Mẫu quy trình cung ứng văn phòng phẩm - SA

Ai làm bên hành chính sẽ biết nỗi khổ của việc cung cấp văn phòng phẩm, cung cấp thiếu thì sẽ được hối liên tục hằng ngày, cung cấp dư thì là một sự lãng phí lớn. Ngoài ra việc cung cấp văn phòng phẩm không phù hợp có thể sinh ra các mâu thuẫn, rắc rối không cần thiết trong công việc.
Nếu bạn cần nó hãy nghiên cứu quy trình mẫu này, bạn cũng không cần thiết phải thiết lập một quy trình cho việc quản lý văn phòng phẩm nhưng các bước và các biểu mẫu có thể giúp bạn hoàn thiện hơn về cách quản lý của mình.

Bạn có thể tải nó tại đây

Dưới đây là trích lượt quy trình

👉Hằng tháng từ ngày 25 - 30 các phòng ban phải lập và gửi phiếu HCQT/QT-05/01 và gửi về phòng Hành chính quản trị để đăng ký nhu cầu văn phòng phẩm. Phiếu “đề nghị cung cấp VPP” phải có chữ ký của trưởng đơn vị.

👉Khi có nhu cầu đột xuất về vpp. Nhân viên của phòng/ ban được phân công lập phiếu HCQT/QT-05/M01, trưởng đơn vị đó xác nhận và chuyển đến phòng Hành chính quản trị.
👉 Tiếp nhận “Phiếu đề nghị cung cấp VPP” của các Phòng ban, kiểm tra tính phù hợp về thẩm quyền của phiếu đề nghị và tính hợp lý trong số lượng yêu cầu (nếu thấy không hợp lý) . Có thể bỏ bớt nhu cầu mua, số lượng…
👉 Căn cứ “Phiếu đề nghị cung cấp VPP” của các Phòng ban đã được duyệt thuận, lập “Kế hoạch mua VPP tháng…/năm… của công ty” HCQT/QT-05/M02. Việc đề xuất mã hàng, chất lượng, chủng loại, số lượng cần mua cần căn cứ vào số lượng tồn kho và nhu cầu thực tế đã dăng ký. Trình cấp thẩm quyền duyệt “Kế hoạch mua VPP tháng…/năm… của công ty”.

👉 Căn cứ Kế hoạch mua VPP tháng…/năm… của công ty” đã được phê duyệt, NV cung ứng căn cứ theo “Danh sách lựa chọn nhà cung ứng” hoặc tìm thêm nhà cung ứng khác để so sánh các phương án, điều kiện mua hàng thành “Tờ trình lựa chọn nhà cung cấp ”.

👉 Nhà cung ứng được lựa chọn theo quý được Ban Tổng Giám đốc xét duyệt .

👉 Lãnh đạo phòng HCQT xem xét, kiểm tra tính xác thực của “Tờ trình lựa chọn nhà cung cấp ” và xem xét phê duyệt hay không.

👉 Nếu chi phí mua văn phòng phẩm vượt quá giới hạn ủy quyền thì Lãnh đạo phòng HCQT chuyển Ban TGĐ phê duyệt.

👉 Thực hiện mua theo“Tờ trình lựa chọn nhà cung cấp”đã được duyệt.

Kiểm tra chất lương, số lượng. Nhập kho. HCQT/QT-05/M03 , HCQT/QT-05/M04 .

·      Việc cấp phát phải tiến hành từ ngày 05 đến ngày 10 hàng tháng (nếu ngày nhận rơi vào ngày Chủ Nhật thì các Phòng ban sẽ nhận văn phòng phẩm vào ngày kế tiếp).

Khi nhận VPP mỗi phòng ban phải cử người kiểm tra sự đầy đủ và phù hợp của văn phòng phẩm theo Kế hoạch mua VPP tháng…/năm… của công ty” đã được duyệt và ký nhận vào Phiếu xuất kho kiêm nhận VPP

·         Lập báo cáo tổng hợp chi phí Hành Chánh gửi Trưởng Phòng Hành Chánh Quản Trị

Lập báo cáo tình hình sử dụng Văn Phòng Phẩm gửi các trưởng bộ phận .

Nếu font chữ bị bể hãy tải font tại đây 

😇Nếu bạn khó khăn khi tải tài liệu 👉 xem hướng dẫn ở đây

😇Nếu bạn cần mua tài liệu hãy 👉 để lại yêu cầu của bạn tại đây