Mẫu quy trình chấp công trong doanh nghiệp - mẫu của SA

Bất kỳ tổ chức nào cũng có chấm công, chấm thủ công, bằng thẻ và bằng vân tay. Vậy thì đây là tất cả những gì bạn cần.
Quy trình gồm 1 lưu đồ các bước thực hiện và 5 biểu mẫu chắc chắn là nguồn hữu ích cho các bạn làm công tác nhân sự nói chung và tiền lương nói riêng.

LINK TẢI QUY TRÌNH VÀ BIỂU MẪU

1. Lưu đồ quy trình (Note: Lưu đồ bạn phải tải về mới xem được vì được chạy bằng trình duyệt web)
2. Phiếu xác nhận công tác
3. Phiếu xác nhận quên mang thẻ hoặc chuyển thành xác nhận không chấm công
4. Phiếu theo dõi công tác
5. Hướng dẫn sử dụng thẻ ra vào hoặc hướng dẫn chấm công
6. Mẫu đăng ký xác nhận ngoài giờ

TRÍCH LƯỢC QUY TRÌNH

😇      Các nguyên tắc chung

Quy trình chấm công cho nhân viên dựa trên một số nguyên tắc cơ bản như sau:

·         Kỳ chấm công: bắt đầu từ ngày 26 của tháng này đến ngày 25 của tháng sau ( ngày tổng kết kỳ lương của công ty)

·         Công thực: Giờ công tính theo số liệu ra vào công ty ( giờ làm việc ngày thường, giờ làm thêm, giờ làm ngày nghỉ, ngày lễ).

·         Thời gian chấm công: theo quy định của nội quy lao động từ thứ hai đến hết sáng thứ bảy.

Sáng: từ 8: 00 đến 11: 30 giờ

Chiều: từ 13:00 đến 17:30 giờ

·         Trường hợp chấm công không đúng thời gian đã quy định trên xem như nhân viên đi làm trễ hoặc đi về sớm.

·         Chấm công theo ca đối với bảo vệ và các nhân sự theo đặc thù công việc của phòng ban.

·         Nhân viên đến làm việc đúng giờ chứ không phải là đến đúng giờ ( đến Công ty sau đó đi ăn sáng, uống cà phê…) thì cũng vi phạm nội quy lao động.

·         Tất cả nhân viên khi đi vào hay đi ra khỏi Công ty trong thời gian làm việc đều phải quẹt thẻ

·         Nếu trong ngày làm việc, nhân viên quên mang thẻ chấm công thì điền vào phiếu xác nhận quên mang thẻ , có chữ ký xác nhận của Trưởng Phòng ban và gửi về Phòng NSĐT

·         Trong trường hợp đi công tác bên ngoài, hoặc làm thêm ngoài giờ thì nhân viên cần lập phiếu công tác hoặc phiếu đăng ký xác nhận  làm ngoài giờ chuyển cho Trưởng phòng ban và Tổ bảo vệ thuộc Phòng Hành chánh ký xác nhận , sau đó chuyển về Phòng NSĐT.

·         Thời gian tính làm thêm ngoài giờ bắt đầu từ 18 giờ.

·         Mỗi nhân viên chỉ sử dụng một thẻ chấm công có mã số quy định của cá nhân. Tuyệt đối không được quẹt thẻ cho nhân viên khác.

     😇    Phạm vi áp dụng

Quy trình chấm công  được áp dụng cho tất cả  nhân viên đang làm việc trụ sở chính của công ty Sacomreal và các đơn vị thành viên.

Ngoại trừ các trường hợp từ cấp Phó phòng trở lên thì không chấm công theo hình thức kể trên mà tính theo hiệu quả công việc.

Các nhân viên đều được thông báo về quy trình chấm công và được yêu cầu nắm rõ, nghiêm túc tuân thủ theo nội dung của quy trình này

😇  Nghĩa vụ và quyền hạn

👉 Nhân viên

Đọc, hiểu và nắm rõ nội dung của quy trình chấm công 

Tự theo dõi đi công tác và ngày nghỉ của bản thân ( Mẫu: Phiếu theo dõi công tác)

Xin phép chấp thuận của cấp trên trực tiếp về việc đi công tác, nghỉ phép

·         Trường hợp nhân viên phải đi trễ về sớm có lý do (đi công tác, nghỉ phép) sẽ tự ghi các nội dung vào phiếu theo dõi và đưa cho Trưởng Phòng ban ký duyệt. Đối với nghỉ phép phải báo trước theo quy định nghỉ phép của công ty.

·         Đối với việc đi công tác thì tuỳ theo quy định của Trưởng phòng ban, có thể phải được sự chấp thuận trước khi đi công tác, có thể ghi vào phiếu và thông báo miệng hoặc báo cáo sau khi đi công tác về cho Trưởng Phòng ban…

·         Trường hợp nhân viên đến trễ do đi công tác đột xuất hoặc đến trễ vì lý do bất khả kháng (hư xe, tai nạn..) vào đầu giờ làm việc, nhân viên cần thông báo cho Trưởng Phòng ban bằng điện thoại, sau đó ghi vào phiếu theo dõi và đưa cho Trưởng Phòng ban ký xác nhận trong thời gian gần nhất có thể. Trưởng Phòng ban toàn quyền chấp thuận hay không chấp thuận trong trường hợp này.

👉 Trưởng phòng ban

Xem xét thời giờ làm việc(đi muộn, về sớm…) của nhân viên thuộc phòng ban mình quản lý; xác nhận chính xác lịch đi công tác, làm thêm ngoài giờ, lịch đi học, nghỉ phép….

Kiểm tra tính hợp lý của phiếu theo dõi công tác của nhân viên.

Trưởng Phòng ban trực tiếp thông báo cho nhân viên biết các trường hợp vi phạm thời gian làm việc và trao đổi với nhân viên về các biện pháp khắc phục và hình thức kỷ luật nếu có.

Có trách nhiệm giải trình trước Ban Tổng Gíam đốc về tình hình đi làm trễ về sớm của nhân viên do mình phụ trách.

👉 Phòng Hành chánh quản trị

Theo dõi, kiểm tra, nhắc nhở tình hình quẹt thẻ của nhân viên trong các trường hợp:

·         Nhân viên này quẹt thẻ dùm cho nhân viên khác

·         Nhân viên trong giờ làm việc ra vào Công ty không quẹt thẻ

Tổng hợp và báo cáo lên các Trưởng Phòng ban có nhân viên vi phạm

👉 Phòng Nhân sự - Đào tạo

Quản lý máy chấm công, cấp thẻ chấm công, đảm bảo hệ thống dữ liệu máy chấm công vận hành ổn định, cập nhật kịp thời. Việc truy xuất dữ liệu thông tin từ máy chấm công chuyển đến phụ trách tính lương một cách chính xác và đầy đủ

Phối hợp với các Trưởng phòng ban để theo dõi tình hình và thời gian làm việc của nhân viên, chấm công theo quy định và trả lương chính xác theo ngày công.

Báo cáo lên Ban Tổng Giám đốc khi có yêu cầu

Nếu font chữ bị bể hãy tải font tại đây 

😇Nếu bạn khó khăn khi tải tài liệu 👉 xem hướng dẫn ở đây

😇Nếu bạn cần mua tài liệu hãy 👉 để lại yêu cầu của bạn tại đây