Mẫu quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ SA

Đây là quy trình kiểm soát tài liệu khá đầy đủ và chi tiết, giúp các bạn kiểm soát việc soạn thảo và chỉnh sửa, update, phân phối, phê duyệt, lưu trữ tài liệu theo đúng chuẩn về quản lý hệ thống.

Bạn cũng có thể tham khảo quy trình này để thiết kế lại cho doanh nghiệp bạn 1 quy trình đơn giản hơn.
Quy trình gồm 1 lưu đồ và diễn giải chi tiết cùng 6 biểu mẫu.

LINK DOWNLOAD LƯU ĐỒ VÀ BIỂU MẪU

1. Quy trình và lưu đồ (Note: Lưu đồ bạn phải tải về mới xem được vì được chạy bằng trình duyệt web)
2. Biểu mẫu
2.1 Quy định đánh mã số tài liệu
2.2 Quy định hình thức trình bày tài liệu
2.3 Danh mục kiểm soát tài liệu
2.4 Phiếu yêu cầu tài liệu
2.5 Danh mục phân phối tài liệu qua mạng
2.6 Tờ trình xem xét, phê duyệt ...

TRÍCH LƯỢC NỘI DUNG

😇 MỤC ĐÍCH

Tài liệu này quy định và hướng dẫn phương pháp nhằm thống nhất hình thức trình bày, đánh ký mã hiệu, nhận dạng và kiểm soát, truy tìm tài liệu, văn bản một cách có hệ thống, và đảm bảo các vấn đề sau:

- Phê duyệt tài liệu trước khi ban hành.

- Xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu

- Quản lý thay đổi nội dung tài liệu

- Đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu

- Đảm bảo các bản của các tài liệu thích hợp và sẵn có ở nơi sử dụng

- Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng và dễ nhận biết

- Đảm bảo tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết và được kiểm soát khi phân phối

- Ngăn ngừa việc sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được giữ lại vì mục đích nào đó.

😇 PHẠM VI ÁP DỤNG:

a. Tài liệu này được áp dụng cho tất cả các phòng/bộ phận tại Công ty Cổ phần Địa ốc Sài gòn Thương Tín

b. Tài liệu này được áp dụng cho việc soạn thảo, ban hành và phê duyệt nội bộ trong Công ty; hoặc tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được chuyển đến Công ty, trong quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống theo tiêu chuẩn ISO 9001.

😇 THAM KHẢO :

a. ISO 9001 - Hệ thống quản lý chất lượng

b. Và một số tài liệu khác.

😇 ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT :

a. Tài liệu: Là những dữ liệu có ý nghĩa (thông tin) và các phương tiện hỗ trợ.

b. Tài liệu nội bộ: Là những tài liệu được soạn thảo, ban hành bởi nội bộ Công ty thuộc phạm vi hệ thống ISO 9001. (Ví dụ: Chính sách, mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu, sổ tay, các quy trình (thủ tục), các hướng dẫn công việc, quy chế tổ chức, nội quy, quy định, quy trình, quy chế, tiêu chuẩn nội bộ v.v… )

Tất cả các tài liệu nội bộ thuộc hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 sau khi soạn thảo phải được xem xét và được phê duyệt bởi Tổng Giám đốc thì tài liệu mới có giá trị sử dụng.

c. Tài liệu bên ngoài: Là các tài liệu không thuộc tài liệu nội bộ, có nguồn gốc (xuất xứ) từ bên ngoài, mà được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh, quản lý, dịch vụ tại Công ty (Ví dụ: Tiêu chuẩn ISO, bản vẽ của khách hàng, các hồ sơ về quy trình công nghệ, cataloge có liên quan đến các thiết bị và dự án của Công ty v.v…)

d. Soạn thảo: Là soạn thảo một văn bản, tài liệu để thông tin hoặc quy định các hoạt động trong tổ chức.

e. Xem xét: Là xem xét văn bản về tính khả thi trong việc áp dụng và sự phù hợp với các yêu cầu tiêu chuẩn.

f. Phê duyệt: Là hành động ký tên chấp thuận văn bản có hiệu lực sử dụng.

g. Phê duyệt lại: Nếu không có chỉ định đặc biệt nào khác thì mọi thay đổi trong tài liệu phải được xem xét và phê duyệt lại bởi cùng một cấp đã xem xét và phê duyệt trước đó.

h. Sửa đổi, soát xét tài liệu: Là việc sửa đổi một phần hay nhiều phần về nội dung hoặc hình thức để cho tài liệu phù hợp với các yêu cầu tiêu chuẩn và việc áp dụng thực tế. Mọi thay đổi trong tài liệu và dữ liệu phải lập “Phiếu yêu cầu tài liệu” và phải được sự chấp thuận của Tổng Giám đốc.

i. Ngày hiệu lực: Là ngày tài liệu có hiệu lực áp dụng vào công việc.

j. Cập nhật: Là việc ghi nhận sự thay đổi trong danh mục tài liệu được kiểm soát như soạn mới tài liệu, sửa đổi tài liệu, hủy bỏ tài liệu. Cập nhật còn là sự ghi nhận kết quả thực hiện trong quá trình làm việc vào biểu mẫu.

k. Tài liệu được kiểm soát: Tài liệu được kiểm soát là những tài liệu được sửa đổi, bổ sung, cập nhật và được lưu hành với số ban hành mới nhất. Tài liệu được kiểm soát nhận dạng bằng cách đóng dấu “TÀI LIỆU ĐƯỢC KIỂM SOÁT” bằng “mực xanh” trên tất cả các trang tài liệu. Tài liệu được kiểm soát phải được cập nhật vào danh mục kiểm soát tài liệu.

l. Tài liệu không được kiểm soát: Tài liệu không được kiểm soát là những tài liệu không thuộc hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001, tài liệu này chỉ dùng để tham khảo, không được cập nhật trong danh mục kiểm soát tài liệu. Những tài liệu không kiểm soát không đóng dấu “TÀI LIỆU ĐƯỢC KIỂM SOÁT”.

Nếu font chữ bị bể hãy tải font tại đây 

😇Nếu bạn khó khăn khi tải tài liệu 👉 xem hướng dẫn ở đây

😇Nếu bạn cần mua tài liệu hãy 👉 để lại yêu cầu của bạn tại đây