Trích phần diễn giải quy trình :
Bước 0 :
Đối với Xí nghiệp nhựa xuất khẩu :
Căn cứ vào năng lực ký kết HĐ-ĐĐH, năng
lực sản xuất, tình hình tồn kho, BGĐ lập kế hoạch mua hàng theo biểu mẫu
(ALTA-QT-7.4-1/BM12).
Khi có yêu cầu kế hoạch vật tư (Quy
trình kiểm soát tiến độ sản xuất) thì các BPLQ lập biểu mẫu :ALTA-QT-7.4-1/BM01
và Phiếu báo giá của Nhà cung ứng trình Trưởng BPLQ xem xét và BGĐ phê duyệt.
Đối với các đơn vị bộ phận khác :
Ø Khi
có yêu cầu kế hoạch vật tư thì các BPLQ lập biểu mẫu : ALTA-QT-7.4-1/BM01 và
Phiếu báo giá của Nhà cung ứng trình Trưởng BPLQ xem xét và BGĐ phê duyệt.
Ø Khi
có yêu cầu kế hoạch thương vụ thì các BPLQ lập biểu mẫu : ALTA-QT-7.4-1/BM18
trình Trưởng BPLQ xem xét và BGĐ phê duyệt.
-
Lưu ý
:
Đối với những
loại hàng có giá trị nhỏ hơn 100.000đ thì không cần Phiếu báo giá Nhà cung ứng.
Bước 1 :
o
Trưởng BPLQ xem xét và BGĐ phê
duyệt đối với trường hợp mua hàng nội địa theo biểu mẫu ALTA-QT-7.4-1/BM01.
-
Nếu không đạt : BGĐ
không đồng ý thì ghi rõ lý do và trả biểu mẫu ALTA-QT-7.4-1/BM01 về bộ phận yêu
cầu để kết thúc hoặc đặt lại yêu cầu.
-
Nếu đạt : BGĐ
ký chấp thuận yêu cầu và tiến hành bước 2. Nếu NCƯ còn trong thời hạn đã được
đánh giá thì thực hiện tiếp bước 5.
o
BGĐ xem xét và phê duyệt kế hoạch
mua hàng xuất khẩu (ALTA-QT-7.4-1/BM12).
Bước 2 :
- Trước khi đánh giá Nhà cung ứng, các
Đơn vị, bộ phận phối hợp ghi nhận các thông tin khách hàng
“ALTA-QT-7.4-1/BM16).
- BGĐ và Trưởng BPLQ đánh giá NCƯ
theo biểu mẫu “Phiếu đánh giá Nhà cung ứng (sản phẩm)” : ALTA-QT-7.4-1/BM03,
lập “Biên bản xét duyệt chọn thầu / cung ứng” (ALTA-QT-7.4-1/BM19), đưa ra danh sách NCƯ ALTA-QT-7.4-1/BM02 được
chọn. Tuỳ tính chất và mức độ của yêu cầu bảo đảm chất lượng sản phẩm mà BGĐ
quyết định lựa chọn NCƯ cho phù hợp.
- Gởi “Thư cảm ơn” (ALTA-QT-7.4-1/BM09)
(nếu cần) đối với những Nhà cung ứng Công ty không chọn lựa trong lần đánh giá
đó.
- Mỗi Đơn vị, bộ phận thống kê đánh giá
Nhà cung ưng theo biểu mẫu (ALTA-QT-7.4-1/BM17). Cuối năm nhân viên thống kê
phải lập báo cáo phân tích, đánh giá tổng hợp và chi tiết từng Nhà cung ứng cho
Ban Giám đốc theo biểu mẫu : ALTA-QT-8.4/BM03.
Bước 3 :
Các BPLQ phối hợp mời Nhà cung
ứng được chọn và thu thập thông tin của NCƯ theo biểu mẫu (ALTA-QT-7.4-1/BM04)
“Thư mời tham gia cung ứng” (nếu cần).
Bước 4 :BGĐ
hoặc BPLQ thương lượng với NCƯ qua “ Phiếu báo giá của Nhà cung ứng” :
-
Nếu không đạt : quay về bước 2
lựa chọn NCƯ khác.
-
Nếu đạt : xúc tiến bước 5.
Bước 5 :
Ký kết HĐ-ĐĐH
theo biểu mẫu : ALTA-QT-7.4-1/BM08.
Ký kết HĐ-ĐĐH
nội bộ theo biểu mẫu : ALTA-QT-7.4-1/BM14.
-
Đối với những loại hàng mua thông
dụng trong quá trình sản xuất đã hoàn tất đúng quy trình mua hàng trước đó và
trong kế hoạch chi phí đã được BGĐ phê duyệt hoặc xuất phát từ nhu cầu cấp bách
nhằm đảm bảo sản xuất và chất lượng sản phẩm của các đơn vị có giá trị thấp hơn
hai triệu đồng thì Trưởng BPLQ/ Phụ trách Đơn vị SXKD hoặc BPLQ có quyền chủ
động và có nghĩa vụ thực hiện mua hàng đồng thời chịu trách nhiệm về kết quả
mua hàng.
-
Trưởng BPLQ / Phụ trách Đơn vị
SXKD hoặc BPLQ tập hợp hồ sơ mua hàng trình BGĐ ký kết HĐ-ĐĐH (đối với HĐ-ĐĐH nội
địa) và TGĐ ký kết HĐ-ĐĐH (đối với HĐ-ĐĐH nhập khẩu) với NCƯ.
Bước 6 :
Đối với HĐ-ĐĐH
nhập khẩu, PXN lập kế hoạch nhập hàng (ALTA-QT-7.4-1/BM11).
Bước 7.8 :
PXN thực hiện
các hồ sơ, thủ tục hải quan.
Bước 9 :
PXN tiến hành
mua dịch vụ.
Bước 10 :
Các BPLQ cùng
có trách nhiệm phối hợp thực hiện HĐ-ĐĐH.
Bước 11 :
Trưởng BPLQ
cùng có trách nhiệm phối hợp kiểm soát quá trình thực hiện HĐ-ĐĐH.
Trong quá
trình thực hiện các bộ phận liên hệ phải phát hiện những sai sót hoặc sự không
phù hợp :
-
Nếu có thì phải kịp thời thông
báo cho NCƯ biết để yêu cầu khắc phục hoặc khiếu nại theo mẫu : “Thông báo sản
phẩm không phù hợp” ALTA-QT-7.4-1/BM05.
Bước 12 :
Thủ kho, kế
toán, BPLQ phải phối hợp làm Phiếu nhập kho, Phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm
(ALTA-QT-7.4-3/BM01).
Bước 13 :
Các BPLQ tiến
hành làm biên bản nghiệm thu kèm theo các chứng từ thanh toán chuyển BP khác.
PKD, PXN và
BPLQ chuyển chứng từ thanh toán đến PTV.
Bước 14 :
Đối với hàng
nội địa PTV thanh toán trên cơ sở được sự đồng ý của BGĐ.
Đối với hàng
xuất khẩu lập “Bảng theo dõi thanh toán” qua ngân hàng (ALTA-QT-7.4-1/BM13).
Bước 15 :
Trưởng BPLQ phối hợp kết thúc thanh lý
HĐ-ĐĐH trình BGĐ ký biên bản thanh lý.
Bước 16 :
Hoàn tất quy trình – Các bộ phận lưu Hồ
sơ liên quan đến phần hành của mình.
6. BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM :
|
KÝ
MÃ HIỆU
|
TÊN
BIỂU MẪU
|
|
ALTA-QT-7.4-1/BM01
|
Phiếu yêu cầu mua hàng và đề nghị
duyệt giá
|
|
ALTA-QT-7.4-1/BM02
|
Danh sách nhà cung ứng chấp thuận
|
|
ALTA-QT-7.4-1/BM03
|
Phiếu đánh giá Nhà cung ứng
|
|
ALTA-QT-7.4-1/BM04
|
Thư mời tham gia cung ứng
|
|
ALTA-QT-7.4-1/BM05
|
Thông báo sản phẩm không phù hợp
|
|
ALTA-QT-7.4-1/BM06
|
Đơn đặt hàng thùng / bao ngoài / nhãn
|
|
ALTA-QT-7.4-1/BM07
|
Đơn đặt hàng trục ống đồng
|
|
ALTA-QT-7.4-1/BM08
|
Hợp đồng
|
|
ALTA-QT-7.4-1/BM09
|
Thư cảm ơn
|
|
ALTA-QT-7.4-1/BM10
|
Đơn đặt hàng
|
|
ALTA-QT-7.4-1/BM11
|
Kế hoạch và theo dõi nhập khảu
|
|
ALTA-QT-7.4-1/BM12
|
Kế hoạch mua hàng
|
|
ALTA-QT-7.4-1/BM13
|
Bảng theo dõi thanh toán
|
|
ALTA-QT-7.4-1/BM14
|
Đơn đặt hàng nội bộ
|
|
ALTA-QT-7.4-1/BM15
|
Đơn đặt hàng mực in
|
|
ALTA-QT-7.4-1/BM16
|
Thông tin Khách hàng
|
|
ALTA-QT-7.4-1/BM17
|
Thống kê đánh giá Nhà cung ứng
|
|
ALTA-QT-7.4-1/BM18
|
Kế hoạch thương vụ
|
|
ALTA-QT-7.4-1/BM19
|
Biên bản xét duyệt chọn thầu/cung ứng
|
|
ALTA-QT-7.4-1/BM20
|
Biên bản nghiệm thu
|
|
|
Phiếu báo giá của Nhà cung cấp
|
No comments:
Post a Comment
haccololong@gmail.com