Kế hoạch và biểu mẫu kiểm tra nguyên liệu của công ty sơn EXPO

Có lẽ nhiều bạn đã biết về công ty sơn EXPO vì thế ad không phải giới thiệu nhiều. Với bài viết này ad sẽ chia sẻ toàn bộ kế hoạch kiểm tra nguyên - vật liệu đầu vào của họ cho bạn. Dĩ nhiên kế hoạch bao gồm cả biểu mẫu để áp dụng kế hoạch đó.  Kế hoạch được họ viết theo dạng lưu đồ và áp dụng 9 biểu mẫu để kiểm soát việc thực hiện kế hoạch.

Bạn có thể tải ngay quy trình và biểu mẫu ở đây:

Kế hoạch kiểm tra nguyên liệu đầu vào

Phiếu kiểm tra - phiếu trả kết quả - báo cáo từ chối nguyên liệu

Danh mục phiếu kiểm tra chất lượng dành cho từng loại nguyên liệu đầu và và các phiếu tương ứng

Các phiếu màu cho mục đích nhận dạng

Danh sách nguyên liệu đã được kiểm tra

Phiếu theo dõi sử dụng nguyên vật liệu

Nếu khó khăn trong tải tài liệu, xem hướng dẫn tại đây
Nếu muốn mua tài liệu xem thông tin ở đây



Nếu liên kết bị hỏng vui lòng để lại comment để mình sửa chữa nhé!

Trích nội dung của kế hoạch:

Thủ kho nguyên vật liệu nhận toàn bộ giấy tờ. Sau đó người thủ kho này sẽ kiểm tra ngoại quan, đóng gói và các giấy tờ có liên quan, giấy chứng nhận phân tích của lô hàng đó. Nếu có những thiếu sót gì thì người thủ kho sẽ liên hệ với Người Điều Phối của Bộ Phận Mua Hàng để thông tin trực tiếp đến nhà cung cấp đó. Nếu không có những thiếu sót gì thì người thủ kho sẽ lấy mẫu của lô hàng mà công ty chuyển đến cùng với Phiếu Kiểm Tra Nguyên Vật Liệu (KTCL-7.4.3-1/BM-01) gửi đến bộ phận KCS để kiểm tra các tính chất vật lý khác.

6.2        Nhân viên kỹ thuật KCS sẽ kiểm tra và thẩm định nguyên vật liệu theo như các Phương Pháp Kiểm Tra Nguyên Vật Liệu

6.3        Nhân viên kỹ thuật KCS sẽ không kiểm tra các tính chất vật lý của nguyên vật liệu nếu như  nhà sản xuất hay công ty cung cấp không có giấy chứng nhận phân tích.

 

6.4        Nhân viên kỹ thuật KCS sẽ ghi nhận kết quả kiểm tra nguyên vật liệu vào trong Phiếu Kiểm Tra Nguyên Vật Liệu (KTCL -7.4.3-1/BM-01). Sau đó so sánh kết quả kiểm tra được với tiêu chuẩn nguyên vật liệu. Nhân viên kỹ thuật KCS sẽ ký tên xác nhận và gửi cho Giám đốc KCS hay người được ủy quyền để phê duyệt.

6.5        Kiểm tra tình trạng nguyên vật liệu

6.5.1     Trong khoảng tiêu chuẩn

Nhân viên kỹ thuật KCS viết vào tình trạng kiểm tra và đóng dấu « PASS » vào Kết Quả Kiểm Tra Chất Lượng Nguyên Vật Liệu (KTCL-7.4.3-1/BM-02), ký tên và gửi ngay cho Giám đốc KCS hay người được uỷ quyền phê duyệt.

Nhân viên kỹ thuật KCS sẽ viết những thông tin về nguyên vật liệu :  mã sản phẩm, số lô, ngày kiểm tra và ký tên lên trên phiếu màu xanh lá (phiếu đồng ý). Phiếu này sẽ được cấp vừa đủ cho tổng số lượng nguyên vật liệu.

Ngoài ra, nhân viên KCS phải điền thêm vào các biểu mẫu KTCL-7.4.3-1/BM 04, 08, 09 để liên hệ nội bộ và theo dõi việc sử dụng nguyên vật liệu.

6.2.1  Ngoài khoảng tiêu chuẩn

Nhân viên kỹ thuật KCS sẽ đóng dấu « NOT PASS » vào Kết Quả Kiểm Tra Chất Lượng Nguyên Vật Liệu (KTCL-7.4.3-1/BM-02), ký tên và gửi ngay cho Giám đốc KCS hay người được uỷ quyền để phê duyệt.

Nhân viên kỹ thuật KCS sẽ viết những thông tin về nguyên vật liệu :  mã sản phẩm, số lô, ngày kiểm tra và ký tên lên trên phiếu màu đỏ (phiếu không đồng ý).

Phiếu này sẽ được cấp vừa đủ cho tổng số lượng nguyên vật liệu.

Sau đó, Nhân viên kỹ thuật KCS sẽ làm Bản Từ Chối  Nguyên Vật Liệu (KTCL-7.4.3-1/BM-03) và gửi cho Bộ Phận Mua Hàng để từ chối nhận nguyên vật liệu này. 

6.2.1  Hạn chế hay không dùng

Trong trường hợp nguyên vật liệu không phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật đã đề ra hay muốn sử dụng vì một lý do nào đó. Nhân viên kỹ thuật KCS sẽ viết vào trong tình trạng kiểm tra và đóng dấu « HOLD » lên trên Kết Quả Kiểm Tra Chất Lượng Nguyên Vật Liệu (KTCL-7.4.3-1/BM-02), ký tên và gửi cho Giám đốc KCS phê duyệt.

Nhân viên kỹ thuật KCS sẽ viết những thông tin về nguyên vật liệu :  mã sản phẩm, số lô, ngày kiểm tra và ký tên lên trên phiếu màu vàng (phiếu giữ lại). Phiếu này sẽ được cấp vừa đủ cho tổng số lượng nguyên vật liệu.

6.2        Nhân viên kỹ thuật KCS sẽ gửi Kết Quả Kiểm Tra Chất Lượng Nguyên Vật Liệu (KTCL-7.4.3-1/BM-02) đã có đầy đủ chữ ký phê duyệt từ Bộ phận KCS cùng với phiếu xác nhận tình trạng nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất (kho) để thực hiện các hoạt động kế tiếp.

6.3        Kỹ thuật viên KCS ghi vắn tắt thông tin và kết quả kiểm tra vào trong Danh Mục Phiếu Kiểm Tra Chất Lượng Dành Cho Nguyên Vật Liệu Đầu Vào (KTCL-7.4.3-1/BM-04)

6.4        Trong trường hợp nguyên vật liệu chưa kiểm tra xong nhưng cần sử dụng gấp. Giám đốc KCS có quyền phê duyệt cho sử dụng, nhưng phải gắn bản “URGENT” tại nơi để nguyên vật liệu đó để phân biệt rõ khi kiểm tra lại thấy không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật.

Trong trường hợp nguyên vật liệu không phù hợp vơi tiêu chuẩn kỹ thuật, nhưng cần sử dụng với lý do nào đó. Giám đốc KCS có quyền phê duyệt cho sử dụng nhưng phải theo dõi việc sử dụng nguyên vật liệu này.

Với những nguyên vật liệu không sử dụng sau 3 tháng sẽ phải liệt kê, khai báo chậm nhất là khi sử dụng lại. Người thủ kho phải lấy mẫu và gửi cho Nhân viên kỹ thuật KCS để kiểm lại các tính chất vật lý giống như khi kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào.

_____________

6.1        Warehouse-man receives raw material including all concerned documents. Then, he is going to check appearance, packaging, and all concerned documents as well as certificate of analysis. If there are something mistake he will contact to Purchasing Dept. If it has nothing mistakes he will take sample accompany with Raw Material QC Sheet Form (KTCL-7.4.3-1/BM-01) to Quality Control Section for physical properties checking.

 

 

 

6.2        QC Technician checks and inspection incoming raw material by following to RM Testing Method.

6.3        QC Technician has right to omit the physical properties checking in case of there is Certificate of Analysis of raw material from producer or trading company.

6.4        QC Technician records the checking result in Raw Material QC Sheet                    (KTCL-7.4.3-1/BM-01). Then, compares the checking result with standard or specification to define the status of raw material. QC Technician signs and sends to QC Manager or authorized person for approval.

6.5        Raw material checking status

6.5.1     Within specification

QC Technician will write down the checking status and stamps « PASS » in the Raw Material QC Result (KTCL-7.4.3-1/BM-02) as well as put signature. Then, send to QC manager or authorized person for approval

QC Technician will write down the raw material information such as product code and batch number and checking date and signature in Green card (OK card). The OK card will be provided to suit with the total amount of raw material.

Beside, QC technician must fill in the form KTCL-7.4.3-1/BM 04, 08, 09 for internal contact or following-up the using of raw material.

6.1.1  Out of specification.

QC Technician will write down the checking status and stamps « NOT PASS » in the Raw Material QC Result (KTCL-7.4.3-1/BM-02) as well as put signature. Then, send to QC manager or authorized person for approval.

QC Technician will write down the raw material information such as product code and batch number and checking date and signature in Red card (NOT OK card). The NOT OK card will be provided to suit with the total amount of raw material.

Then, QC Technician will also prepare Rejected Raw Material form (KTCL-7.4.3-1/BM-03) and send to Purchasing department in order to reject the raw material onwards.

6.1.2  Hold or inhibit using

In case of raw material deviates from the specification or standard requirement or want to exhibit using with any reasons. QC Technician will write down the checking status and stamps « HOLD » in the Raw Material QC Result (KTCL-7.4.3-1/BM-02) and put signature. Then, send to QC manager for approval.

QC Technician will write down the raw material information such as product code and batch number and checking date and signature in Yellow card (Hold card). The HOLD card will be provided to suit with the total amount of raw material.

6.1        QC Technician will send the Raw Material QC Result (KTCL-7.4.3-1/BM-02) which is completely singed for approval from Quality Control Section accompany with the checking status card to Production (warehouse) for further action. 

6.2        QC Technician records the summarize checking information and result in Quality Control Sheet for Incoming Raw Material Checking List (KTCL-7.4.3-1/BM-04)

6.3        In case of raw material has not conducted the checking yet, but need to use urgently. QC manager has authority for approval. But have to put “URGENT card” at the place of raw material in order to exhibit using whenever found that it is out of specification after checked.

In case of raw material deviates from specification or standard requirement, but it really need to use with any reasons. QC manager has authority for approval, but have to follow up the raw material using closely.

The raw material at which does not move for using after 3 months will be declared as slow moving raw material. Warehouse-man will take sample to QC Technician for physical properties checking by follow to the method like incoming raw material check.