Quy chế quản trị thông tin công ty AL

I.                   MỤC ĐÍCH:

Xây dựng Quy Chế quản trị thông tin nhằm bảo đảm hỗ trợ hữu hiệu cho hoạt động vận hành của Doanh nghiệp thực hiện các chính sách mục tiêu đã được  hoạch định. Tổng Giám đốc yêu cầu mọi thành viên trực thuộc thực hiện Quy Chế này một cách ngiêm túc vì sự phát triển Công Ty.

II.               TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN:

Hệ thống thông tin quản trị vận doanh của Công ty được phân làm 3 cấp:

1.      Cấp thừa hành trực tiếp (cấp 3) :

      Bao gồm các công nhân viên chức trực tiếp và các tổ công tác nghiệp vụ, kỹ thuật hoặc các tổ công tác sản xuất kinh doanh trong hệ thống Công ty có nhiệm vụ phải lập thông tin báo cáo và nhận chỉ thị hàng ngày về công việc làm của mình đối với cấp trên trực tiếp.

2.      Cấp quản trị trung gian (cấp 2): bao gồm các Giám đốc hay Phụ trách Đơn vị SXKD trực thuộc, các Trưởng phòng chức năng chuyên môn nghiệp vụ làm nhiệm vụ tham dự điều hành vận doanh, có trách nhiệm hàng ngày tiếp nhận các loại thông tin báo cáo của thuộc cấp và từ các nguồn thông tin liên quan khác để vừa chỉ đạo hoạt động của Đơn vị mình, vừa tổng hợp báo cáo lên cấp trên trực tiếp hoặc báo cáo thỉnh thị kịp thời khi cần thiết.

3.      Cấp lãnh đạo (Cấp 1):

     Là Ban Giám Đốc Công ty có nhiệm vụ phân tích, xử lý và nghiên cứu ứng dụng các thông tin báo cáo nội bộ và các nguồn thông tin bên ngoài để lãnh đạo quản lý và điều hành Doanh nghiệp hàng ngày. Đồng thời báo cáo cho các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền theo quy định.

III.            PHƯƠNG THỨC  THÔNG TIN:

A.    HÌNH THỨC THÔNG TIN : được xác định bao gồm các hình thức như sau:

-         Thông tin báo cáo văn bản bao gồm các loại:

+ Tài liệu, sổ sách, chứng từ.

+ Thư điện tử.

+ Các loại văn bản thông thường khác.

-         Thông tin báo cáo bằng lời: Trực tiếp đàm thoại hoặc điện đàm với cá nhân hoặc Đơn vị, Bộ phận cần được thông tin, không qua trung gian. Nếu qua trung gian thì phải áp dụng báo cáo văn bản

B.     NỘI DUNG BÁO CÁO THÔNG TIN:

      Bao hàm các dữ kiện về số liệu kinh tế tài chính, khoa học, kỹ thuật công nghệ hoặc các      dữ kiện về quá trình  hoạt động và tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của toàn hệ thống.

C.     NGUYÊN TẮC THÔNG TIN:

     Công ty quy định những nguyên tắc thực hiện như sau:

1.      Nhiệm vụ thông tin có tính chất bắt buộc các cấp phải thực hiện.

2.      Nội dung thông tin phải cụ thể, rõ ràng  và trung thực.

3.      Báo cáo thông tin phải đúng lúc và kịp thời để tránh thông tin bị vô hiệu.

4.      Tốc độ thông tin phải nhanh chóng bằng cách ứng dụng các phương tiện thông tin sẵn có.

5.      Yêu cầu của thông tin là phải tự động phản hồi, buộc các đối tượng trong tổ chức phải chủ

động phúc đáp thông tin  2 chiều trong hạn định không quá 24 giờ. Nếu vượt quá hạn định, cấp trên có toàn quyền tự quyết định hành vi hoặc cấp dưới có quyền báo cáo vượt cấp lên cấp cao hơn cấp quản trị trực tiếp.

6.      Bảo vệ bí mật nội dung thông tin, bảo đảm không vượt ra ngoài khuôn khổ phần hành trách

nhiệm của mình.

7.      Yêu cầu sử dụng hoặc trao đổi thông tin qua lại trong hệ thống đều phải được  phê duyệt của cấp quản trị trực tiếp ; hoặc phổ biến thông tin ra bên ngoài Công ty thì phải được sự phê duyệt của Tổng Giám đốc.

   D. ẤN ĐỊNH THỜI ĐIỂM THÔNG TIN:

- Đối với các loại thông tin cấp bách thì không ấn định thời điểm thông tin báo cáo, bất kỳ lúc nào mọi cấp đều phải có trách  nhiệm thực hiện hoặc tiếp nhận thông tin, báo cáo trong quá trình hoạt động.

- Lịch thông tin:

+ Hàng ngày : vào thời điểm 1 tiếng đầu ngày hoặc cuối ngày làm việc:

Ø  Cấp1 thỉnh thị ý kiến hoặc báo cáo trực tiếp về kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao. Yêu cầu được hỗ trợ công việc hoặc đề nghị giải quyết khó khăn.

Ø  Thông tin phối hợp công tác giữa các Đơn vị hay bộ phận liên quan trong hệ thống.

+ Hàng tuần : vào ngày thứ Bảy:

Ø  Nhân viên thừa hành báo cáo công tác tuần theo nội dung quy định cho cấp quản trị trực tiếp.

Ø  Cấp 2 họp nội bộ hàng tuần, tập hợp thông tin về tình hình hoạt động, đánh giá nội bộ, đề ra các biện pháp phòng ngừa khắc phục, chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch hoạt động.

+ Hàng tháng: Từ ngày 01 đến ngày 05 đầu tháng:

Ø  Cấp 2 thông tin báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ kế hoạch trong tháng vừa qua cho cấp 1.

Ø  Cấp 1 khi cần thiết làm việc với Đơn vị thành viên được chọn trong hệ thống để trao đổi thông tin và chỉ đạo điều hành công việc hay kiểm tra kế hoạch hoạt động.

+ Hàng quý : Từ ngày 01 đến ngày 10 của tháng đầu quý:

Ø  Họp xem xét lãnh đạo toàn hệ thống đối với hoạt động của Quý trước.

Ø  Cấp 1 tổng hợp phân tích thông tin toàn hệ thống. Tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ. Đề ra những biện pháp khắc phục phòng ngừa, duy trì chất lượng và cải tiến hoạt động nhằm bảo đảm sự phù hợp của toàn hệ thống.

+ Hàng năm : Không quá 90 ngày đầu năm sau:

Ø  Tổng Giám đốc báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ kế hoạch của năm trước và dự thảo phương án kế hoạch hoạt động của năm sau trước HĐQT và Đại Hội Cổ Đông thường niên.

E.     LƯU TRỮ THÔNG TIN:

1.      Trách nhiệm lưu trữ:

-    Phòng Hành chánh Quản trị: có trách nhiệm tập hợp, bảo quản, lưu trữ thành hệ thống tất cả các loại thông tin theo quy định từ các nguồn bên trong, bên ngoài về hoạt động cũng như về quản trị và điều hành Doanh nghiệp.

-    Các phòng chức năng và các Đơn vị SXKD thành viên cũng có nhiệm vụ bảo quản và lưu trữ thành hệ thống tất cả các loại thông tin về hoạt động của Đơn vị mình. Các hồ sơ, tài liệu thông tin bản chính phải được cất giữ tại kho lưu trữ Phòng HCQT  Công ty

2.      Phương pháp lưu trữ:

-      Nguyên tắc:

+ Lưu trữ thông tin yêu cầu phải đầy đủ;

+ Tài liệu lưu trữ phải được hệ thống hóa, phân loại và sắp xếp

    khoa học: dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm;

+ Bảo đảm an toàn, không để mất mát hay hư hỏng.

-      Phương tiện lưu trữ:

+ Kho tàng lưu trữ với hệ thống tủ, kệ …

+ Ứng dụng tin học trong việc quản lý dữ liệu & lưu trữ thông tin.

IV.             KỶ LUẬT THÔNG TIN:

Các biện pháp kỷ luật trong công tác thông tin được áp dụng như sau:

1.      Kỷ luật chấp hành :

 Mọi đối tượng trong hệ thống đều phải thực hiện nghĩa vụ thông tin trong quá trình hoạt động tại Công ty. Ai không thi hành nhiệm vụ thông tin báo cáo đều phải bị xử lý kỷ luật. Nếu gây thiệt hại Kinh tế thì phải chịu bồi thường Kinh tế. Ai thi hành tốt chế độ thông tin sẽ được biểu dương khen thưởng.

2.      Kỷ luật về bảo mật thông tin:

 Công ty có quyền bảo mật thông tin, đặc biệt là thông tin Kinh tế (các số liệu về Tài chính, kho tàng, hàng hóa, các thông số về Kinh tế. Kỹ thuật …); các đối tượng trong hệ thống tổ chức của Công ty cố ý hay vô tình tiết lộ nội dung thông tin quan trọng ra khỏi khuôn khổ nội bộ Công ty hoặc làm mất mát tài liệu lưu trữ gây thiệt hại cho Công ty thì phải bị xử lý kỷ luật và bồi thường thiệt hại Kinh tế nếu có.

3.      Các biện pháp chế tài:

     Các đối tượng vi phạm kỷ luật nêu trên sẽ bị xử lý trước Hội Đồng Kỷ Luật của Công ty

     theo các hình thức sau:

+ Vi phạm lần 1 :  Nhắc nhở.

+ Vi phạm lần 2:   Khiển trách hoặc cảnh cáo.

+ Vi phạm lần 3:   Người vi phạm được coi như cố ý vi phạm Quy chế

                               thông tin của Công ty sẽ bị đình chỉ công tác hoặc buộc thôi việc.

            Quy định này được chính thức áp dụng kể từ ngày 01/01/2002. Đề nghị mọi thành viên trong

           hệ thống Công ty cần phải hiểu rõ và thực hiện nghiêm chỉnh.