Quy trình gồm 1 lưu đồ và 11 biểu mẫu, chắc chắn sẽ là nguồn tham khảo tốt cho bạn.
LINK DOWNLOAD QUY TRÌNH VÀ BIỂU MẪU
👉1. Lưu đồ quy trình quản lý đội xe (Note: Lưu đồ bạn phải tải về mới xem được vì được chạy bằng trình duyệt web)
👉2. Mẫu phiếu đề nghị sử dụng xe
👉3. Mẫu giấy đề nghị sửa chữa
👉4. Mẫu bảng quyết toán chi phí xe
👉5. Mẫu danh sách theo dõi bảo hiểm xe
👉6. Mẫu bảng theo dõi cấp phát xăng dầu
👉7. Mẫu danh sách garage
👉8. Mẫu giấy đề nghị thanh toán
👉9. Mẫu danh sách vượt định mức
👉10. Mẫu phiếu nhận xăng dầu
👉11. Mẫu theo dõi chi phí mua sắm và cầu đường
👉12. Mẫu biên bản đối chiếu giữa công ty và cây xăng
TRÍCH LƯỢT QUY TRÌNH NỘI DUNG QUY TRÌNH
😇 Điều Xe
1. Khi có nhu cầu sử dụng xe các phòng ban gửi Phiếu Đề Nghị Sử Dụng Xe theo mẩu HCQT/QT-07/M01 và gửi đến phòng Hành Chánh Quản Trị ( Trên phiếu có chữ ký xác nhận cấp lãnh đạo trực tiếp và người trực tiếp sử dụng xe).
Nhân viên phòng Hành Chánh Quản Trị sẽ kiểm tra và thông báo thông tin đến các phòng ban theo Phiếu Đề Nghị Sử Dụng Xe.
Thời gian thực thi :
Phạm vi dưới 100 km : yêu cầu các phòng ban gửi Phiếu Đề Nghị Sử Dụng Xe trước 01 ngày.
Phạm vi ngòai tỉnh : yêu cầu báo trước 03 ngày .
2. Trường hợp đột xuất, các phòng ban có thể gửi mail hoặc điện thoại báo cho nhân viên phụ trách điều xe của Phòng Hành Chánh Quản Trị .Tuy nhiên các phòng ban có trách nhiệm gửi Phiếu Đề Nghị Sử Dụng Xe bổ sung cho Phòng Hành Chánh Quản Trị. ( sau 01 ngày kể từ ngày đề nghị sử dụng xe ).
Trong trường hợp các phòng ban yêu cầu sử dụng xe qua email và điện thoại nhưng không cung cấp bổ sung Phiếu Đề Nghị Sử Dụng Xe cho phòng Hành Chánh Quản Trị thì Phòng Hành Chánh Quản Trị sẽ không giải quyết và tổng hợp những trường hợp không bổ sung Phiếu Đề Nghị Sử Dụng Xe để báo cáo lên Ban Tổng Giám Đốc.
😇 Sửa Chữa + Mua Sắm Vật Dụng Xe
Sửa chữa bảo hành bảo dưỡng :
- Sửa chữa bảo hành bảo dưỡng, sửa xe có bảo hiểm ( do tai nạn )
Khi xe có dấu hiệu bị hư, bảo dưỡng, bảo hành, thay thế phụ tùng, tài xế có nhiệm vụ đề xuất sửa chữa theo HCQT/QT-07/M02. Lãnh đạo phòng sẽ ký duyệt.
Tìm bảng báo giá, tìm nơi sửa chữa giá cả thấp. Chọn giá thấp nhất trong nơi, sau đó thông báo với tài xế nơi sửa xe.
Tài xế sửa xe và mang hóa đơn đỏ về thanh tóan. Phiếu thanh tóan bao gồm :
Phiếu đề suất, phiếu thanh tóan, bảng báo giá được chính hãng hoặc bản fax, hóa đơn đỏ.
Nhập vào file “chi phi mua sam, sua chua, phi cau duong” HCQT/QT-07/M05 để thống kê và báo cáo cuối tháng cho ban lãnh đạo phòng.
Sửa xe có bảo hiểm ( do tai nạn ) :
Nếu có tai nạn, tài xế báo về nhân viên điều phối, nhân viên điều phối liên hệ cty bảo hiểm. Xe sẽ đến trạm bảo sửa chữa, trong thời gian sửa chữa tài xế mang giấy tờ khai báo tai nạn về BLĐ phòng ký xác nhận và đóng mọc. Khi sửa chữa hòan tất có thể mang xe về.
Gần đến ngày hết hạn bảo hiểm xe tài xế làm phiếu yêu cầu mua bảo hiểm xe với đối tác là công ty bảo hiểm Bảo Minh.
- Mua bảo hiểm xe
Nhân viên điều phối là người liên hệ với đại lý bảo hiểm đã được chỉ định.
Sau thời gian 2-3 ngày sẽ nhận được giấy chứng nhận bảo hiểm, kiểm tra những thông tin trên giấy chứng nhận khớp với giấy chứng nhận cũ và ngày bảo hiểm có phải 1 năm từ ngày ra mua bảo hiểm.
Cập nhật vào file bảo hiểm xe HCQT/QT-07/M06 để theo dõi thời gian bảo hiểm còn hay đến hạn.
Để thuận tiện trong việc sửa chũa, bảo trì chuyên viên điều phối phải cập nhật mới sanh sách các garage khi có quan hệ sửa chữa với garage đó vào HCQT/QT-07/M08.
😇 Cấp Phát Nhiên Liệu
Tài xế yêu cầu xăng nhân viên điều phối ca. Nhân viên điều phối điền thông tin cần thiết vào phiếu nhận xăng dầu HCQT/QT-07/M07 và đưa đến người duyệt cấp.
Sau khi cấp phát nhân viên cấp phát cập nhật vào phiếu HCQT/QT-07/M04
😇 Mua nhiên liệu – đối chiếu xăng
Yêu cầu cây xăng cung cấp bảng báo giá.
Làm phiếu đề suất mua xăng.Và phíếu tạm ứng tiền chuyển ban lãnh đạo ký chấp thuận
Tạm ứng tiền bằng số tiền trên bảng báo giá.
Mang tiền đến công ty xăng dầu đóng tiền làm phiếu nhận hóa đơn đỏ.
Làm đề nghị thanh tóan với kế tóan.
Số lượng xăng mua được sử dụng phụ thuộc vào yêu cầu đi công tác không nhất thiết số lượng mua sử dụng hết trong 1 tháng.
Cuối mỗi tháng cây xăng sẽ chuyển phiếu quyết tóan nhiên liệu cho lãnh đạo cty ký xác nhận. Việc xác nhận này dựa trên việc quyết tóan nhiên liệu từng xe.
😇 Quyết tóan nhiên liệu
Tất cả những phiếu xăng đã cấp cho tài xế sẽ được cây xăng cho mượn lại để đối chiếu thông tin trên bảng quyết tóan nhiên liệu giữa hai bên. Sau khi kiểm tra đối chiếu ký vào biên bảng ( 3 bảng ) trả lạ cây xăng 2 bảng quyết tóan và phiếu xăng đã mượn cho cây xăng, 1 bảng còn lại giao cho kế tóan.
- Quyết tóan công ty với cây xăng
Vào mỗi đầu tháng và cuối tháng nhân viên điều phối sẽ ghi lại cây số trên xe và số xăng còn dư lại trong bình.
- Quyết tóan tài xế với cty
Mỗi xe hơi sẽ có một định mức nhất định ( định mức này được cấp lãnh đạo duyệt ). Số lượng xăng sử dụng ứng với định mức, được tính :
Công thức 1 :
Định mức là một số 100km tương đương số A
Số đọan đường đi là ( cây số cuối tháng – cây số đầu tháng ) ra số B
Số xăng đã sử dụng = A x B/ 100
Họăc công thức 2
Định mức là một số 100km tương đương số A
Tổng số xăng được cấp là số B
Đọan đường đã đi = 100km x B/A
Số xăng đã cấp = Số xăng sử dụng + xăng trong bình.
File mẫu Quyết Tóan Xăng Dầu (HCQT/QT-07/M03).
😇 Taxi
Thanh toán tiền taxi Mai Linh và Vinasun hàng tháng với nhà cung cấp dịch vụ. Quản lý giao trả thẻ công cộng, theo dõi thẻ cá nhận.
Những anh/chị được cấp phát thẻ sẽ được hai thẻ ( Mai Linh và Vinasun ). Hai thẻ mệnh giá 500.000đ/1 người. Cá nhân sử dụng vượt định mức công ty quy định mỗi tháng hoặc mỗi quý tổng kết và trừ thẳng vào lương.
Khi nhận được hóa đơn và bản chi tiết sử dụng, sẽ nhập vào máy. Nhập đủ hết thông tin của hai thẻ taxi sẽ nhìn thấy vượt định mức của từng anh chị, những thẻ bị vượt định mức sẽ điền vào bản chi tiết gửi đến những anh chị bị vượt định mức bằng mail với nội dung yêu cầu xem qua số tiền vượt định mức.
Sau thời gian ( 3 ngày ) từ ngày gửi thông báo vượt định chủ thẻ không than phiền về thông tin đã được nhận. Gửi file vượt định mức đến Ban Lãnh Đạo phòng kiểm tra và ký xác nhận đồng ý cho thu lại số tiền vượt.
Chuyển file vượt định mức đã được ký xác nhận đến phòng Nhân Sự.
File mẫu Tính vượt định mức taxi từng thẻ/người (HCQT/QT-07/M010).
Nếu font chữ bị bể hãy tải font tại đây 
| 😇Nếu bạn khó khăn khi tải tài liệu 👉 xem hướng dẫn ở đây |
| 😇Nếu bạn cần mua tài liệu hãy 👉 để lại yêu cầu của bạn tại đây |
dungvan20575@gmail.com
ReplyDelete