Quy trình đánh giá nhà cung ứng và mua hàng AL

1.MỤC ĐÍCH: Quy định việc mua hàng phải có kế hoạch và được phê chuẩn đúng đắn, đảm bảo sản phẩm, hàng hoá hoặc dịch vụ mua vào đạt chất lượng và đúng mục đích sử dụng.

Đồng thời quy định cách thức cung ứng nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ và các loại vật liệu phụ khác phục vụ cho sản xuất, đảm bảo kịp thời và phù hợp với yêu cầu sản xuất.

2.PHẠM VI .

*Phạm vi áp dụng : Phòng kinh doanh / Các Đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty và các Bộ phận liên quan.

*Đối tượng áp dụng :

- Các hoạt động mua hoặc đặt gia công các loại hàng hoá hay dịch vụ có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm XNN.

- Đối với các loại nguyên vật liệu chính và phụ, công cụ-dụngcụ ,ống đồng trong nước và ngoài nước.

3.TÀI LIỆU THAM KHẢO .

*ISO 9001 : 2000 (E).

*Sổ tay chất lượng của CÔNG TY THOTH : THOTH – STCL.\

LINK DOWNLOAD QUY TRÌNH VÀ BIỂU MẪU

4.ĐỊNH NGHĨA .

-BGĐ : Ban Giám đốc,

-ĐVSXKD : Đơn vị sản xuất kinh doanh,

-PKD : Phòng Kinh doanh,

-BPLQ : Bộ phận liên quan trong hệ thống vận doanh của Công ty,

-HĐ-ĐĐH : Hợp đồng – Đơn đặt hàng,

5.1 LƯU ĐỒ (Xem trong file tải về)

5.2 DIỄN GIẢI :

Bước 0 : Khi có yêu cầu mua hàng thì Trưởng PKD/ Phụ Trách Đơn vị SXKD hoặc BPLQ xem xét xác định yêu cầu theo “Phiếu yêu cầu mua hàng” (ALTA– QT –7.4.1/BM06) đã được lập và trình BGĐ phê duyêt.

Bước 1 :  BGĐ phê duyệt trên “phiếu yêu cầu mua hàng” (ALTA– QT –7.4.1/BM06)

-Nếu không đạt : BGĐ không đồng ý thì ghi rõ lý do và trả “phiếu yêu cầu mua hàng” (ALTA – QT –7.4.1/BM06) về bộ phận yêu cầu để  kết thúc hoặc đặt lại yêu cầu.

-Nếu đạt : BGĐ ký chấp thuận yêu cầu và tiến hành bước 2.

Bước 2 : BGĐ/Trưởng PKD/ Phụ Trách Đơn vị SXKD hoặc BPLQ phối  hợp đánh giá NCƯ dự tuyển theo Biểu mãu “ Phiếu đánh giá Nhà cung ứng”: ALTA- QT-7.4.1 – BM01 và  đưa ra danh sách NCƯ được chấp thuận có tổng số điểm >= 40 và chỉ tiêu chất lượng >= 20 và BGĐ quyết định chọn NCƯ. Tuỳ tính chất và mức độ của yêu cầu bảo đảm chất lượng sản phẩm  mà lựa chọn NCƯ cho phù hợp.

Bước 3 : BGĐ/Trưởng PKD/ Phụ Trách Đơn vị SXKD hoặc BPLQ phối hợp mời Nhà cung ứng được chọn và thu thập thông tin của NCƯ theo biểu mẫu ALTA-QT- 7.4.1/BM05  “Thư mời tham gia cung ứng”.

Bước 4 : BGĐ/Trưởng PKD/ Phụ Trách Đơn vị SXKD hoặc BPLQ phối hợp thương lượng với Khách hàng qua Phiếu yêu cầu  báo giá, Đơn đặt hàng.

- Nếu không đạt : quay về bước 2 lựa chọn NCƯ khác.

- Nếu đạt : xúc tiến bước 5

Bước 5 : Ký kết HĐ- ĐĐH :

-          Đối với những loại hàng mua thông dụng trong quá trình sản xuất đã hoàn tất đúng quy trình mua hàng trước đó và trong kế hoạch chi phí đã được BGĐ phê duyệt hoặc xuất phát từ nhu cầu cấp bách nhằm đảm bảo sản xuất và chất lượng sản phẩm của XNN có giá trị thấp hơn hai triệu đồng thì Trưởng PKD/ Phụ Trách Đơn vị SXKD hoặc BPLQ có quyền chủ động và có nghĩa vụ thực hiện mua hàng đồng thời chịu trách nhiệm về kết quả mua hàng.

-          Trưởng PKD/ Phụ Trách Đơn vị SXKD hoặc BPLQ tập hợp hồ sơ mua hàng trình BGĐ ký kết HĐ- ĐĐH với NCƯ.

Bước 6 : BGĐ/Trưởng PKD/ Phụ Trách Đơn vị SXKD hoặc BPLQ cùng có trách nhiệm phối hợp thực hiện Hợp đồng.

Bước 7 :  BGĐ/Trưởng PKD/ Phụ Trách Đơn vị SXKD hoặc BPLQ cùng có trách nhiệm phối hợp kiểm soát quá trình thực hiện HĐ-ĐĐH.

Trong quá ttrình thực hiện các bộ phận liên hệ phải phát hiện những sai sót hoặc không phù hợp :

-          Nếu có thì phải kịp thời thông báo cho NCƯ biết để yêu cầu khắc phục hoặc khiếu nại theo mẫu : “Thông báo “  ALTA– QT- 7.4-BM03

-          Nếu HĐ- ĐĐH hoàn thành tốt thì tiến hành bước 8.

Bước 8 : BGĐ/Trưởng PKD/ Phụ Trách Đơn vị SXKD hoặc BPLQ phối hợp kết thúc thanh lý HĐ-ĐĐH trình BGĐ ký biên bản thanh lý.

Bước 9 :  Hoàn tất quy trình – Lưu hồ sơ

-          Phòng kế toán lưu đầy đủ bản chính.

-          PKD/ Phụ Trách Đơn vị SXKD và các BPLQ lưu bản sao.

·         CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG :

STT	CHỈ TIÊU CHUNG	CHỈ TIÊU CỤ THỂ	NƠI TÌM THÔNG TIN
01	Chất lượng HỆ THỐNG	1.      Cơ cấu tổ chức 2.      Kiểm soát phương tiện làm việc 3.      Kiểm soát thông tin. 4.      Nguồn nhân lực. 5.      Kiểm soát vật tư. 6.      Qui trình công nghệ.	Lập bảng câu hỏi gởi cho NCƯ hoặc khảo sát tại cơ sở của NCƯ.
02	Chất lượng SẢN PHẨM	1.      Kiểm tra đầu vào . 2.      Kiểm tra trong quá trình 3.      Kiểm tra thành phẩm. 4.      Tình trạng chất lượng  khi nhập	1,2,3, Lập bảng câu hỏi gởi choNCƯ hoặc khảo sát tại cơ sở của NCƯ. 4. Đánh giá trên phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm khi nhập kho và trong quá trình sử dụng.
03	Chất lượng DỊCH VỤ	1.      Thời gian giao hàng . 2.      Phương tiện, công cụ giao hàng .	Đánh giá dựa trên quá trình nhập sản phẩm trong từng đợt cung cấp.
04	GIÁ CẢ	1.      Giá cả ổn định. 2.       So với thị trường .	1.      Đánh giá trong quá trình mua hàng của từng NCƯ. 2.      Đánh giá so sánh  với giá bình quân trên thị trường.

6.BIỂU MẨU ĐÍNH KÈM.

LINK DOWNLOAD QUY TRÌNH VÀ BIỂU MẪU

KÝ MÃ HIỆU	TÊN BIỂU MẪU
ALTA-QT7.4-1/BM01	Phiếu yêu cầu
ALTA-QT7.4-1/BM02	Danh sách nhà cung ứng chấp thuận
ALTA-QT7.4-1/BM03	Phiếu đánh giá nhà cung ứng
ALTA-QT7.4-1/BM04	Thư mời tham gia cung ứng
ALTA-QT7.4-1/BM05	Thông báo Sản phẩm không phù hợp
	Đơn đặt hàng
	Phiếu báo giá