1.
Mục đích:
-
Để
toàn bộ nhân sự của Văn phòng Công ty biết rõ yêu cầu và trách nhiệm đối với
phần hành công việc của mình.
-
Phân
định trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ giữa các thành viên của Văn phòng.
-
Đồng
thời thông qua quy chế này, mỗi nhân viên có thể tự kiểm soát được công việc
của mình và báo cáo tình hình cho CVP.
2.
Phạm vi áp dụng:
-
Bộ
phận áp dụng : Văn phòng
Công ty.
-
Trách
nhiệm áp dụng : Nhân sự Văn
phòng Công ty.
3.
Tài liệu tham khảo:
-
Hệ
thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000.
-
Quy
chế tổ chức Công Ty Cổ Phần Thuvienthoth: THOTH-QT-5.5.1
4.
Định nghĩa:
-
Văn
phòng Cty : Văn phòng Công ty
-
CVP : Chánh văn phòng
-
BGĐ : Ban Giám Đốc
-
NVHC : Nhân viên hành chánh
-
NVKT : Nhân viên kỹ thuật
-
NV :
Nhân viên
5.
Mô tả
5.1 Sơ đồ tổ chức (tham khảo sổ tay chất lượng).
5.2 Trách nhiệm, quyền hạn, mối quan
hệ , tiêu chuẩn yêu cầu.
5.2-1 Nhân viên
hành chánh 1:
·
Trách nhiệm:
-
Quản
lý dấu mộc, đóng dấu các hồ sơ của Công ty khi đã có chữ ký của BGĐ và các văn
bản được phép của BGĐ (dấu treo).
-
Tiếp
nhận, luân chuyển & lưu trữ các nguồn thông tin ĐẾN & ĐI.
-
Thực
hiện công tác thư ký BGĐ.
-
Sắp
xếp & theo dõi thực hiện lịch làm việc, tiếp khách của BGĐ, chuẩn bị phương
tiện làm việc và công tác của BGĐ.
-
Soạn
thảo & các văn bản – tài liệu cho BGĐ.
-
Kiểm
tra, kiểm soát công việc trong tuần, đánh giá để có biện pháp khắc phục và cải
tiến.
-
Lưu
trữ hồ sơ của Công ty và hồ sơ chất lượng của Văn Phòng Cty – chỉ truy cập và
cung cấp thông tin khi được phép.
·
Quyền hạn:
-
Được
cung cấp đầy đủ điều kiện để thực hiện trách nhiệm của mình.
-
Từ
chối truy cập hồ sơ nếu không có chỉ thị của CVP hoặc BGĐ.
·
Quan hệ:
-
Làm
việc dưới quyền chỉ đạo trực tiếp của CVP.
-
Phối
hợp đồng bộ và tương trợ trong công việc với các BPLQ trong toàn hệ thống Cty.
·
Tiêu chuẩn:
( Áp
dụng theo tiêu chuẩn Cán sự của Hệ thống tiêu chuẩn nhân sự, Mã số : SN)
-
Có
trình độ đại học trở lên.
-
Có
nghiệp vụ về hành chánh Văn Phòng.
-
Sử
dụng tốt 1 ngoại ngữ.
-
Kỹ
năng sử dụng tốt các trang thiết bị Văn Phòng.
5.2-2 Nhân viên
hành chánh 2:
·
Trách nhiệm:
-
Quản
lý - Cập nhật - Kiểm soát & Lưu trữ tài liệu – hồ sơ TUYỂN DỤNG – ĐÀO
TẠO.
-
Thực
hiện chương trình đào tạo nội bộ & kiểm tra tay nghề.
-
Kiểm
tra việc thực hiện kế hoạch nhân dụng và theo dõi việc thực hiện các chính sách
xã hội của Công ty.
-
Quản
lý kiểm soát lưu trữ hồ sơ các loại trang thiết bị và phương tiện văn phòng -
PCCC – môi trường trong hệ thống Cty.
-
Thực
hiện các báo cáo về lao động / nhân sự theo quy định.
-
Tiếp
xúc người lao động.
-
Kiểm
tra, kiểm soát công việc trong tuần, đánh giá để có biện pháp khắc phục và cải
tiến.
·
Quyền hạn:
-
Được
cung cấp đầy đủ điều kiện, phương tiện để thực hiện trách nhiệm của mình.
-
Tiếp
nhận thông tin và xử lý thông tin liên quan đến phần việc của mình.
·
Quan hệ:
-
Làm
việc dưới quyền chỉ đạo trực tiếp của CVP.
-
Phối
hợp đồng bộ và tương trợ trong công việc với các BPLQ trong toàn hệ thống Cty.
·
Tiêu chuẩn:
( Áp
dụng theo tiêu chuẩn Cán sự của Hệ thống tiêu chuẩn nhân sự, Mã số : SN)
-
Trình
độ Đại học trở lên .
-
Có
nghiệp vụ về hành chánh Văn Phòng.
-
Biết
sử dụng 1 ngoại ngữ.
-
Hiểu
biết về Luật Lao Động.
5.2-3
Nhân viên hành chánh 3:
·
Trách nhiệm:
-
Xây
dựng và quản lí môi trường hoạt động sản xuất kinh doanh và làm việc của Công
ty như kiểm tra hành chánh, quản lí môi trường hoạt động của các đơn vị trực
thuộc Công ty, công tác phòng cháy chữa cháy, công tác quân dự bị, công tác văn
hóa xã hội.
-
Xây
dựng, tổ chức, quản lí & kiểm tra hoạt động của đội bảo vệ toàn Công ty.
-
Quản
lý, theo dõi, sửa chữa và bảo trì máy móc, trang thiết bị phục vụ hoạt động
trong Công ty.
-
Thực
hiện dịch vụ hành chánh đối ngoại khi được BGĐ ủy quyền.
-
Các công việc và kết quả thực hiện các công việc
hàng ngày phải báo cáo cho CVP.
·
Quyền hạn:
-
Được
quyền đột xuất đi kiểm tra các hoạt động của bảo vệ tại các đơn vị/ bộ phận
trực thuộc Cty.
-
Đề
đạt yêu cầu để thực hiện công việc của mình cũng như những ý kiến cải tiến hoạt
động của Tổ Bảo vệ lên CVP.
·
Quan hệ:
-
Làm
việc dưới quyền chỉ đạo trực tiếp của CVP.
-
Phối
hợp đồng bộ và tương trợ trong công việc với các BPLQ trong toàn hệ thống Cty.
·
Tiêu chuẩn:
( Áp
dụng theo tiêu chuẩn nhân viên nghiệp vụ của Hệ thống tiêu chuẩn nhân sự, Mã số
: NN)
-
Trình
độ Trung học Phổ thông trở lên.
-
Giao
tiếp tốt, hiểu biết về kỹ thuật & các thủ tục hành chánh.
-
Có
kinh nghiệm tổ chức điều hành & quản lý đội bảo vệ.
5.2-4 Nhân viên
hành chánh 4:
·
Trách nhiệm:
-
Thực
hiện các dịch vụ hành chánh đối ngoại, liên hệ với các cơ quan nhà nước để làm
thủ tục, báo cáo cho các ban ngành và quản lý hồ sơ liên quan đến phần hành của
mình (Xin giấy phép hành nghề, visa cho
các chuyên gia, giấy phép đậu xe… điện, nước, điện thoại …) cho toàn Công
ty.
-
Thực
hiện quy trình mua hàng và phân phối Văn Phòng phẩm.
-
Photo
& phân phối tài liệu ISO và các loại
văn thư - tài liệu nội bộ, bên ngoài cho toàn hệ thống.
-
Đánh
máy các văn bản và tài liệu của Công Ty.
-
Kiểm
tra, kiểm soát công việc trong tuần, đánh giá để có biện pháp khắc phục và cải
tiến.
-
Báo
cáo công việc và kết quả thực hiện công việc hàng ngày cho CVP.
·
Quyền hạn:
-
Được
cung cấp đầy đủ điều kiện, phương tiện để thực hiện trách nhiệm của mình.
-
Đề
đạt yêu cầu để thực hiện công việc của mình cũng như những ý kiến cải tiến hoạt
động của Văn Phòng.
-
Tiếp
nhận thông tin và xử lý thông tin liên quan đến phần việc của mình.
·
Quan hệ:
-
Làm
việc dưới quyền chỉ đạo trực tiếp của CVP.
-
Phối
hợp đồng bộ và tương trợ trong công việc với các BPLQ trong toàn hệ thống Cty.
·
Tiêu chuẩn:
( Áp
dụng theo tiêu chuẩn nhân viên nghiệp vụ của Hệ thống tiêu chuẩn nhân sự, Mã số
: NN)
-
Trình độ Cao đẳng
trở lên .
-
Có
nghiệp vụ hành chánh Văn Phòng
-
Giao
tiếp tốt, hiểu biết về các thủ tục hành chánh.
5.2-5 Nhân viên kỹ
thuật
·
Trách nhiệm:
-
Thiết
lập, quản lý và cập nhật Website của Công ty.
-
Kiểm
soát, bảo trì và sửa chữa hệ thống máy tính, hệ thống mạng trong Công ty.
-
Kiểm
soát dữ liệu trên máy vi tính; quản lý chương trình và xử lý các phần mềm đang
sử dụng trong Công ty.
-
Hoạch
định và thực hiện việc vi tính hóa các công việc của Văn Phòng Cty, quản lí mật
mã hệ thống máy vi tính.
-
Hướng
dẫn sử dụng máy vi tính cho các nhân viên (khi
có yêu cầu). Kiểm tra, đề nghị phương pháp để tối ưu hóa việc sử dụng máy
tính trong Công ty.
-
Thực
hiện chương trình cập nhật và nâng cao kiến thức sử dụng máy vi tính cho
CB-CNV.
-
Kiểm
tra, kiểm soát công việc trong tuần, đánh giá để có biện pháp khắc phục và cải
tiến.
-
Báo
cáo công việc và kết quả thực hiện công việc hàng ngày cho CVP.
·
Quyền hạn:
-
Được
Công ty cung cấp đầy đủ phương tiện làm việc.
-
Theo
dõi, kiểm tra, đề nghị, các yêu cầu liên quan đến phần việc của mình cũng như
những ý kiến cải tiến hoạt động của Văn Phòng Cty lên CVP.
·
Quan hệ:
-
Làm
việc dưới quyền chỉ đạo trực tiếp của CVP.
- Phối hợp đồng bộ và tương trợ trong công
việc với các BPLQ trong toàn hệ thống Cty.
·
Tiêu chuẩn:
( Áp
dụng theo tiêu chuẩn nhân viên kỹ thuật của Hệ thống tiêu chuẩn nhân sự, Mã số
: NK)
-
Có
trình độ đại học chuyên ngành trở lên.
-
Sử
dụng tốt 1 ngoại ngữ.
-
Có
hiểu biết về kỹ thuật, máy móc liên quan đến phần việc của mình.
5.2.6 Nhân viên bảo
vệ.
·
Trách nhiệm:
-
Nhân
viên bảo vệ có nhiệm vụ bảo quản toàn bộ tài sản vật chất của đơn vị thuộc phạm
vi được giao phó, bảo đảm & kịp thời phát hiện những dấu hiệu liên quan đến
an ninh trật tự sản xuất kinh doanh và an toàn phòng cháy chữa cháy của Cty.
-
Phải
xây dựng phương án bảo vệ an toàn và phòng cháy chữa cháy, kiểm soát và ghi
nhận mọi đối tượng, tài sản, vật tư hàng hoá ra vào Đơn vị, báo cáo kịp thời
các tình huống, hiện tượng khác thường trong công tác bảo vệ cho Ban Giám đốc
Công ty.
-
Có
mặt thường trực trong giờ làm việc và đột xuất bất cứ lúc nào khi có yêu cầu
tại nơi công tác.
-
Nhận
giao ca chặt chẽ và nghiêm túc vào trước và sau giờ hoạt động của Công Ty.
-
Chịu
trách nhiệm quản lý, giữ gìn vệ sinh môi trường của Đơn vị.
-
Chịu
trách nhiệm vật chất và trách nhiệm hình sự trước pháp luật Nhà Nước về nhiệm
vụ bảo vệ.
-
Nêu
cao tinh thần cảnh giác, liên tục kiểm tra, kiểm soát, bảo vệ tốt tài sản của
Cty.
-
Cấm
vắng mặt, bỏ trống địa điểm được phân công bảo vệ.
-
Cấm
đưa người ngoài vào nơi làm việc.
-
Cấm
tổ chức ăn nhậu, mở nhạc hoặc gây ồn ào làm mất trật tự Cty trong thời gian
trách nhiệm bảo vệ.
-
Cấm
tùy tiện di chuyển hoặc mượn sử dụng các loại tài sản hoặc hàng hoá của Cty
trong giờ bảo vệ .
·
Quyền hạn:
-
Có
quyền trực tiếp bảo quản tài sản của Cty trong thời gian hành sự .
-
Có
quyền kiểm tra soát xét mọi hiện tượng khả nghi làm thất thoát tài sản của Cty.
-
Quyết
định các biện pháp hành động bảo vệ hiệu quả nhất trong thời gian trách nhiệm
có xẩy ra tình hình đột biến mà không thể xin ý kiến chỉ đạo.
·
Quan hệ:
-
Chịu
sự chỉ đạo trực tiếp của Đội trưởng đội bảo vệ Công ty và CVP / Phụ trách Đơn
vị / Cơ sở.
-
Phối
hợp đồng bộ và tương trợ trong công việc với các BPLQ trong toàn hệ thống Công
ty.
-
Tiêu chuẩn:
( Áp
dụng theo tiêu chuẩn Lao động phổ thông của Hệ thống tiêu chuẩn nhân sự, Mã số
: NV)
Ø Trình độ cấp 2 trở lên.
Ø Hiểu biết, có nghiệp vụ và kinh
nghiệm về bảo vệ và PCCC.
Ø Thật thà, trung thực, thẳng thắn.
5.2-7. Nhân viên
lái xe
·
Trách nhiệm:
-
Phụ
trách xe du lịch 4 bánh.
-
Chịu
trách nhiệm lái xe cho BGĐ, các Phòng ban đi công tác, các chuyên gia và khách
khi có yêu cầu.
-
Thực
hiện kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng xe, theo yêu cầu kỹ thuật tuần / tháng.
-
Kiểm
soát xe hoàn chỉnh, chuyển xe kiểm tra định kỳ theo quy định của nhà nước.
-
Hàng
ngày vệ sinh xe sạch sẽ.
·
Quyền hạn:
-
Chủ
động sắp xếp liên hệ NVHC 1 để sắp lịch vận chuyển xe.
-
Được
quyền từ chối các yêu cầu không đúng mục đích công tác của các BPLQ. (trừ khi
có lệnh BGĐ.)
-
Đề
xuất biện pháp sửa chữa, bảo trì xe để sử dụng đạt hiệu quả.
·
Quan hệ:
-
Làm
việc dưới quyền chỉ đạo trực tiếp của CVP.
- Phối hợp đồng bộ và tương trợ trong công
việc với các BPLQ trong toàn hệ thống Cty.
·
Tiêu chuẩn:
( Áp
dụng theo tiêu chuẩn nhân viên nghiệp vụ của Hệ thống tiêu chuẩn nhân sự, Mã số
: NN)
-
Tốt
nghiệp phổ thông cơ sở trở lên.
-
Có
bằng lái xe chuyên nghiệp.
-
Sức
khỏe tốt.
No comments:
Post a Comment
haccololong@gmail.com