

§  Ký và chuyển cho người nhận ký vào Phiếu xuất kho

§  Căn cứ vào Phiếu xuất kho ghi vào Thẻ kho

§  Sau đó Thủ kho chuyển giao cho KếToán lưu giữ Phiếu xuất kho

B) Quản lý Kho Vật Tư – Hàng Hóa- Thành Phẩm – Công cụ  dụng cụ :

·        Thủ kho phải sắp xếp Kho theo hệ thống chủng loại , mã số , quy cách , phẩm chất và phân theo khu vực

·        Thủ Kho phải bảo quản VT – HH – TP – CCDC đúng yêu cầu không để hư hỏng , mối mọt , thất thoát

·        Khi có hiện tượng VT- HH - TP - CCDC bị giảm phẩm chất , tồn đọng lâu ngày : Thủ Kho phải báo PTCS và KTCS xử lý

·        Theo dõi hàng ngày về số lượng tồn kho mặt hàng đang bán chạy để không bị động hết hàng giao

·        Khi có xảy ra trường hợp nhập xuất bị thiếu hoặc thừa hàng đều phải có Biên bản do KTCS lập và PTCS duyệt xử lý : Thủ kho không được tự ý xuất thêm hoặc giữ lại và tự ý liên hệ giữa các Thủ kho với nhau mà không báo cáo  cho KTCS

·        Thẻ kho phải quản lý Thẻ kho theo thứ tự , chủng loại , mã số và thứ tự trong Sổ chi tiết VT – HH – TP – CCDC

·        Thủ kho phải theo dõi số lượng Phụ tùng , CCDC đã xuất cho các bộ phận sử dụng mà còn cần phải thu hồi lại để quản lý và kiểm kê vào cuối tháng để kiểm tra tình hình sử dụng

·        Cùng xử lý ngay khi có sai lệch về sổ sách và thực tế  với KTCS

·        Cùng Kiểm kê hàng tháng và đối chiếu với KTCS :  số dư đầu tháng mới phải là số đã được kiểm kê và xử lý kiểm kê khớp đúng với số liệu của KTCS

·        Trong trường hợp bàn giao cho Thủ Kho mới :

- KTCS , Thủ Kho cũ , Thủ Kho mới  cùng kiểm kê bàn giao

- KTCS lập Biên bản kiểm kê bàn giao trên cơ sở :

*  Số thừa thiếu bàn giao do Thủ Kho cũ chịu trách nhiệm và được xử lý theo Quyết định của PTCS

* Thủ kho cũ phải bàn giao Thẻ kho cũ lại cho Thủ kho mới 

* Thủ Kho mới lập lại Thẻ kho mới với số liệu đầu kỳ là số liệu bàn giao , đồng thời lưu trữ bộ Thẻ kho cũ để quản lý

q  Phần  đặc thù đối với Xí nghiệp Nhựa – Xưởng Hạt Nhựa Màu :

-         Giữa các Thủ kho với nhau , khi phát sinh xuất giao VT Nội bộ từ Kho người này quản lý sang Kho người khác quản lý phải được thể hiện trên Thẻ kho của 2 bên thống nhất cùng 1 số liệu nhập  ( xuất ) không được chênh lệch và có chữ ký của cả 2 bên và chữ ký của KTXN trên Thẻ kho của mỗi bên

II/ PHƯƠNG PHÁP LẬP THẺ KHO :

A)    Mở Thẻ :

·        Ghi số thẻ , mã số hàng , tên hàng ( Lưu ý : Phải ghi Mã số hàng , Tên hàng đúng với  Mã số hàng , Tên hàng ghi trên sổ sách của KTCS )

·        Ghi đầy đủ tên đơn vị , địa chỉ kho và số thứ tự của Tờ Thẻ Kho ( nếu cùng 1 mặt hàng mà phải lập nhiều tờ thẻ kho )

·        Đóng treo mộc dấu Cơ sở và mỗi thẻ mở cho 1 mặt hàng

B)    Ghi chép :

·        Không được sử dụng bút mực đỏ để ghi chép trong Thẻ

·        Nếu ghi chép sai , dùng thước kẻ gạch bỏ phần sai và ghi lại vào dòng kế tiếp , không ghi chồng lên phần gạch bỏ , bôi đen và tẩy xóa

·        Căn cứ vào Phiếu nhập xuất kho  để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ ( Lưu ý : Phiếu nhập xuất kho ghi vào thẻ phải theo đúng số thứ tự của Số Phiếu phát sinh )

·        Cuối ngày , khóa sổ và cộng ngày ở cột nhập , xuất và tồn kho

·        Cuối tháng , kiểm kê -  đối chiếu Thẻ kho và Sổ chi tiết VT- HH –TP – CCDC do KTCS lập . Ký Biên bản kiểm kê

·        Mọi sai sót được điều chỉnh trên Thẻ kho phải có chữ ký của cả KTCS và Thủ kho ngay chỗ điều chỉnh và cùng thống thống nhất việc điều chỉnh này trên Sổ sách của KTCS . Thủ kho không được tự ý ghi tăng hay giảm kho mà không có chữ ký của KTCS

C)    Lưu giữ và luân chuyển :

1.      Đối với Thẻ Kho :

Thủ kho thực hiện và lưu giữ theo phương pháp sau :

·        Đóng thành cuốn theo loại , sắp xếp theo thứ tự quy định trên

·        Có bìa nylon bảo quản  và dán nhãn Thẻ kho theo loại

2.      Đối với Biên bản kiểm kê hàng tháng và kiểm kê bàn giao :

·        KTCS lập 2 liên : KTCS và Thủ kho lưu

·        Đóng thành tập theo thứ tự thời gian và có bìa nylon bảo quản ( đính kèm  các Quyết định xử lý thừa thiếu kiểm kê – bàn giao )

v Nhiệm vụ :

1.      Cập nhật đầy đủ , chính xác , kịp thời nhập – xuất – tồn vào Thẻ kho - báo cáo khi cần cho BGĐ , KTT , TPKT , TPTV , PTCS

2.      Thực hiện đúng quy định của trách nhiệm về quản lý kho và tài sản : ngăn nắp , gọn gàng , vệ sinh , an toàn về cháy nổ – mối mọt – ẩm mốc …. , tránh thất thoát mất mát , kiểm tra thường xuyên kho bãi về số lượng – chất lượng

q  Phần  đặc thù đối với Xí nghiệp Nhựa – Xưởng Hạt Nhựa Màu :

-   Cập nhật đầy đủ , chính xác , kịp thời nhập – xuất – tồn vào Thẻkho – báo cáo khi cần cho BGĐ , KTT , TPKT , TPTV , GĐXN , KTTXN

v  Quyền hạn :

1.      Có quyền yêu cầu KTCS  đối chiếu kịp thời số liệu trên Thẻ kho và Sổ sách Kế toán , cũng như kiểm kê đột xuất khi cần

2.      Được quyền góp ý với Kế toán khi cần trong quan hệ luân chuyển chứng từ , đối chiếu và xử lý số liệu và góp ý với bộ phận sản xuất ,tiếp thị , bốc  xếp  để hoàn tất tốt công việc

3.      Khi phát hiện vụ việc có ảnh hưởng thiệt hại đến Kho ,Tài sản có quyền báo cáo trực tiếp với PTCS hoặc báo cáo vượt cấp khi cần thiết

q  Phần  đặc thù đối với Xí nghiệp Nhựa – Xưởng Hạt Nhựa Màu :

-                  Được quyền tham gia góp ý việc điều chỉnh vận chuyển xe , phương thức giao nhận đối với bộ phận Tài xế và Giao nhận Xuất nhập khẩu nếu có

v  Mối liên hệ công tác :

1.      Nhận sự chỉ đạo , phân công , điều hành trực tiếp của PTCS về tổ chức . Nhận sự hướng dẫn trực tiếp từ KTCS  về nghiệp vụ chuyên môn

2.      Quan hệ với các Bộ phận liên quan tại đơn vị cơ sở như  Tổ Sản xuất , Tổ tiếp thị , Tổ bốc xếp trên cơ sở nghiệp vụ có liên quan

q  Phần  đặc thù đối với Xí nghiệp Nhựa – Xưởng Hạt Nhựa Màu :

-   Quan hệ với các Bộ phận liên quan tại Đơn vị Cơ sở như Tài Xế , Tổ Sản xuất , Tổ Tiếp Thị , Tổ Bốc xếp trên Cơ Sở nghiệp vụ có liên quan.

1.      MỤC ĐÍCH YÊU CẦU :

Quy định trách nhiệm – Nhiệm vụ - Quyền hạn : Thủ Kho

2.      PHẠM VI ÁP DỤNG :

Đối tượng áp dụng : Thủ Kho

3.      TÀI LIỆU THAM KHẢO :

-          Sổ tay chất lượng

-          Tiêu chuẩn ISO 9001 ( 2000 )

4.      ĐỊNH NGHĨA :

-          HH           : Hàng Hóa

-          TP            : Thành Phẩm

-          VT           : Vật Tư

-          CCDC      :  Công Cụ , Dụng Cụ             

-          BGĐ         : Ban giám đốc

-          KTTXN     : Kế toán trưởng XN

-          GĐXN     : Giám đốc XN

-          PTCS       : Phụ trách cơ sở

-          KTT         : Kế Toán Trưởng

-          TPKT        : Trưởng Phòng Kế Toán

-          TPTV       : Trưởng Phòng Tài Vụ

-          KTCS        :  Kế Toán Cơ Sở